Kurumsal Dinamikler ve Turizm Planlarının Uygulanması

Turizm planlama süreci, birçok paydaşın kendilerine biçilen rol ve sorumlulukların bilinci ile çevresel koşulları analiz ettikleri, elde ettikleri verileri titizlikle işleyerek bilgiye dönüştürdükleri, rasyonel bilgi ve sürekli öğrenme tabanlı anlayışla stratejileri ve hedefleri belirledikleri, hedeflere ulaşmak için eylemleri hayata geçirdikleri, sürekli değerleme ve kontrol süreçleri ile gelişimi esas kıldıkları bir süreç olarak değerlendirilmelidir.

İşbirlikçi yaklaşımın gerektirdiği etkin iletişim, işbirliği, bilgi paylaşımı gibi pek çok unsur gerek işlevsel boyutta gerekse stratejik boyutta görevlerin etkin şekilde yerine getirilmesinde önemlidir.

Örgüt, iki veya daha fazla kimsenin bilinçli koordine edilmiş faaliyetleri veya güçlerinden oluşan sistemdir. Yönetim ve organizasyon disiplininde işletmeleri, kurum ve kuruluşları ifade etmek için genel kabul gören kavram örgüt olup, organizasyon kavramı ile de aynı anlama gelmektedir.

Örgüt yerine literatürde kurum kavramının da sıklıkla kullanıldığı görülmektedir. Örneğin; kurumsal kültür=örgütsel kültür; kurumsal dinamik=örgütsel dinamik ile aynı anlama gelmektedir.

Kurumsal dinamik, kaynakların sürekli olarak güçlendirildiği ve çalışan performansının artırıldığı süreklilik içeren bir süreci işaret etmektedir.

Sorunsuz işleyişin getireceği operasyonel başarı, örgütteki bireylerin rolleri, kişilerarası ilişkileri, grup dinamikleri ve birlikte nasıl davrandıkları gibi pek çok dinamikle yakından ilgilidir.

Bir örgütün dinamiklerini etkileyecek bir çok faktör bulunmaktadır. Liderlik vasıfları, yönetici türleri, çalışan sayısı, kurumun yapısı, bulunduğu coğrafi konumu ile bulunduğu destinasyondaki istihdam olanakları vb. birçok faktör söz konusu kurumsal dinamiklere örnek verilebilir.

Örgütün dinamiklerine etki edecek 4 temel unsur vardır;

Bunlardan ilki, planlamanın yönetimi zorunlu kıldığı, formal olarak bölümleri ve birimleri tanımlanması işlemidir (örgütlenme). Yöneticiler, ölçülebilir hedefler belirleyerek gelecek faaliyetleri ve kararları da tanımlamış olmaktadırlar. 

İkinci olarak, amaçları gerçekleştirme, uygulama, değerlendirme ve takip etme ile ilgilidir. Bunu başarabilmek için de yöneticiler, kaynakları dengeli dağıtmak ve yeteneklerine göre çalışanların sorumluluklarını da belirlemekle yükümlüdürler.

Üçüncüsü ise liderliktir. Bu da yenilik, bilgi ve performans demektir.

Son olarak ise kaynak kontrolü gerekmektedir ki hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığını belirlerken gerekli verileri toplamak adına yöneticiler, sistem kurulumunu sağlayabilsinler.

Örgütleme, örgütün amacına ulaşabilmesi için işlerin en küçük parçalara ayrılması, gruplandırılması, pozisyonların belirlenmesi yani örgütün genel yapısının oluşturulmasıdır.

Örgütleme sonucunda ortaya çıkan örgüt yapısının şematik görüntüsü organizasyon şemasıdır.

Kuşkusuz, örgütler insanlardan oluşmaktadır. Bu insanların davranışları ise örgütsel davranışı doğurmaktadır. Yöneticiler insandır ve stratejiler operasyonel uygulamayı gerektirmektedir. Dolayısıyla mantıksal düzlemde stratejileri uygulayan yöneticiler insandır. Bu nedenle de bir örgütü stratejik olarak yönetmek insandan bağımsız söz konusu olmamaktadır.

Makro uyum, bir örgütün strateji ve yapısı ile çevre arasındaki bağlantıların oluşturulması ve sürdürülmesi ya da üst düzey bir örgüt performansı elde etmeye ve sürdürmeye yönelik örgütler arası bir ilişki olarak tanımlanırken; mikro uyum ise, strateji, yapı ya da kurum içi ilişkiler arasında güçlü bir ilişki oluşturulması ve geliştirilmesi olarak tanımlanmaktadır.

