TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

Sunumu Planlama: Sunumun amacının belirlendiği, hedef kitle özellikleri ortaya konarak analizinin yapıldığı ve gerekli görsel yardımcıların kullanımı ile ilgili kararların verildiği adımdır. Dikkatli planlama, çoğu etkinlikte başarı şansını geliştirir. Sunuların dinleyicilerin gereksinimlerini karşılamasını ve hedeflerinize ulaşmasını sağlamak için dikkatli bir planlama gerekir.

Sunum amacı genel olarak bilgilendirme ve ikna etme üzerinedir. Ancak başka amaçlara yönelik sunular da gerçekleştirilmektedir. Genel olarak konuşmalara yönelik amaçları şöyle listeleyebiliriz: • Bilgilendirme, • İlham verme, • Savunma, • Teşvik etme

Konuşmacı sunum süresine göre konuşmasını oluşturmalıdır.

Konu uygun mu? Konunun uygunluğu konuşmacı tarafından değerlendirilmelidir. Konuşmacı konunun kendi kişisel bilgileri, uzmanlık alanıyla örtüşüp örtüşmediğini değerlendirmelidir. Ayrıca konunun dinleyiciler açısından ve aktarılacağı ortam açısından uygun olup olmadığı analiz edilmelidir. Konuşma için seçilen başlık, konuyu yansıtmalı ve konu ile uyumlu olmalıdır.

Kısıtlamalar - Bunlar izleyicilerin yapmalarını veya bilmekten geri kalmasını sağlayacak şeylerdir. Bunlar arasında aşağıdaki alanlar bulunur:

- Siyasi: Rakip söylemlerden destek almanız gerekmiyorsa sunumu organize ederken bunu dikkate almalısınız. Buna ek olarak, kişilik çatışmaları ve diğer çatışma biçimleri de başarılı bir sunuma engel olabilir.

- Mali: Ne zaman para harcanacak bir şey sorarsanız, direnişle karşılaşılır. Bu direnci sunuma yansıtılması ve onu aşacak yolların bulunması gerekir.

- Bilgi: Herkesin kendi uzmanlık alanı vardır. Dinleyicilerin anlamayacakları teknik dil, kısaltmalar, kısaltmalar, anlamsız kelimelerini kullanmamak için dikkatli olunmalıdır. Şüpheniz varsa, izleyiciye terminolojiyi bilip bilmediklerini sorulmalı ve gerekirse tanımlanmalıdır.

Kolay anlaşılır kelimeler ve karmaşık olmayan cümleler kullanılmalıdır. İnandırıcı olmak ve hedef kitleyi olumlu yönde etkilemek için olumsuz söz ve ifadelerden kaçınılmalıdır. İzleyicilere ne yapmamaları gerektiğini söylemek yerine, onlara ne yapmaları gerektiğini söylenmelidir. Kitlenizi ikna etmek veya harekete geçmek için çalışıyorsanız, doğrudan dili kullanın, tam olarak ne demek istediğinizi ve onlardan ne beklediğinizi söyleyin.

Düşüncelerin açık ve net olarak iletilmesi. Etkili iletişim için yapılması gerekenlerden biridir.

Heyecanla başa çıkılamadığında yaşanabilecek olan bir takım genel sorunlardan söz edilebilir (Tekinalp, 2007:77): • Sıkıcı bir dil kullanma • Dile hakimiyetsizlik, • Konuşmayı uzatma, • Ayrıntılara boğulma, • Ses tonu ve konuşma hızı uygunsuzluğu, • Sessizliği kullanma becerisinin eksikliği

Sözlü sunumlarda kendinizi iyi hissetmek özgüvenle sunuş yapmak önemlidir. Yapılan pek çok sunumda ikna edici bir konuşma yapılması beklendiği için sunuşu yapacak kişinin özgüven içerisinde sunuş yapması daha fazla önem taşımaktadır. Sunuş öncesinde özgüveni kazanmak için yapılabilecek şu çalışmalar yararlı olacaktır: • Konuşmanıza çok iyi hazırlayın, • İyi bir konuşma planı oluşturun, • İzleyicilerinizi tanıyın, • Ortamı kontrol edin, • Prova yapın, • Pozitif yaklaşım kullanın, • Konuşmadan önce rahatlamanın yollarını keşfedin

Hedef kitleyi analiz ederken göz önüne almanız gereken dört öge vardır:

Değerler - Grubun önemi anlaşılmalıdır. Farklı organizasyonların farklı değer sistemleri
vardır. Kurumun dışında bir sunum yapmak, dahili olarak sunumdan çok
farklıdır. Bir organizasyon içindeki farklı departmanlar bile farklı değerlere sahip
olabilir.
• İhtiyaçlar - Sunum öncesinde grubun ihtiyaç duyduklarını düşündüğü şeyleri
bulmak önemlidir. Yapılacak olan sunum, onların ihtiyaç duyduklarından oldukça
farklı olabilir.
• Kısıtlamalar - Bunlar izleyicilerin yapmalarını veya bilmekten geri kalmasını sağlayacak
şeylerdir. Bunlar arasında aşağıdaki alanlar bulunur:
- Siyasi: Rakip söylemlerden destek almanız gerekmiyorsa sunumu organize
ederken bunu dikkate almalısınız. Buna ek olarak, kişilik çatışmaları ve diğer
çatışma biçimleri de başarılı bir sunuma engel olabilir.
- Mali: Ne zaman para harcanacak bir şey sorarsanız, direnişle karşılaşılır. Bu
direnci sunuma yansıtılması ve onu aşacak yolların bulunması gerekir.
- Bilgi: Herkesin kendi uzmanlık alanı vardır. Dinleyicilerin anlamayacakları
teknik dil, kısaltmalar, kısaltmalar, anlamsız kelimelerini kullanmamak için
dikkatli olunmalıdır. Şüpheniz varsa, izleyiciye terminolojiyi bilip bilmediklerini
sorulmalı ve gerekirse tanımlanmalıdır.
• Demografik Bilgi - İzleyicinin büyüklüğü, sunumun yeri vb. gibi şeyler organizasyonu
etkileyebilir.

