Tur Operasyonu

Voucer tur operatörü ya da seyahat acentasi tarafından hazırlanan, konaklama, yeme-içme, transfer vb. hizmetlerin sağlanması karşılığında bunları sağlayanlara para yerine verilen ve operatörün söz konusu hizmet bedelini ödeme taahhüdünü taşıyan belgelere verilen addır.

Tur operatörü açısından en az risk taşıyan tur organizasyonu bağımsız turlardır.

Rezervasyonu yapılan hizmetlerin sağlanması konusunda ortaya çıkabilecek sorunları çözmek, hizmet üreticisinin sorumluluğudur. Fakat hizmet üreticisi rezervasyon sırasında acenta tarafından vaat edilenleri yerine getirmekten kaçınıyorsa, o zaman müşterinin talebi üzerine acentaları sorunu çözmeye yardımcı olabilirler.

Temel olarak belli bir noktaya gidip orada tatil süresini tamamlayarak geri dönme esasına dayanan turlara gözetimli (ağırlamalı) turlar denir. Amaç güneş, deniz, termal, orman vb. olanaklardan yararlanmak olabilir.

• Kalınacak otele dair tüm detaylar (Konum, vaad edilen hizmetler, sahip olduğu özelliklerin gerçekliği, bagaj, oda detayları vb.)

• Havaalanlarına dair bilgiler ve detaylar,

• Varış sırasında kullanılacak turistlere verilecek broşürler, dokümanlar,

• Hoşgeldiniz kokteyli (wellcome coctail) organizasyonu,

• Otel rehberlerinin (hotel rep) hazırlıklarının kontrolü

• Kesin rezervasyon,

• Turun başlaması,

• Gidilen destinasyondaki yer hizmetleri,

• Transfer,

• Ağırlama,

• Geri dönüş,

• Operasyonun değerlendirilmesi.

Kesin rezervasyon işlemleri, tur operatörünün operasyon bölümü içinde yer alan rezervasyon bölümünün, tura katılacak kişilerin oda dağılımlarına göre oluşturulan oda listelerini (rooming list) yerel acentada ilgili bölüme veya kişiye göndermeleri ile başlayan süreçtir.

Destinasyon adı, Otel adı, Uçuş numarası, Uçuş tarihi, Kalkış saati, Varış saati, Dönüş uçuş no, Dönüş uçuş tarihi, Dönüş uçuş saati, Talep edilen oda tipleri, Oda sayısı, Odalar göre müşteri sayısı, Toplam müşteri sayısı, Özel istekler veya durumlar, Listenin oluşturulduğu tarih, Listenin otele verildiği tarih

• Hastalık, sakatlık ya da ölüm,

• Turistlere ait kişsel eşyaların kaybolması ya da çalınması,

• Tahmin edilemeyen durumlar,

• Turistin tatil süresi içerisinde başkalarının mallarına ya da canlarına verebilecekleri zararlar

Seyahat sigortası hem yurt içi hem yurt dışı seyahatlerde karşılaşabilinecek hastalık, kaza, valiz kaybı gibi riskleri güvence altına alan bir sigorta çeşitidir. Seyahat sigortası farklı gün ve sürelerde olabilir. En az bir haftalık, en çok 1 yıllıktır. Ücretlendirme sistemi de bu doğrultuda değişiklik gösterir.

Transfer elemanı, dıştan getirici seyahat acentası adına elinde grubun ya da münferit yolcunun ismi bulunan bir tabela ile grubu bu gümrüklü alanın hemen çıkışında, çıkanların rahatlıkla görebilecekleri bir mekânda karşılar.

Transfer, turizm sektöründe paket tur satın almış turistlerin, geldikleri hava alanından (gar, liman ya da otobüs terminalinden) uygun araç ve elemanla alınarak konaklayacakları otellerine; konaklama sürelerinin bitiminde de konakladıkları otellerinden alınarak gidiş havaalanına (gar, liman ya da otobüs terminaline) götürülmeleri işlemidir.

• Yolcu listesi, toplanma noktaları,

• Yolcuların uçuş ayrıntılarının bulunduğu liste,

• Otel ve oda yerleşim listesi,

• Hoşgeldiniz kokteyli zamanları listesi,

• Bagaj etiketleri,

• Kayıp, gecikme ve hasar formları,

• Acenta levhaları, pankartları ve yazı tahtaları.

Turdaki genel sorunlarla ilgilenmek; kur değişimi, alışveriş gibi konularda tavsiyelerde bulunmak, otelde sosyal etkinlikler organize etmek ve bu etkinlikleri denetlemek; isteğe bağlı (opsiyonel) çevre gezileri düzenlemek, ilan etmek ve bu gezilere rezervasyon yapmak; özel istekler ve şikâyetlerle ilgilenmek ve müşteriler lehine arabulucu olarak hareket edip, otel sahibi, güvenlik görevlileri ya da diğer yerel otoritelere karşı gerekli durumlarda aracılık etmek.

Uçuş numaraları, tahmini kalkış ve iniş zamanı, check-in masasının yeri, check-in sürecinde yapılacaklar, pasaport kontrol detayları ve yeri, gümrüksüz alışveriş (tax free) olanakları ve yerleri konularında bilgilendirme yapar. Yolculara havaalanında kendileri için kurulan check-in masasına kadar eşlik eder. Ayrıca yolcuların isimleri tek tek yolcu manifestosundan kontrol etmelidir.

Tur sırasında yaşanabilecek sorunlar turistlerin kendilerinden , hizmet alınan işletmelerden (otel, havayolu vb.), tur operatörünün kendi hizmetlerinden (transfer, otel rehberi vb.)  kaynaklanabilir.

Aralarındaki fark, eşlikçinin seyahat eden grubun ülkesinden olması ve onlarla aynı ana dili konuşuyor olması iken, rehberlerin ziyaret edilen ülkenin vatandaşı olarak konukların dilini konuşabilen kişiler olmasıdır.

Yolculara sürekli olarak bilgi akışı sağlamak, keyfi sürekli kılmak, anlık satın almaların yapılması ve ödemelerin sağlanması, rutin işlemleri çözümlemek, grubun her üyesinin dostu olmak, sağlık danışmanı olmak.

Yolcu listesi, Toplama-Katılma Listesi, Yolcu Manifestosu, Tur Öncesi Bilgi ve Buluşma Duyuruları, Tur Broşürü (Tur Programı), Zaman (Saat) Kullanım Çizelgesi, Tur Lideri Referans Bilgi Dosyası, Oda Dağılım Listesi, Teyit Formları Dosyası, Tur Lideri Günlük Rapor Formları, Acil Yardım Formu, Kaza Rapor Formu, Avans Harcama Dosyası, Hizmet Bonoları (Voucher), Yardımcı Dosya.

Tur lideri dönüş yolculuğunu grupla birlikte yapacak ve yola çıkıştaki işlemleri tersine bir sıra ile uygulayacaktır.