Turizm planlaması ve politikasında, kurumsal dinamikler dendiğinde kamu ve özel sektör ayrımına gitmek gerekmektedir. Zira bir destinasyonda turizm planlamasının gerçekleştirilmesinde ağ temelli yaklaşımda paydaşların işbirliği esastır. Ancak paydaşların kamu veya özel, gerçek veya tüzel kimliklerine göre farklı dinamiklere sahip oldukları da bir gerçektir. Örneğin, destinasyon plan ve politikalarından sorumlu devlet organları daha kompleks ve hiyerarşik yapılara sahipken; özel sektör temsilcisi olan örgütler ise daha farklı bir yapılanmaya ve kurumsal dinamiğe sahip olacaktır. 

Turizm planlama kapsamında ele alındığında, ağlar, birbirine bağımlılık, karşılıklılık, ortak menfaat, temsiliyet ve liderlik dinamiklerini gündeme getirmektedir. Ağların turizm planlarında benimsenmesi elbetteki ağ temelli sürecin iyi yönetilmesini de gerektirmektedir. Burada görev ve sorumluluk merkezi güç olan devlete yani kamuya aittir. Kamunun idari süreçlerde kullanacağı teknikler, paydaşlar arasındaki dengeyi de gözetecek şekilde tercih edilmelidir. Bu nedenle de büyük ölçekli planlamalarda devlet ile toplum arasında mutabakatın sağlanması önemlidir.

Politika ve planlar, devletin formal yapısı ve politik birçok unsurdan olduğu gibi aynı zamanda toplumun ekonomik ve sosyal özelliklerinden de etkilenmektedir.

Kurumsal politikaları tatmin edici bir şekilde kavrayabilmek için ülke, siyasi rejim, ekonomi ve toplum gibi bir sürü faktör arasındaki etkileşimi incelemek gerekmektedir. Dolayısıyla, planları yapan kamu kurum ve kuruluş politikalarının; siyasi çevre, değerler ve ideolojiler, gücün dağıtılma şekli, kurumsal yapı ve dinamikleri ile karar alma süreçlerinin bir sonucu olduğunun altı çizilmelidir.

Yönetişim, bir toplumsal-politik sistemdeki ilgili bütün aktörlerin ortak çabalarıyla elde edilen sonuçların oluşturduğu yapı ya da düzen olarak tanımlanmaktadır.

Yönetişim, ayrımı bulanık olan kamu kuruluşları ve özel sektör arasındaki sınırlarda gelişen yönetim tarzlarını göstermekte ve yönetimin daha iyi yönetebilmek amacıyla yeniden yapılandırılmasına vurgu yapmaktadır.

Ülkelerin koşulları planlama süreçlerinde son derece belirleyicidir. Örneğin; gelişmemiş ülkelerin çoğunda turizm plan ve politikaları merkezi hükümet tarafından oluşturulmaktadır. Gelişmiş ülkelerde ise bölgesel kurumlar söz sahibidir. Ancak büyük şehirlerin dışındaki pek çok yerleşim yerinde kamu kurumları etkili bir politika ve planlama için gerekli olan örgütsel yapıya sahip değildir.

Merkezi gücün nasıl dağıtıldığı, bunu kullanabilecek kurumsal yapıların varlığı başarılı bir planlama sürecinde sorgulanması gereken diğer dinamikler olarak ortaya çıkmaktadır. Zira güç, turizm planlama ve politika süreçlerini etkileme ve belirlemede çıkar ve değerlerin kullanılması olarak kabul edilmektedir.

Bir örgütün planlama yaparken stratejileri belirlediği noktada, kurumun yapısı, sistemi, kültürü ve insan kaynağı gibi kurumun dinamikleri arasındaki ilişki McKinsey'in 7S modeli ile gösterilir (S: 144, Şekil 6.1). McKinsey'in 7S modeli, kurumun planlara bağlı stratejileri gerçekleştirirken kurumun dinamikleri arasındaki ilişkilerin örgütsel performansı artırıcı gücünü göstermektedir. Modelin 7S olarak adlandırılmasının nedeni, araştırmacının, kurumun hedeflerine ulaşmasında önemli olarak kabul ettiği her kavramın İngilizce karşılıklarının ‘S’ harfi ile başlamasıdır. Shared Value: Paylaşılan Değer, Staff: Çalışanlar, Style: Tarz, Skills: Yetenekler, Strategy: Strateji, Sistem: Sistem, Structure: Yapı.

