TURİZM COĞRAFYASI

Room Availability Report (Satışa Hazır Oda Raporu): Otel işletmesinde an itibariyle satılabilecek odaları
gösteren rapordur.

Bir yönetim fonksiyonu olan denetim dört aşamalı bir süreçten oluşur.

Bir yönetim fonksiyonu olan denetim dört aşamalı bir süreçten oluşur. Sürecin birinci aşaması standartların belirlenmesidir. Denetim sürecinin ikinci aşaması mevcut performansı ölçülmesidir. Denetimin üçüncü aşaması analiz ve karşılaştırmadır. Düzeltici önlem alma olarak isimlendirilen sürecin dördüncü ve son aşaması, mevcut durum ile gerçekleşmesi istenilen performans arasında sapmalar olduğunda bu sapmayı ortadan kaldıracak düzeltici tedbirlerin alınmasını kapsar.

Otel işletmelerinde rezervasyon yaptırılmasına rağmen otele giriş yapmayan veya daha önce belirttiği tarihten önce/sonra otelden ayrılmak isteyen müşteriler olabilir. Gece denetiminde bu durum raporlandırılarak gerekli faturalar kesilir. Bu işlemlerden biri de garantili rezervasyonlar için konaklama yapılmasa bile ödemelerin alınması olarak bilinen No-Show faturalarının hazırlanmasıdır. Hazırlanan no-show faturalarına bağlı olarak otel işletmesi müşteriden yaptırdığı oda rezervasyonuna ait ücreti tahsil eder.

Voucher: Seyahat acentası tarafından müşteriye veya hizmet alınan kuruluşa verilen ve içeriğinde belirtilen hizmetler ile ilgili sözleşme yerine geçen belgedir.

Müşteriler otelden belirttikleri tarihten önce çıkış yapabilecekleri (early check-out) gibi, sonra da çıkış (late check-out) yapabilirler.

Önbüro faaliyetlerine ilişkin otellerde istatistiklerin bulunması, işletmelerin içinde bulunduğu döneme ilişkin faaliyet sonuçlarını hem kendi geçmiş dönem faaliyetleri ile hem de rakip otel faaliyet sonuçları ile karşılaştırmalarını mümkün kılar. Bu oranlar arasında doluluk oranları (oda doluluk oranı ve yatak doluluk oranı), gelir istatistikleri ve rezervasyon istatistikleri, no-show istatistikleri ve walk-in istatistikleri en fazla kullanılanlardır.

Belli bir tarih aralığında elde edilen net oda geliri, aynı dönemde satılan oda sayısına bölünerek ortalama oda geliri belirlenir.

Ortalama Gelir İstatistikleri = Net Oda Geliri / Satılan Oda Sayısı

Walk-in Oda Oranı: Gün içerisinde rezervasyonsuz gelen oda sayısı ile bugün satılan toplam oda sayısı arasındaki oranın yüzdesel ifadesidir. Bu oran walk-in müşterileri fiyat belirlerken ve acentalar ile anlaşma yapılırken kullanılabilir.

Departure List (Çıkış Yapan Müşteri Listesi): Düzenlendiği gün otelden ayrılacak yani check-out yapacak münferit ve grup müşterilerinin bulunduğu listedir.

Room Availability Report (Satışa Hazır Oda Raporu): Otel işletmesinde an itibariyle satılabilecek odaları gösteren rapordur.

Denetim alınan kararlar ve uygulamalar ile planda belirtilen amaç ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının belirlenmesidir. Amaç ve hedefler belirlendikten sonra bu amaç ve hedeflere ulaşmayı sağlayacak kaynaklar uygun miktar ve içerikte bir araya getirilir. Daha sonra emir ve talimatlar ile işgörenlerin belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için çaba göstermesi sağlanır.

Bir yönetim fonksiyonu olan denetim dört aşamalı bir süreçten oluşur:
Sürecin birinci aşaması standartların belirlenmesidir. Denetim sürecinin ikinci aşaması mevcut performansın ölçülmesidir. Denetimin üçüncü aşaması analiz ve karşılaştırmadır. Düzeltici önlem alma olarak isimlendirilen sürecin dördüncü ve son aşaması, mevcut durum ile gerçekleşmesi istenilen performans arasında sapmalar olduğunda bu sapmayı ortadan kaldıracak düzeltici tedbirlerin alınmasını kapsar.

Otel işletmelerinde gelir sağlayan bölümlerin başında gelen önbüro faaliyetlerinin denetiminde hazırlanan istatistikler ve raporlar yöneticilere sunulur. Önbüro bölümünde gerçekleştirilen faaliyet sonuçlarının ifade edilmesinde en sık kullanılan istatistiklerin başında doluluk oranları yer almaktadır. Bu doluluk oranları arasında yer alan oda doluluk oranları, yatak doluluk oranları, oda gelirleri ve yatak satış oranları en fazla kullanılanlardır. Yöneticiler bu istatistiklerden yararlanarak oda ve yatak satışlarının denetimini gerçekleştirirler.

Gece denetimi bulunulan güne ait tüm parasal işlemlerin kapatılarak bir sonraki güne hazırlanması ile ilgili bir süreçtir. Bu süreçte müşteri harcamalarının hesap kartlarına aktarılması, müşterilerin gün içerisinde yaptığı ödemelerin ve oda durumlarının takip edilmesi; restoran, bar ve çamaşırhane gibi gelir getiren bölüm balanslarının tutturulması gibi otel işletmesine ait ticari faaliyetler sonlandırılarak işletmenin ve müşteri hesaplarının ertesi günün faaliyetlerine hazır duruma getirilmesi sağlanır.

Küçük otel işletmelerinde gece denetimini önbüronun gece shift’inde çalışan personel yaparken; büyük otel işletmelerinde bu konuda uzmanlaşmış Night Auditor olarak nitelendirilen gece denetçisi gerçekleştirmektedir. Gece denetçisinin fiyat değiştirme, uyuşmazlık raporu hazırlama, rezervasyonu bekletme veya iptal etme gibi oldukça geniş yetki ve sorumlulukları vardır.

No-show; garantili rezervasyon yaptırdığı halde otele habersiz gelmemesi durumunda oda fiyatının müşteriden alınmasıdır.

Gece denetçisinin tüm kontrolleri gerçekleştirdikten ve gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra tarih atlatma (bir sonraki güne geçme) işlemini yapması gerekir. Tarih atlatma yapıldığında yeni güne geçildiği için geriye dönük işlem yapılamaz. Bu nedenle tarih atlatma işlemi yapılmadan tüm kayıt ve kontrollerin tamamlanması gerekir.

Otel işletmelerinde gelirin önemli bir bölümü oda satışlarından sağlanmaktadır. Ama otel işletmelerinde satılan oda tipleri farklılık gösterdiği gibi fiyatlar da hafta içi ve hafta sonu, özel günler ve yoğun sezonda farklılaşmaktadır. Bu nedenle belli bir tarih aralığında elde edilen net oda geliri, aynı dönemde satılan oda sayısına bölünerek ortalama oda geliri belirlenir.

Walk-in oda oranı; gün içerisinde rezervasyonsuz gelen oda sayısı ile aynı gün satılan toplam oda sayısı arasındaki oranın yüzdesel ifadesidir. Bu oran walk-in müşterileri fiyat belirlerken ve acentalar ile anlaşma yapılırken kullanılabilir.