TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

Normlar, grubun büyüklüğü, grup bağlılığı, grup içi roller, grubun yapısını ve performansını etkileyen faktörlerdir. Her bir faktör grupları daha iyi tanımlamak ve gösterdikleri faaliyetlerde başarılarını daha iyi anlamak için önemlidir.

Bir grubun ideal büyüklüğünün ne olması gerektiği konusunda farklı görüşleri olan bir dizi çalışma yapılmıştır. Fakat tüm bu çalışmalardan çıkan ortak sonuç grubun bağlılığının 10-12 kişiden fazla olduğu durumlarda grup bağlılığının düştüğüdür. Başka bir deyişle grup üyelerinin sayısı 10-12 kişiyi geçtikten sonra bağlılık oranı düşmekte dolayısıyla
grubun alt gruplara bölünmesi gündeme gelebilmektedir.

Görevsel roller grubu tanımlayan ve ortak bir amaca götüren roller iken birleştirici roller kişiler arası ilişkiyi oluşturan ve destekleyen rollerdir. Bu rolleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.
Görevsel Roller 

Birleştirici Roller

Görevsel roller grubu tanımlayan ve ortak bir amaca götüren roller iken birleştirici roller kişiler arası ilişkiyi oluşturan ve destekleyen rollerdir. Bu rolleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.
Görevsel Roller 

Birleştirici Roller

Grupların çatışmayı farklı ele alış yöntemleri vardır. Bunlardan ilki kaçınmadır. Taraflar çatışmanın gerginliğinden kaçınmak isteyebilirler ya da çatışmayı kötü, gereksiz veya yıkıcı bulabilirler. Kaçınmada taraflar çatışmayı görmezden gelebilir, erteleyebilir, sessiz kalabilir veya konuyu değiştirebilir. Bu davranış çatışmayı başkalarının daha iyi çözeceği durumlarda ya da başarı olasılığının düşük olduğu durumlardan etkili olabilir.

Gruplarda Karar Vermenin Yarar ve Sakıncaları

Yararlar 

Sakıncalar

Grubun gösterdiği özellikleri de şöyle sıralamak olanaklıdır (Zander ve Cartwright,
1970, 48):
• Sıkı bir bağlantı kurulmuştur.
• Kendilerini grubun üyesi olarak kabul ederler.
• Başkaları tarafmdan gruba ait olarak tanımlanırlar.
• Ortak ilgi konularına ilişkin normları paylaşırlar.
• Birbirine bağlı bir rol sistemine katılırlar.
• Aym model, obje veya üstbenliklerindeki idealleri kurmuş olmanın bir sonucu olarak kendilerini başkalarıyla bir tutarlar.
• Grubu ödüllendirici bulurlar.
• Karşılıklı bağımlı hedefleri destekleyici olarak alırlar.
• Birliklerinin kollektif bir algısına sahiptirler.
• Çevreye karşı bütüncül bir tutum içinde eylemde bulunmaya yönelirler (Aksu,
1996: 315).

Bireyler kendileri için uygun olan gruplara girme ihtiyacı duyarlar. Bunun sebeplerini
ileride daha detaylı şekilde açıklamakla birlikte kısaca Güvenlik, Sosyal gereksinimler,
Saygınlık, Kendini gerçekleştirme, Aidiyet ve bağlanma olarak sıralayabiliriz. Hayatın her
alanında bireylerin gruplara dâhil olmaları önemliyken işletmeler açısından da gruplar
büyük önem taşımaktadır.

Temel olarak gruplar aşağıdaki işlevleri yerine getirmek için kurulur (Başaran, 1979: 118):
• Üyelerin sorunlarını çözmek,
• Sorun çözmek için üyelere yol göstermek,
• Üyelerin grup işlevlerinde yetişmelerini sağlamak,
• Grup birliğini sağlayacak ortak değer ve düzgüler (normlar) geliştirmek,
• Grubun yaşamasını sürdürmek,
• Toplu halde yaşamanın doyumunu sağlamak,
• Üyeler arasında iletişimi gerçekleştirmek,
• Üyeler üzerinde toplumsal baskı (denetim) uygulamak.

Grup içinde
çalışmanın faydalarını ise şöyle özetleyebiliriz (Mohrman vd. 1995):
• İşletmelerin ürün ve hizmetleri kalitesini korurken hızlı ve uygun maliyetli olarak
üretmesini sağlar.
• Öğrenmeyi kolaylaştırır ve daha etkili kılar.
• Çapraz fonksiyonel gruplar kalite yönetiminin gelişmesine katkıda bulunurlar.
• Çapraz fonksiyonel tasarım grupları yeniden yapılanma işini üstlenirler.
• İşletme çalışanları aynı zamanda gruplar içinde faaliyet gösteriyorlarsa üretim süresi azalabilir.
• Gruplar arası verimin artması dolayısıyla işletme daha yenilikçi bir hâle gelir.
• Hiyerarşik basamakları az olan basık yapılı işletmelerde eğer birimler değil de
gruplar faaliyet gösteriyorsa daha etkili bir şekilde denetlenir, koordine edilir ve
yönetilir.
• Bireyler yerine grupların olduğu işletmelerde karmaşıklık daha az olacağı için bilgi
yönetim süreci daha verimli gerçekleştirilir.

Birincil Gruplar: Yüz yüze ilişkilerin, dostluk, sevgi bağlarının yüksek olduğu gruplardır. Grup üyeleri arasında güven verici ilişkiler kurulur. Birincil gruplar birincil ilişkileri sürdüren gruplardır. Üyeler “bizlik” duygusuna sahiptir. Bireylerin bakıldığı, kültür
aktarımı yapılan gruplardır. Aile, oyun grubu, arkadaşlık ve akrabalık grubu bu özellikleri
taşır (Özkalp: 1998; 296).