Doğru cevap E'dir.

Sunumu Planlama: Sunumun amacının belirlendiği, hedef kitle özellikleri ortaya konarak analizinin yapıldığı ve gerekli görsel yardımcıların kullanımı ile ilgili kararların verildiği adımdır. Dikkatli planlama, çoğu etkinlikte başarı şansını geliştirir. Sunuların dinleyicilerin gereksinimlerini karşılamasını ve hedeflerinize ulaşmasını sağlamak için dikkatli bir planlama gerekir. Doğru cevap A'dır.

Sunum İçeriğini Hazırlama: Bir sunum planı geliştirdikten sonra sunum içeriğinin hazırlanılması gerekir. Bu adım sunumun içeriğinin oluşturulduğu ve kaynaklardan yararlanılarak metnin yazıldığı adımdır. Sunumun ana hatları, giriş, gelişme ve sonuç bölümlerini içeren bir içerik oluşturulur. Kullanılması planlanan etkinlikler tasarlanır. Görsel malzemeler ve sunum yardımcıları hazırlanır. İçerik hazırlama süreci aynı zamanda, sunumun yapılacağı yerin kurulumunu ve sorularla nasıl başa çıkılacağına kadar pek çok süreç için karar verilmesini de içerir. Sorunlardan kaçınmak, mümkün olduğunca onları önlemek ve azaltmak için stratejiler geliştirilmeli ve yedek planlar oluşturulmalıdır. Doğru cevap D'dir.

Sunumlarda ana noktaların sıralanmasında yol göstermesi açısından şu düzenlemelerden
söz edilebilir (Vural, 2003:87; Gürüz&Eğinli, 2013:63):

İlişki Ağları Düzenlemesi: İki durum olay ya da konu arasındaki bağlantılar, işaretler ve göstergelerle açıklanır. Konuyla ilgili olarak ekonomik göstergelere, istatistiklere ve uzman açıklamalarına dayalı açıklamalar yapılır. Doğru cevap E'dir.

Tümevarım Yöntemi ile Düzenleme: Konu ile ilgili gerçekler, olaylar ve durumlar, nedenleri, etkileri ve sonuçlarıyla detaylı olarak verilir. Genel bir sonuca varabilmek için çeşitli kanıtlar, rakamlar ve raporlar kullanılır. Doğru cevap B'dir.

Teknik arka plan: Konuşmacılar genellikle bazı temel bilgileri veya verileri vererek konusunu tanıtmak zorundadır. Sununun gövdesinde neyin geleceğine yönelik dinleyenlerini hazırlamaları gerekir. Doğru cevap C'dir.

Sunumlar için uygun şartların oluşturulması için
dikkat edilmesi gereken özellikler şunlardır (Vural, 2007: 126)

Doğru cevap B'dir.

Dinleyenlerin konu hakkında bilgi sahibi olabilmesi ve anlatılanları benimseyebilmesi
için dikkatli bir sunuşun yapılması gerekir. Bunun için; (Vural, 2007: 131)
• Düşüncenin temellerini sunulur.
• Ana fikir çerçevesinde anlatım gerçekleştirilir.
• Zamanı dikkatli kullanmak önemlidir.
• Düşünceleri plan dahilinde sunması takibini kolaylaştırır.
• Amaçları sınırlamak sunuşu kolaylaştırır.
• Sebep –sonuç ilişkinin kurulması gerekir.
• Otoritelere dayanılması ve
• Örneklerin kullanımı anlatımı destekleyecektir.
Doğru cevap A'dır.

Sunumlarda heyecanla başa çıkılamadığında yaşanabilecek sorunların üstesinden gelebilmek için şu önerilerde bulunulmaktadır (Tekinalp, 2007:79):

• Başarıya koşullanma,
• İyi konuşmacıları izleme,
• Sürekli uygulamak yapma,
• Ses gücünü geliştirme,
• Ses hızını ve yüksekliğini ayarlama,
• Ses tonunu ayarlama,
• Doğru nefes alarak sesi yönetme,
• Etkili beden dili kullanma,
• Boğaz kaslarını zorlamadan çalıştırma,
• Ana dile hakim olma,
• Mimik kullanma,
• Taklit ve ezberden kaçma.

Doğru cevap E'dir.

Sunuş öncesinde özgüveni kazanmak için yapılabilecek şu çalışmalar yararlı olacaktır:
• Konuşmanıza çok iyi hazırlayın,
• İyi bir konuşma planı oluşturun,
• İzleyicilerinizi tanıyın,
• Ortamı kontrol edin,
• Prova yapın,
• Pozitif yaklaşım kullanın,
• Konuşmadan önce rahatlamanın yollarını keşfedin.

Doğru cevap B'dir. Diğer seçenekler sunum yapma konusundaki endişeleri azaltabilecek adımlardandır.

Sunum içeriğini hazırlama