Başarılı bir strateji ya da başarılı bir projenin ortak noktaları kurumun kültürü ile kurumun yapısı ve belirlenen stratejiler arasında uyumdur.

Yapının uyumlu olması örgütlenme biçiminden görev ve sorumluluklarının dağıtımına, birimler arası koordinasyondan bilgi akışına kadar pek çok unsur içermektedir.

Örgüt Kültürü: Bir örgütün içindeki insanların davranışlarını yönlendiren normlar, davranışlar, değerler, inançlar ve alışkanlıklar sistemidir.

Sistem, birbirlerine bağımlı olan iki veya daha fazla parça ve alt sistemlerden oluşan, çalışma ve özellikleri itibariyle belirli bir sınırı olan ve diğer sistemlerden ayırt edilen örgütlenmiş ve bölünmez bir bütündür. Sistem; a) belirli parçalardan meydana gelir, b) parçalar arasında sıkı bir ilişki vardır, c) parçalar aynı zamanda dış çevre ile ilişkili olan bir bütünü meydana getirmelidir.

Yönetimde sistem yaklaşımı, yönetim olaylarını ve bu olayların ortaya çıktığı birimleri birbirleri ile ilişkili bir şekilde ele alan yaklaşımdır.

Finansal planlama, iç denetim, kadrolaşma, performans yönetimi, bilgi teknolojileri gibi bir çok süreç ve iş prosedürleri kurumun sistemine birer örnek teşkil etmektedir.

Strateji, kurumun çevresinde meydana gelen gelişmelere ve rekabetçi ortama uyum göstermek ve süreci yönetebilmek için belirlediği hedefleri ve hedeflere ulaşabilmek adına planladığı eylemleri ifade etmektedir.

Strateji tanımına ilişkin üç farklı yaklaşımla karşılaşmak mümkündür;

• Süreç Yaklaşımı; dikkatlice planlanmış ardışık adımlar dizisidir,

• Davranışsal Yaklaşım; paralel bir dizi eylem ve uygulamalar ile bu eylemlerin davranış açısından incelenmesidir,

• Hibrit yaklaşım; stratejik hedeflere ulaşmak için bir dizi iç ve dış faktörlerden etkilenen, yöneticiler ve çalışanlar tarafından alınan kararlar ve faaliyetlerden oluşan karmaşık, sürekli ve dinamik bir süreçtir.

İnsan kaynağı, kurumların ürün ve hizmet üretimi olarak tanımlanan hedeflerine varmak amacı ile kullanmak zorunda oldukları kaynaklardan birisi olan insandır. İnsan kaynağı diğer bir ifade ile çalışanlar, gerek özgeçmişleri gerek yetkinlikleri ile işi yerine getiren kişiler diğer bir deyişle personeldir.

İnsan kaynakları yönetiminin, dört önemli amacı bulunmaktadır;

• Toplumsal Amaç; toplumdan gelen istek ve baskıların kurum üzerindeki olumsuz etkilerini en aza indirerek toplumun ihtiyaçlarına karşı ahlaki ve sosyal sorumluluk bilincine sahip olmaktır.

• Örgütsel amaç; insan kaynakları yönetiminin örgütsel etkinliğe katkıda bulunmak için var olduğunu kabul etmektir.

• İşlevsel amaç; örgütün ihtiyaçlarına uygun bir düzeyde birimin katkısını sürdürmektir.

• Kişisel amaç; iş görenlere yardım etmektir. Eğer insan kaynağı elde tutulmak ve motive edilmek isteniyorsa onların kişisel beklentileri de karşılanmalıdır.

Turizm sektörü doğası gereği emek yoğundur. Bu nedenle de turizm sektöründe özellikle özel sektörün başarısı etkili bir insan gücüne sahip olmasına bağlıdır. Zira, örgütün gerek finansal gerekse fiziki yapısına anlam kazandıran ve onları değerlendiren insan kaynağıdır.

Yetenek, kimin hangi işi daha iyi yapabildiğini; örgütsel sistemleri, süreçleri, teknolojiyi, müşteriyi yönetebilecek yetkinliklerle donanmış olmayı ifade etmektedir.

Örgütlerde temel yetenekler; sahip oldukları bilgi, beceri ve etkin, esnek, sürdürülebilen yetenekleridir. Yetenekler, kaynakların ve becerilerin birleşimi olarak ortaya çıkmaktadır. Az sayıda olan, taklit edilemeyen, nadir bulunan ve ikame edilemeyen unsurlar olarak tanımlanan temel yetenekler özellikle paydaşların birlikte hareket etmelerinin şart olduğu turizm sisteminde önemi büyüktür.

