TUR PLANLAMASI VE YÖNETİMİ

Paket turları oluşturan bileşenler;

Turlar aşağıdaki özelliklerden dolayı diğer tüketici ürünlerinden farklılık göstermektedir.
• Paket tur hayalidir, tüketilmeden önce görülemez, dokunulamaz veya denenemez.
Satınalma kararı beklentilere dayalı oluşur.
• İsteğe bağlı bir üründür. Müşteriler yiyecek ya da benzin aldıkları gibi satın almak
zorunda değildir.
• Homojen bir ürün değildir. Komşunuzunki gibi bir buzdolabı aldığınızda aynı görünümde
olmasını ve aynı şekilde çalışmasını bekleyebilirsiniz. Ama tatiller doğası
gereği çok çeşitlidir.
• Anında tüketilmesi gereken bir üründür. Üretimde yaşanan aksaklıklar anında tüketiciye
yansır.
• Her yönü ile birbirinden ayrılmaz bir üründür. Ürünü etkileyen herhangi bir kişinin
davranışı, müşterinin deneyiminde bir etki gerçekleştirir.Doğru cevap B'dir.

Niteliklerine göre paket turlar, bağımsız, karşılayıcılı, eskortlu ve özel paket turlar olarak ayrılmaktadırlar.Doğru cevap C'dir.

Standart kontrol listeleri oluşturmak ve kullanmak sezon öncesi hazırlıkların
eksiksiz yürütülmesi açısından önemlidir. Bu listenin içeriği aşağıda verilmiştir;
• Konaklama tesislerinin, kontratlarda belirtilen odaları sunmaya hazır olduklarından
emin olunmalıdır,
• Broşür bilgileri ile konaklama tesislerinin güncel nitelikleri karşılaştırılmalıdır,
• Balkon yükseklikleri ve demir aralıkları tehlike yaratmamalıdır,
• Gerekli boya işlerinin yapıldığından emin olunmalıdır,
• Çarşaf, battaniye ve havlular temiz veya yenilenmiş olmalıdır,
• Oda tiplerine göre gereken eşyaların varlığı ve sağlamlığı kontrol edilmelidir,
• Her otel için odaların numara bazında dağılımını gösteren basit birer kroki ofiste
bulundurulmalıdır,
• Her odaya, otel içindeki konumu gösteren bir kroki asılmış olmalıdır,
• Yüzme havuzlarında derinlik bilgisi, yüzeylerin temizliği ve çevresinin güvenliği
kontrol edilmelidir,

• Yangın çıkışlarının açıkça belirtildiğinden emin olunmalıdır,
• Cam kapılarda çocuklar ve büyükler için göz hizasında güvenlik çıkartmaları kontrol
edilmelidir,
• Bar, restoran, havuz ve diğer hizmetlerin kapanış saatlerinin uygunluğu sağlanmalıdır,
• Tüm birimler için bilgi panoları ve bilgi kitapçıkları hazırlanmalıdır,
• Varışlarda kullanılacak dokümanlar, el tabelaları dağıtılacak broşürler hazırlanmalıdır,
• Bölge ve acentanın çalıştığı otellerin konumları öğrenilmelidir,
• Acentanın çalıştığı oteller, bölge ofisinin yeri ve belirli olanakları gösteren harita
oluşturulmalıdır,
• Çevre turları detaylı çalışılmalı ve sezon başında tüm çevre turlarına gidilmeye
çalışılmalıdır.
• Hoşgeldiniz kokteyli buluşma alanı organize edilmeli,
• Tüm konaklama işletmelerine rep kendini tanıtmalı, yerel dostluklar kurmalıdır,
• Doktorların, polis ve taksi vb. telefon numaraları bulundurulmalıdır,
• Havaalanını ve oradaki olanakları bildiğinden emin olunmalıdır,
• Rep ofisi mümkün olduğunca çekici kılınmalıdır.Doğru cevap D'dir.

