TURİZM BİLGİ TEKNOLOJİLERİ

Otel yönetim sistemleri;  gelir yönetimi, rezervasyon yönetimi, oda ve ücret tahsisi, check-in ve check-out yönetimi, misafir muhasebesi, folio yönetimi, hesap mutabakatı ve oda durumu yönetimi gibi uygulamalarda kullanılmaktadır. Bu sistem, aynı zamanda otel otomasyonları olarak da adlandırılmaktadır.

Tipik bir otel yönetim sistemi, Şekil
2.1’de görülmektedir. Bu şemada yer alan ön büro modülü altında 

Misafir Bilgileri

Oda durumu ve Oda Ataması

Misafir Giris ve Çıkısı

Misafir Hesapları

şematik olarak gösterilmektedir.

Konaklama işletmelerinde kullanılan programlarda girilen veriler her zaman önemlidir.

Girilen verilerden arama ekranlarında, raporlama işlemlerinde yararlanılır.

Programlara veri girişlerinde genel olarak zorunlu alanlar vardır ve bu alanların verileri
girilmediği takdirde işlem tamamlanmaz. Yalnızca zorunlu alanlar girilerek kayıt işlemleri gerçekleştirilebilir. Ancak zorunlu olmayan girilmesi gereken verilerin dâhil edildiği raporlama, arama gibi işlemlerde sıkıntı yaşanmasına sebep olmaktadır. Bu nedenle mümkün olan tüm verilerin girilmesi önemlidir.

Programların kullanımında diğer önemli bir husus da programın yazıldığı alanı bilmektir. Diğer bir ifadeyle konaklama işletmeleri için yazılan programlarda konaklama işletmeciliği yönetimini bilmek, muhasebe alanında yazılmış bir programın
verimli kullanımında da muhasebe bilgisine hakim olmak önemlidir.

Ön büro programları: Misafir kayıtlarının
tutulmasını sağlar.
Yiyecek-İçecek otomasyonları: Bir yiyecek içecek işletmesinde yiyecek-içeceğin satın
alınmasından üretilip misafire ikramına kadar geçen süreçlerin kayıtlarının tutulmasını
sağlar.
Santral programları: Konaklama işletmesinin tüm telefon kayıtlarının tutulmasını,
ücretlendirilmesini sağlar.
POS (Point of Sale) programları: Ürünlerin satışı, satış bedelinin tahsilatı gibi işlemlerin
takibi için kullanılır.
Muhasebe programları: işletmenin muhasebe kayıtlarının takibi için kullanılır.
İstatistik programları: Konaklama işletmesinde konaklayan misafirlerin dilek ve
şikâyet konularını öğrenebilmesi, işletmenin gelecek yıllar için tahmin yapabilmesi
(forecast), bunlara göre planlama yapabilmesi için kullanılır.

Bu menülerde genel olarak misafirin kimlik, iletişim, ödeme şekli, özel durumları (tekerlekli sandalye kullanıp kullanmadığı, alerjisinin olup olmadığı gibi), misafirin kara listeye alınıp alınmaması, bağlantılı olduğu diğer misafirler, mesleği, kredi kart bilgileri, VIP derecesi, tercih ettikleri oda, masa, restoran gibi bilgiler girilir.

Rezervasyon işlemlerinde;

Rezervasyonun bekleme listesine alınması (waitlist),

Rezervasyonun iptali (cancel),

Rezervasyonun sıraya alınması (Queue),

Bekleyen rezervasyonun normal rezervasyona döndürülmesi (Accept)

İptal rezervasyonların iptalinin iptali (Reinstate) gibi işlemler yapılabilir.

Konaklama işletmelerinde rezervasyon işlemleri tamamlandıktan sonraki aşama,
resepsiyon işlemleridir. Resepsiyon işlemleri, konaklayacak misafirin otele kabulü
(check-in) ile başlayıp misafirin otelden ayrılışı (check-out) ile biten aşamalarda
gerçekleştirilir. Başka bir deyişle misafirin otelde konakladığı sürede yapılan işlemlerin
tamamıdır.

Otel olanaklarını geceleme yapmaksızın kullanan (Tenis kortu, havuz, SPA, golf, düğün salonları, sempozyum vb.) misafir kayıtları da burada yapılır. Programdan programa farklılık gösterebilir. Bu konaklamasız misafirler, genellikle sanal olarak oluşturulmuş odalarda takip edilir. Hemen hemen her otelcilik programında sanal odalar bulunur. Sanal odaların özelliği night (gün sonu) işlemleri esnasında oda ücreti basılmamasıdır. Bu sanal odalar acente, şirket gibi işletmelerin takibi için de kullanılır.