Kültür, “bireyin tutum ve davranışlarını yönlendiren normlar, davranış kalıpları, inançlar, tutum ve alışkanlıklar olarak tanımlanırken; örgütleri diğer örgütlerden ayıran kurum kültürü de “bir örgütün içindeki insanların davranışlarını yönlendiren normlar, davranışlar, değerler, inançlar ve alışkanlıklar sistemi” olarak tanımlanmaktadır.

Kurumun sürekliliği için örgüt kültürünün güçlü bir yapıda olması, liderlik/yöneticilik tarzının bu kültür ile uyumlu olması ve dolayısıyla çalışanların da ortak hedef için güdülenmeleri gerekmektedir.

Bir örgütte değerler, kurum için neyin iyi neyin kötü olduğunu ve yönetimin neye önem verdiğini ve neyin olması neyin olmaması gerektiğini belirleyen temel inançlar olarak kabul edilmektedir. Değerler, temel ilkelerdir ve bir kurumun başarıya ulaşma felsefesinin özü olarak da tüm çalışanlara ortak bir yön hissi sağlamakta ve günlük davranışlarına rehberlik etmektedir. Paylaşılan bu değerler kurumun temel karakterini ve onları diğerlerinden ayıran tutumları belirlemektedir.

Doğal, sosyo-kültürel, politik/yasal faktörler, hizmet sektörü dinamiği gibi birçok unsur bir destinasyonun turizm çekim gücünü etkilemektedir.

Turizm planlama oluşturma evresi, saha araştırması ve ikincil kaynakların yardımı ile gerekli verilerin toplanması, verilerin analiz edilerek doğru bilginin elde edilmesi, elde edilen bilginin tasarlanarak öngörümleme tekniklerinin de entegre edildiği bilimsel yöntemlerle hedeflere dönüştürülmesi ve planın oluşturulma sürecidir.

Uygulama aşamasında hedeflere ulaşmak için bazı koşulların sağlanması önemlidir. Kurumsal dinamikler, örgütsel gelişim ve örgütsel öğrenme bu koşulların sağlanmasında kritik öneme sahip unsurlardır.

Örgütsel gelişim, insanlarda (değer, beceri vb.), teknolojide (daha basitlik, karmaşıklık vs.) ve yapı ve süreçlerde (ilişki ve roller) değişmeyi kolaylaştıran bir yöntem olarak kabul edilmektedir.

Örgütsel gelişim, örgütlere sorunlarını çözmede ve değişme sorunlarıyla daha hızla uğraşabilmelerinde yardımcı olabilmek için uygulanan yeni bir disiplin olmakla birlikte amacı da; daha kolay uyum sağlamak, kendi kendini yenileyebilmek ve yaşayabilmek, örgüt çalışanlarının insan olarak değerini yükseltmesine yardımcı olabilmektir.

Örgütsel gelişmenin bir kültüre dönüşmüş olması başarı için her zaman önemli olmakla birlikte bazı koşullarda gelişim kültürüne sahip olmayan kurum/kuruluşlarda örgütsel gelişim gereklidir;

• Bir yönetsel stratejinin değiştirilmesi,

• Örgüt ikliminin hem bireysel ihtiyaçlarla, hem de çevrenin değişme ihtiyaçları ile daha tutarlı kılınması,

• Örgütün kültürünün çevrenin taleplerini karşılayacak hale getirilmesi,

• Örgütte yapı ve rollerin değişmesi,

• Gruplararası işbirliğinin geliştirilmesi,

• İletişim sisteminin geliştirilmesi,

• Daha iyi bir planlamaya ihtiyaç duyulması,

• Çalışanların güdülenmesi

• Örgütün yeni bir çevreye uyum ihtiyacının doğması

Örgütsel öğrenme, sorun çözümünü daha fazla önemseyen, turizm paydaşlarının yetkinliklerini artırmak amacıyla teorileri, yöntemleri test etmekten kaçınmadıkları bir yaklaşımdır.

Öğrenen destinasyonlar, üretkenliğini artıracak bilgi donanımına (örneğin; enstitüler, laboratuvarlar, eğitim kurumları ile işbirliği ve etkileşim içinde) sahip yerler olabileceği gibi; aktif bir şekilde daha iyi performans sergilemek üzere üretilen bilgiyi işleyen ve kullanan yerler olarak da nitelendirilebilir.