Benzerlik: Örgüt içindeki diğer bireyler ile benzer değerler ve özelliklere sahip olan
kişilerin grupla özdeşleşme düzeylerinin daha yüksek olması olağandır. Yeni işe başlayan
kişiler için demografik benzerlik güçlü düzeyde bir özdeşleşme sağlarken demografik olarak farklı özelliklere sahip olanlar grupla özdeşleşmede sıkıntı yaşayacaklardır.

Belirginlik: İnsanlar kendilerini diğer gruplardan farklı gösteren kimlikleri daha kolay
fark edebilirler. Örneğin diğer üyelerinin tamamının erkek olduğu bir çalışma grubunda
iki kadın farklılık yaratan bu özellikleri nedeniyle birbirlerine daha fazla bağlanacaktır

Gruplar gelişimlerinde bir dizi aşamadan geçer. Tuckman’ın beş aşama modeli bu konuda
en çok kabul gören modeldir. Bu model grupları oluşum, fırtına, kurallar, performans ve
dağılma olmak üzere birbirinden farklı beş aşamada değerlendirir.

I. Aşama Oluşum: Oluşum ve biçimlenme birinci aşamadır. Bu aşamada belirsizlik mevcuttur. Bu belirsizlikler hem grubun amaçları hem de önderlik konularıyla ilgili
olabilmektedir. Gruplar nelerle karşılaşacaklarını bilmeden oluşurlar. Bu aşamada grup
üyeleri birbirleriyle tanışırlar. Üyeler diğer üyelerle aralarındaki benzerlik ve farklılıkları
bulmaya çalışırlar bu nedenle tutumlar nazik ve yüzeyseldir. Tanışma aşamasında her
üye orada bulunma nedeninin diğer üyelerin bulunma nedenleri ile ne kadar uyuştuğunu anlamaya çalışır. Bu aşamada üyelerin amacı etkileşim için güvenli yollar bulmaktır.
Grubun konusu ise üyelik için temel ölçütlerin belirlenmesidir. Kişiler arası ilişkiler açısından, her kişi farklı yoğunluk düzeyinde çalışmaktadır. Gruplar için bebeklik süreci
olan oluşum sürecinde üyeler kendilerine bazı sorular sorarlar. Bu sorular “bu gruba
dâhil olmak istiyor muyum?, bu insanlarla birlikte olmak istiyor muyum? Diğer üyeler
beni aralarına almak istiyor mu? Beni olduğum gibi kabul edecekler mi? Bunun bedeli ne
olacak ve bu bedeli ödemeye hazır mıyım? gibi konulardır. İlk aşama önderlik açısından
bağımlılığı yansıtır. Karışıklık, benzersizlik ve kaygı arttıkça üyeler grupta ortaya çıkan
herhangi birinin önderliğine bağlılık gösterirler. Önderlik söz konusu olmazsa yazılı usul
ya da görevlendirmeler yol gösterici olur. Bu aşama, üyelerin kendilerine grup üyesi olarak görmeleriyle sonuçlanır

Üçüncü aşamanın özellikleri:
• uyum,
• güven,
• amaca odaklanmış bir ortam,
• farklılıklara saygı gösterilmesi,
• etkili iletişim, rollerin netliği,
• üyeler arasında bağlılık ve
• hedefe ulaşma arzusu olarak sayılabilir

İkincil Gruplar: Birincil grubun dışında kalan gruplardır. Bu tür grup örnekleri özellikle sanayileşmiş, kentleşmiş toplumlarda görülmektedir. Grup üyeleri karşılıklı çıkarlara göre örgütlenmiştir. Üyeler arasında karşılıklı yükümlülük ve hakları belirleyen şeyler yazılı yasa, yönetmelik ve tüzüklerdir. Üyeler bizlik duygusuyla değil, bireysel olarak davranır. Üyelerin birbirlerini yakın yakından tanımadıkları, hatta görmedikleri gruplardır. Özellikleri açısından birebir örtüşmese de birincil grupları informel, ikincil grupları formel gruplar olarak düşünmek mümkündür.

İkincil Gruplar: Birincil grubun dışında kalan gruplardır. Bu tür grup örnekleri özellikle sanayileşmiş, kentleşmiş toplumlarda görülmektedir. Grup üyeleri karşılıklı çıkarlara göre örgütlenmiştir. Üyeler arasında karşılıklı yükümlülük ve hakları belirleyen şeyler yazılı yasa, yönetmelik ve tüzüklerdir. Üyeler bizlik duygusuyla değil, bireysel olarak davranır. Üyelerin birbirlerini yakın yakından tanımadıkları, hatta görmedikleri gruplardır. Özellikleri açısından birebir örtüşmese de birincil grupları informel, ikincil grupları formel gruplar olarak düşünmek mümkündür.

Yüz yüze ilişkilerin, dostluk, sevgi bağlarının yüksek olduğu gruplardır. Grup üyeleri arasında güven verici ilişkiler kurulur. Birincil gruplar birincil ilişkileri sürdüren gruplardır. Üyeler “bizlik” duygusuna sahiptir. Bireylerin bakıldığı, kültür aktarımı yapılan gruplardır. Aile, oyun grubu, arkadaşlık ve akrabalık grubu bu özellikleri taşır.

Yüz yüze ilişkilerin, dostluk, sevgi bağlarının yüksek olduğu gruplardır. Grup üyeleri arasında güven verici ilişkiler kurulur. Birincil gruplar birincil ilişkileri sürdüren gruplardır. Üyeler “bizlik” duygusuna sahiptir. Bireylerin bakıldığı, kültür aktarımı yapılan gruplardır. Aile, oyun grubu, arkadaşlık ve akrabalık grubu bu özellikleri taşır.