Gözetimli turların gerçekleştirilmesi kesin rezervasyon, yola çıkış, varış yeri işlemleri, transfer, ağırlama, geri dönüş ve operasyonun değerlendirilmesi olmak üzere yedi ardışık sürecin yönetilmesini gerektirir.Doğru cevap E'dir.

Hoş geldiniz toplantılarında aktarılması gereken konuları şu şekilde tasnif etmek mümkündür;
• Ülke hakkında genel bilgiler (nüfus, ekonomi, tarih, coğrafya, iklim vb.),
• Yöre hakkında detaylı bilgiler (postane, telefon hizmetleri, banka, eczane, plajlar,
görülmesi gereken yerler, yemekler, restoranlar, ulaşım olanakları),
• Otel hakkında bilgiler (kahvaltı ve yemek salonları ve saatleri, barlar, odalardaki
donanım, elektrik voltajı, çeşme suyunun kullanımı, temizlik ve çarşaf değişim süreleri,
diğer hizmetler),
• Örf, adet ve yasalara göre dikkat edilmesi gereken davranış biçimleri,
• Bilgi kitabının (info book) tanıtımı veya dağıtımı, bilgi panosunun (info board)
yeri ve içerdiği bilgiler,
• Acenta tarafından sunulan gezi programları ve diğer hizmetlerin tanıtımı ve satışı
(görsel bir takım olanaklarla desteklenmesi yararlı olur),
• Alışveriş olanakları ve dikkat edilecek hususlar (ürün çeşitleri ve özellikleri, ortalama
fiyatları, pazarlık oranları ve yöntemleri).Doğru cevap A'dır.

Rep’lerin etkili bir sunum gerçekleştirebilmeleri toplantının başarısının ön koşullarındandır.İyi bir sunum için uyulması gereken temel kurallar aşağıda verilmiştir;
• Derin bir nefes alarak başlamak,
• Dik ve hâkim bir duruş sergilemek,
• Gülümseyerek konuşmak,
• Eksiksiz hazırlanmak,
• Önceden pratik yapmak,
• Konuşurken insanların gözüne bakmak.Doğru cevap B'dir.

Rep paket turların düzenlendiği tatil yörelerinde (destinasyon) tura katılanlar ve tura hizmet veren üreticiler nezdinde tur operatörünü temsil eden kişidir.Doğru cevap C'dir.

Tur operatörünün temel görevleri;
• Rep’lerin çalışmalarını düzenlemek ve kontrol etmek,
• Uçuşlarla ilgili detayları takip etmek,
• Transfer hizmetlerini organize etmek veya organizasyonundan emin olmak,
• Konaklama tesisleri ile iletişim kurmak,
• Tur operatörü merkezi ile iletişim kurmak,
• Çevre turları ve eğlence etkinliklerini organize etmek şeklinde özetlenebilir.Doğru cevap D'dir.

Transfer şefi,transfer hizmetleri ile ilgili her türlü konunun organizasyonundan sorumludur.Doğru cevap E'dir.

Tur yönetimi esas itibarı ile paket turlarda uygulanan hizmetleri konu almaktadır. Dolayısıyla tur yönetimi ile ilgili ayrıntılara girmeden önce bu etkinliklerin öznesi konumundaki paket turu iyi kavramak gerekir. Paket tur, İngilizce’de Inclusive Tour, Fransızca’da Voyage a Forfait, Amerika’da Package Tour terimleriyle ifade edilmektedir.