Kasa işlemlerinde tutulan kayıtlar, ön muhasebe olarak adlandırılır. Ön muhasebe
kayıtları arayüz yazılımlar ile entegre muhasebe otomasyonlarına aktarılır. Böylece işletmenin muhasebe kayıtlarının tutulması da sağlanmış olur.
Kasa işlemleri içerisinde, yapılan harcamanın işlenmesi, harcama transferi, hesap transferi, tahsilat, hesapların veresiyeye kaldırılması, depozito tahsilatı
gibi kısacası tüm parasal işlemler yapılır. Bu menülere girildiğinde öncelikle misafir listesi gelir ve istenen misafirin folyosuna girilerek işlemler yapılır.
Kasa işlemleri içerisinde ayrıca döviz kurlarının girilmesi, döviz bozma, toplu harcama girişleri ve konaklamasız misafirlerin folyo işlemleri/folyo takibi gibi işlemler de yapılabilir.

Folyo işlemlerinde folyo üzerine işlenen herhangi bir veri, eğer süper bir yetki yok ise silinemez,........

Uyuşmazlık iki tip olabilir. İlki odalarda konaklayan kişi sayılarının
rezervasyon işlemlerinde belirtilen kişi sayısı ile kat görevlilerin odaları kontrolü esnasında odada tespit ettikleri kişi sayısının birbirinden farklı
olmasıdır.

Ön büro işlemlerinden girilen veriler bazen arayüz (interface) yazılımlar ile bazen de ön büro programının doğrudan kendi içinde bulunan modüller ile diğer bölümlerde (departmanlarda) kullanılır. Bu entegrasyondan dolayı, genel olarak programlarda kayıt oluşturulduğu zaman eğer olağanüstü yetkileriniz yok ise silme işlemi yapılamaz.

Konaklama işletmelerinde bilgisayar kullanımı, işletmenin pazarlamasını, finansal yönetimini, işletme yönetimini, insan kaynakları yönetimini ve muhasebesini doğrudan etkilemektedir.

POS (Point of Sale): Ürünlerin satışı, satış bedelinin tahsilatı gibi işlemlerin takibi için kullanılır.

Rezervasyon işlemleri, konukların tanımlama bilgilerinin (profile) ve rezervasyon işlemlerinin (yeni rezervasyon/rezervasyon güncelleme) yapıldığı işlem grubudur.

Münferit bir misafir kimlik bilgisi oluşturma: Programdan programa farklılık göstermekle beraber temelde girilen veriler, hemen hemen bütün programlarda benzerlik gösterir. Bir programda bu işlemler customer relations menüsünden yapılırken, bir başka programda profiles menüsünden ya da misafir bilgileri gibi menülerden yapılabilmektedir.

Bir misafir eğer en az 2 (iki) gece otelde konaklayacak ise bu rezervasyonlara aksiyon tanımlanabilir. Örneğin, misafir ilk gece ailesi ile gelir, birlikte geceler. Ancak 2. (ikinci) gece aile bireyleri otelden ayrılır.

Grup rezervasyonu alınırken öncelikle gruba bir isim verilerek rezervasyon işlemleri gerçekleştirilir. Alınan rezervasyon, sonrasında grubu oluşturan grup üyelerine dağıtılarak rezervasyon işlemi gerçekleştirilir.

Kontratlı Rezervasyon İşlemleri (Blok Rezervasyonu) Kontratlı rezervasyon işlemleri, otel ile acente, şirket vb. işletmelerle yapılan kontratlar doğrultusunda yapılan rezervasyonlardır. Bu rezervasyon biçiminde genel olarak acenteler, otel ile anlaşma yaparlar. Belli bir sayıda ya da oranda odayı veya oda tipini önceden satın alırlar ve misafire satış yaparlar. Otel ile yapılan anlaşma doğrultusunda satın almış oldukları odalara rezervasyon yapsınlar ya da yapmasınlar artık sorumluluk işletmeye aittir.

Konaklama işletmelerinde rezervasyon işlemleri tamamlandıktan sonraki aşama, resepsiyon işlemleridir. Resepsiyon işlemleri, konaklayacak misafirin otele kabulü (check-in) ile başlayıp misafirin otelden ayrılışı (check-out) ile biten aşamalarda gerçekleştirilir. Başka bir deyişle misafirin otelde konakladığı sürede yapılan işlemlerin tamamıdır.

Queue: kuyruktaki (sırada) rezervasyon, (misafir otele gelmiş, ancak henüz odasının boşalmamış olması gibi bir sebeple check-in olmayı bekleyen).