Bir destinasyonun öğrenen destinasyon olabilmesi için; a) bilgi üretme donanımına, b) öğrenmenin sürekli olmasına ve c) bilgiyi kullanmasına bağlıdır.

Örgütsel öğrenme, bireylerin yeni ve geniş çaplı düşünmenin beslendiği, kollektif ilhamın hakim olduğu ve birlikte öğrenmeyi öğrendikleri bir ortamda arzu ettikleri sonuçları yaratma kapasitelerini sürekli olarak artırmaları anlamına gelmektedir.

İster bir köy, ister bir kasaba, ister bir şehir ister bir bölge olsun öğrenen turizm destinasyonu, kollektif olarak sürdürülebilirlik amacı ile;

• Hayat boyu öğrenmeyi, bir örgütsel ilke ve toplum, örgütler ile bireyler için sosyal bir amaç olarak kullanan,

• Turizmin, sivillerin, gönüllülerin ve eğitim sektörlerinin işbirliğini sağlayan,

• Yeni verilerin toplanacağı, dağıtılacağı, işleneceği ve elde edilen doğru bilginin uygulamaya koyulacağı bir altyapı oluşturabilen destinasyondur.

Bölgesel turizm planları söz konusu olduğunda genellikle bölgesel turizm örgütleri (örneğin; Ege Turistik İşletmeler ve Konaklamalar Birliği, İl Kültür ve Turizm Müdürlükleri, Bölge Kalkınma Ajansları vb.)’nin liderlik etme kapasiteleri ve ortak hedeflerin başarılması, kurumun bazı görevleri yerine getirebilmesine bağlıdır. Bunlar; a) sektör ile toplum menfaatlerini birleştirmek, b) ortak amaçlarda mutabakata varmak, c) zorluklarla mücadelede direnç göstermektir.

Kamu ve özel sektör arasındaki menfaat farklılıkları, üçüncü bir sektörün ortaya çıkmasıyla daha da karmaşık hale gelmektedir. Üçüncü sektör, ticari amaç gütmeyen kurum/ kuruluşları, dernekleri, sosyal girişimleri, yardım kurum/kuruluşlarını, gönüllü kurum/kuruluşları kapsamakta bu kurum/kuruluşlar da hem kamu hem de özel sektör ilgi ve menfaatlerinin karışımına sahip olduğu için ne kamu ne de özel sektör olarak gruplanabilmektedir.

Sürdürülebilir destinasyon temelli oluşturulacak planların oluşum aşamasında, örgütleme, (ekiplerin oluşturulmasına istinaden görev ve sorumlulukların paylaşılması), verilerin toplanması, işlenmesi ve bilgiye dönüştürülerek, doğru bilgiye dayanan strateji ve hedeflerinin oluşturulması; tüm süreçte ise yönetim ve iletişim kavramlar birleşiminden oluşan yönetişim modelinin benimsenerek, tüm paydaşların ortak amaçlar doğrultusunda birlikte ve senkronize hareket etmesini sağlamak gerekmektedir.

Turizm planlarının hazırlanması ve uygulamasında aşağıdaki faktörlere dikkat edilmelidir;

• Stratejik planların araç oldukları stratejik yönetim anlayışına geçilmesi,

• Stratejik niteliğe sahip olan verilerin saklanması ve verilerin bilgiye dönüştürülerek paylaşımının sağlanması,

• Kurumların insan kaynakları sistemini ve öğrenme kapasitesini geliştirmesi,

• Devlet politikaları ile uyumlu planların oluşturulması,

• Yönetişim ilkelerine uygun uygulamaların yürütülmesi,

• Planlama sürecinin uygulama aşamasında paydaşların benimsemesi ve hepsinin sürece entegrasyonunun sağlanması.

Özellikle bölgesel ve ulusal turizm plan ve politikalarının başarılı bir şekilde uygulanmasında etkili üç önemli dinamik bulunmaktadır;

• Ortaklıklar (kamu kurum ve kuruluşları ve/ veya özel sektör ortaklıkları)

• İşbirliği: Yönetim ve İletişim (yönetişim)

• Toplum (toplumun katılımı)

Yönetişim kavramı, yukarıdan aşağı tek yönlü bir yönetim tarzı yerine hep birlikte yönetmeyi öngören demokratik bir sistemi önermektedir. Süreç içerisinde rol alan aktörler ve kurumlar, uzun vadeli bir işbirliğine yönelik olarak roller, normlar ve değerler sistemi geliştirmektedirler