Avrupa Birliği Paket Seyahat Düzenlemeleri (EC Package Travel Regulations) paket ifadesini, “en az 24 saatlik bir zaman dilimini veya bir gecelemeyi içeren, ulaşım, konaklama ve bunların yan hizmetleri niteliğinde olmayan turistik hizmetlerden en az ikisinin önceden paket dâhilinde bir araya getirildiği, tek bir fiyattan satılan ürün” şeklinde tanımlamaktadır

Tur operatörü konaklama tesisinin türü ve konaklama şekline karar verdikten sonra bu tesisler ile kontrat görüşmeleri yapar. Kontratlar garantili, opsiyonlu veya sor-sat temelinde şekillendirilir. Garantili kontratlarda tur operatörü belli sayıdaki odayı belirli bir takvim dönemi içinde satışını gerçekleştiremedikleri de dâhil olmak üzere ücretini ödemeyi kabullendiği sözleşmelerdir. Risk unsuru biraz yüksek olsa da daha düşük fiyatlardan kontrat yapma olanağı vermesi maliyet avantajı ile rekabet şansını arttırdığı için tercih edilmektedir.

Homojen bir ürün değildir. Komşunuzun ki gibi bir buzdolabı aldığınızda aynı görünümde olmasını ve aynı şekilde çalışmasını bekleyebilirsiniz. Ama tatiller doğası gereği çok çeşitlidir.

Bağımsız turlar: Bütün paket tur çeşitleri içinde en az ayrıntıya sahip olan turlardır. Katılımcılarına bir tur paketinin avantajlarının yanında yalnız seyahat etmenin özgürlüğünü ve esnekliğini de sağlar. Bağımsız bir paket tur için rezervasyon yapıldığında, katılımcılar kendi hareket ve dönüş tarihlerini de kendileri kararlaştırır, değişik fiyatlı oteller arasında seçim yapabilirler.

Gözetimli turların gerçekleştirilmesi kesin rezervasyon, yola çıkış, varış yeri işlemleri, transfer, ağırlama, geri dönüş ve operasyonun değerlendirilmesi olmak üzere yedi ardışık sürecin yönetilmesini gerektirir.

Yolcu manifestosu: Uçağa biniş işlemleri sırasında hava yolu görevlisi bilgi formuna yolcuların isimlerini, pasaport numaralarını ve uçak bilet numaralarını kaydeder. Bu bilgilerin alfabetik olarak sıralı bulunduğu listeye yolcu manifestosu denir.

Operasyon kapsamına giren tüm faaliyetlerinin organize edilmesinden, faaliyetlerin başarılmasından ve sonuçların rapor edilmesinden üst yönetime karşı sorumlu olan kişidir. Operasyon müdürü, bölümünde hangi pozisyonlarda kaç eleman çalıştırılacağını, her bir elemanın görev, yetki ve sorumluluklarını belirleyerek bölümde iş gücünün örgütlenmesini ve koordinasyonunu yerine getirir, gerekli durumlarda personelin eğitimi için faaliyetlerde bulunur.

Tur lideri ve tur eskortu uygulamada çoğu zaman birbirine karıştırılan kavramlardır. Tur lideri tur yönetimindeki rolünden öte, turun oluşumu aşamasında etkinlik gösteren kişidir. Nadiren tur eskortunun tüm görevlerini üstlendiği olur. Ancak bir grupta hem tur eskortu hem de tur lideri bulunuyor ise tur lideri daha çok tur eskortunun yardımcısı niteliğinde görev yapar. Tur eskortu ile grup arasında ilişkiler konusu başta olmak üzere tur eskortunun ihtiyaç duyduğu tüm alanlarda işlerin daha akıcı ve sağlıklı yürütülmesine
katkıda bulunur.

Gözetimli veya ardışık (back to back) turlar düzenleyen tur operatörlerinin tur düzenledikleri her bir destinasyonda oluşturdukları ofis ve ofiste çalışan elemanlardan sorumlu kişidir. Tur operatörü adına bölgedeki en yetkili kişi olduğu söylenebilir. Temel görevleri;
• Rep’lerin çalışmalarını düzenlemek ve kontrol etmek,
• Uçuşlarla ilgili detayları takip etmek,
• Transfer hizmetlerini organize etmek veya organizasyonundan emin olmak,
• Konaklama tesisleri ile iletişim kurmak,
• Tur operatörü merkezÔ ile iletişim kurmak,
• Çevre turları ve eğlence etkinliklerini organize etmek şeklinde özetlenebilir.