Konaklama İşletmelerinde Bilgi Teknolojilerinin Kullanımı

Otel Yönetim Sistemleri, bir konaklama işletmesinde el ile yapılan otelcilik işlem- lerinin bilgisayar ortamında yapılması süreçleridir.

Otel Yönetim Sistemleri, bileşenleri çok değişebiliyor olmasına rağmen, genel olarak otelin ön büro ve diğer bürolarında kullanılan programları ifade etmek için kullanılmaktadır

Otel yönetim sistemleri; gelir yönetimi, rezervasyon yönetimi, oda ve ücret tahsisi, check-in ve check-out yönetimi, misafir muhasebesi, folio yönetimi, hesap mutabakatı ve oda durumu yönetimi gibi uygulamalarda kullanılmaktadır.

Otel otomasyonları, işletme süreçlerinin bilgisayar ortamında uygulama ve yönetimini sağlayan, operasyonel, istatistiki ve analitik veri üreten, birbiriyle entegre çalışan paketlerden oluşan yazılımlar ve bunlara entegre diğer sistemlerdir . Kısaca, bir otel yönetim sistemi/otomasyonu, bir misafirin, bir konaklama tesisini ziyareti ile ilgili her türlü işlemin yapılması konusunda yardımcı olmaktadır.

Olağanüstü yetkileriniz yok ise konaklama işletmelerinde kullanılan tüm programlarda girilen veriler silinemez!

Bir konaklama işletmesinde kullanılan veya kullanılabilecek olan başlıca programlar şunlardır:

1. Ön büro programları
2. Yiyecek-İçecek otomasyonları
3. Santral programları
4. POS (Point of Sale) programları
5. Teknik Servis programları
6. Muhasebe programları
7. İnsan Kaynakları programları
8. İstatistik programları

İstatistik programları, konaklama işletmesinde konaklayan misafirlerin dilek ve şikâyet konularını öğrenebilmesi, işletmenin gelecek yıllar için tahmin yapabilmesi (forecast), bunlara göre planlama yapabilmesi için kullanılır.

Ön büro işlemleri misafirin rezervasyon oluşturması ile başlamaktadır. Rezervasyon işlemleri de “kime rezervasyon alınacağı” verilerinin girilmesi ile başlar. Bu da misafirin profil (kimlik bilgileri) kaydıdır.

Acente, şirket profili oluşturma: Acente ve/veya şirket profili oluştururken işletme bilgileri girilir. Bunlar, vergi numarası, öncelik durumu, komisyon oranı, var ise merkez ofisi, yazışma bilgileri, işletmeye ait uygulanan özel fiyat kodları, görüşülen kişi gibi bilgilerdir.

Münferit Rezervasyon, bir kişiye bireysel olarak alınan tek bir rezervasyondur.

Rezervasyon alma işlemleri bazı programlarda Reservation menüsünden, bazılarında Rezervasyon menüsünden, bazılarında ise Resepsiyon menüsünden gerçekleştirilir. Hangi menüden yapılırsa yapılsın girilecek olan veriler genel olarak ortaktır. Misafir profil bilgisi oluşturulup rezervasyon işlemine geçildiğinde “Kime rezervasyon alınacak?” sorusunun cevabı verilmiş olup, artık oluşturulacak rezervasyonun sahibi bellidir. “Otelde ne kadar, ne şekilde kalacak, otelde hangi aktiviteleri yapacak?” sorularının yanıtları da rezervasyon işlemlerini oluşturmaktadır. Rezervasyon ekranına profil ek- ranında oluşturulan bilgilerin gerekli olanları gelir.

Günübirlik misafirler için geceleme sayısı 0 (sıfır) girilir. Bu misafirlere oda ücreti yansıtılır.

Resepsiyon işlemleri, konaklayacak misafirin otele kabulü (check-in) ile başlayıp misafirin otelden ayrılışı (check-out) ile biten aşamalarda gerçekleştirilir. Başka bir deyişle misafirin otelde konakladığı sürede yapılan işlemlerin tamamıdır.

Programlar arası farklılık olsa da genel olarak rezervasyon statülerini şöyle sıralamak mümkündür:

Expected: beklenen rezervasyon,
Cancel: iptal edilmiş rezervasyon,
Check-in: konaklayan rezervasyon,
Check-out: konaklaması bitmiş, otelden ayrılmış rezervasyon,
Waitlist: bekleyen rezervasyon, (otelde oda kalmaması gibi bir sebeple beklemeye alınan rezervasyon)
Queue: kuyruktaki (sırada) rezervasyon, (misafir otele gelmiş, ancak henüz odasının boşalmamış olması gibi bir sebeple check-in olmayı bekleyen)

Due Out: günübirlik (gecelemesiz) rezervasyon.

Otelde geceleme yapmayan, oda kullanmayan ancak otelin olanaklarını kullanan misafirlerin takipleri de genelde resepsiyon menülerinden yapılır. Bu misafirler için ilk olarak rezervasyon işlemlerinde olduğu gibi kimlik kayıtları yapılır. Daha sonra misafir, otele aktiviteleri kullanmak üzere geldiğinde, sanal oda ya da hayali oda olarak adlandırılan, oda numarası olup gerçekte olmayan ve otomasyon programları tarafından oda ücretlendirmesi yapılmayan odalara check-in işlemi yapılır, böylece konaklamasız misafirlerin takibi mümkün hâle getirilir. Ayrıca acentelerin, işletmelerin, konaklama işletmesi yetkililerinin ödenmez işlemlerinin takip edilmesi için de sanal/hayali odalar kullanılır.

Folyo: misafirlerin hesaplarının tutulduğu formlardır.

Ana (Main) Folyo: misafirin aldığı rezer- vasyon şekline göre (tam pansiyon, yarım pansiyon vb.) oluşturulan folyodur.

Ekstra Folyo: misafirin aldığı rezervasyon tipi harcamalarının dışında kalan harca- maları takip etmek için oluşturulan fol- yodur.

Transfer işlemi misafirin yaptığı bir harcamanın/harcamaların misafirlerin bilgisi dâhilinde başka bir misafirin, işletmenin hesabına aktarılması işlemidir.

No Show, misafire ya da acenteye /şirkete sözleşme doğrultusunda konaklamaya gelmemesi ya da erken ayrılması durumunda ücret tahakkuk ettirilmesidir.

OOO: Out Of Order (Arıza Takibi/Kullanım Dışı)

OOS: Out Of Service (Servis Dışı)

Gün sonu işlemleri (night) tüm konaklama işletmeleri programlarında vardır. Gün boyu yapılan tüm işlemlerin toparlandığı, sonuçlandırıldığı ve resmîleştirildiği bölümdür. Kısaca aktif günün kapatılması, yeni günün başlatılması işlemidir. Bu bölümün yapacağı işlemlerin kesinlikle geri dönüşü yoktur ve bu nedenle, bu alandaki görevli, tüm işleri sırasıyla ve çok titiz bir şekilde yürütmelidir.

Overbooking var olan oda sayısından daha fazla rezervasyon alma işlemidir.