TURİZM BİLGİ TEKNOLOJİLERİ

Ön büro işlemlerinden girilen veriler bazen arayüz (interface) yazılımlar ile bazen de ön büro programının doğrudan kendi içinde bulunan modüller ile diğer bölümlerde (departmanlarda) kullanılır. Bu entegrasyondan dolayı, genel olarak programlarda kayıt oluşturulduğu zaman eğer olağanüstü yetkileriniz yok ise silme işlemi yapılamaz. 

a. Ön büro programları: Misafir kayıtlarının tutulmasını sağlar. 

b. Yiyecek-İçecek otomasyonları: Bir yiyecek-içecek işletmesinde yiyecek-içeceğin satın alınmasından üretilip misafire ikramına kadar geçen süreçlerin kayıtlarının tutulmasını sağlar. 

c. Santral programları: Konaklama işletmesinin tüm telefon kayıtlarının tutulmasını, ücretlendirilmesini sağlar. 

d. POS (Point of Sale) programları: Ürünlerin satışı, satış bedelinin tahsilatı gibi işlemlerin takibi için kullanılır. 

e. Teknik Servis programları: Konaklama işletmesinde ortaya çıkan arızaların takibi için kullanılır. 

f. Muhasebe programları: işletmenin muhasebe kayıtlarının takibi için kullanılır. 

g. İnsan Kaynakları programları: Konaklama işletmesinde çalışanların sosyal güvence ile ilgili işlemlerinden maaşlarına kadar yapılacak işlemler için kullanılır. 

h. İstatistik programları: Konaklama işletmesinde konaklayan misafirlerin dilek ve şikâyet konularını öğrenebilmesi, işletmenin gelecek yıllar için tahmin yapabilmesi (forecast), bunlara göre planlama yapabilmesi için kullanılır. 

Bu menülerde genel olarak misafirin kimlik, iletişim, ödeme şekli, özel durumları (tekerlekli sandalye kullanıp kullanmadığı, alerjisinin olup olmadığı gibi), misafirin kara listeye alınıp alınmaması, bağlantılı olduğu diğer misafirler, mesleği, kredi kart bilgileri, VIP derecesi, tercih ettikleri oda, masa, restoran gibi bilgiler girilir. 

Diğer şıklar aşağıdaki duruma aittir.

Acente, şirket profili oluşturma: Acente ve/veya şirket profili oluştururken işletme bilgileri girilir. Bunlar, vergi numarası, öncelik durumu, komisyon oranı, var ise merkez ofisi, yazışma bilgileri, işletmeye ait uygulanan özel fiyat kodları, görüşülen kişi gibi bilgilerdir. 

Kontratlı rezervasyon işlemleri, otel ile acente, şirket vb. işletmelerle yapılan kontratlar doğrultusunda yapılan rezervasyonlardır. 

Cancel: iptal edilmiş rezervasyon, 

Check-in: konaklayan rezervasyon, 

Check-out: konaklaması bitmiş, otelden ayrılmış rezervasyon, 

Waitlist: bekleyen rezervasyon, (otelde oda kalmaması gibi bir sebeple beklemeye alınan rezervasyon) 

Queue: kuyruktaki (sırada) rezervasyon, (misafir otele gelmiş, ancak henüz odasının boşalmamış olması gibi bir sebeple check-in olmayı bekleyen) 

Bir folyo üzerinde yapılan diğer bir işlem de hesabın başka bir misafire ya da işletmeye yönlendirilmesi işlemidir. Örneğin, misafir rezervasyonunu acenteye bağlı olarak, konaklama tipini “oda+kahvaltı” şeklinde almış olsun; bu durumda misafirin yapacağı oda ve kahvaltı harcamalarının acente tarafından ödenmesi gerekir. Bunun sistem üzerinde uygulanmasına hesap yönlendirme denir. Hesap yönlendirme ile transfer arasındaki temel fark, transferde yapılmış olan harcamaların, hesap yönlendirmede ise yapılacak olan harcamaların başka hesaplara gönderilmesidir. 

Konaklama işletmelerinde bilgisayarın bir kullanım alanı da kat hizmetleri bölümüdür. Kat hizmetleri, misafirlerle birebir diyaloğun olduğu, misafirin en çok dilek ya da şikâyet bildiriminde bulunduğu bölümlerden biridir. Odaların temizlenmesi, arızaya alınması gibi işlemlerin yapıldığı bölümdür. 

Programlarda kat hizmetleri (room management), oda hizmetleri, (hoouse keeping) isimleri ile ekrana gelir. Kat hizmetlerinde yapılan işlemlerin başında oda durumlarının (statü) düzenlenmesi gelir. Oda durumlarının (statüsü) gösterimi programlar arasında farklılık gösterse de temiz (clean), kirli (dirty) ya da yarı kirli (touch up) şeklinde olur. Ayrıca oda hizmetleri menülerinden odaların servis dışı (out of service) ve kullanım dışı (out of order) olup olmadığı, teknik servise arıza bildirimi, mevcut odalardan daha fazla satışa izin verilmesi (overbooking), misafire gösterilecek oda (Show room) belirlenmesi gibi işlemler yapılabilir. 

Overbooking, var olan oda sayısından daha fazla rezervasyon alma işlemidir. Tüm konaklama işletmeleri programlarında, toplam oda sayısının belli bir oranında ya da oda tipi bazında oda sayısı arttırılır. Burada amaç, otelin tam doluluk oranıyla çalışmasını sağlamaktır. 

Tüm programlarda belli başlı işlemler, bir kez ve/veya programın kurulumun esnasında yapılır. Örneğin oda tiplerinin, numaralarının belirlenmesi gibi işlemler bir kez yapılır. Olağanüstü durumlar olmadıkça da değişmez. Programın lisanslanması gibi işlemler, bu menülerden yapılır. Ayrıca bu menüler altında fiyatlandırma gibi işlemler de yapılabilir. Konaklama işletmelerinde kullanılan programların tamamı, ücretlendirmeyi kişi sayısı ve oda tipine göre yapar.