TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

Video konferansları geleneksel toplantılara nazaran olabildiğince dar odaklı ve kısa süreli tutmak dikkatin korunması, enerjinin düşürülmemesi ve odaklanmayı sağlamak açısından önemlidir.

Güncel yönetim yaklaşımında, çalışanları da kapsamak üzere işletme üretim süreçlerinde yer alan kişi ve birimler iç müşteriler olarak tanımlanmaktadır.

Dört tür web tabanlı sanal toplantı bulunmaktadır. Bunlar: web konferans araçları, web toplantı araçları web 2.0 araçları ve sosyal ağlar ile elektronik postalardır.

Web toplantı araçları katılımcılardan bilgi toplayan ve hem eş zamanlı hem de eş zamanlı olmayan iş birliklerini sağlayan yüksek derecede etkileşimli toplantı ortamlarıdır. Bu araçlar, toplantı sürecinin kapsamı akılda tutularak tasarlanmıştır. Bu araçlar:

Başarılı bir sanal toplantı yürütmenin yolu, toplantılarda yönetsel fonksiyonların etkili ve verimli biçimde uygulanmasından geçmektedir. Dar anlamda yönetim fonksiyonları; planlama, örgütleme, yöneltme (liderlik) ve denetlemedir. Geniş anlamda ise bu dört fonksiyona koordinasyon (eşgüdümleme) ve iletişim katılmaktadır. Planlama fonksiyonu düşünüldüğünde, yüz yüze toplantılardan farklı olarak, teknik araçların ve teknolojinin bütün olarak daha ayrıntılı düşünülmesi gerekmektedir. Toplantı başarısından önce, var olabilmeleri için sistematik bir planlama sürecine ihtiyaç duyulmaktadır.

Özellikle, proje tabanlı çalışan ve uluslararası faaliyet gösteren örgütlerde sanal toplantılara daha sık başvurulmaktadır. Bunun nedeni belirli projelerin gerçekleştirilmesinde uluslararası işbirliklerine gereksinim duyulması ve yüz yüze toplantı yapma şansının düşük olmasıdır. Doğru cevap C'dir.

Sanal toplantıların en önemli avantajları kısa sürede, düşük maliyetle ve coğrafi sınırlara bağlı kalmaksızın iletişim ve karar alma süreçlerini gerçekleştirmeye olanak vermeleridir. Doğru cevap A'dır.

Audio konferans türünde katılımcılar birbirleriyle veri paylaşımında bulunmamakta ve birbirlerinin yüzlerini görmemektedir. Basit anlamıyla çok kişinin katıldığı bir telefon konuşması biçiminde ilerlemektedir. Audio konferansın birincil üstünlüğü zaman ve paradan tasarruf sağlamasıdır. Diğer teknolojilere göre karşılaştırmalı olarak hazırlıkları daha kolaydır. Bunun yanında, yeni teknolojilerin kullanımına aşina olmayan kişiler için de katılması kolay bir sanal toplantı biçimidir. Bu toplantı biçimi, görsel materyallerin toplantı sırasında paylaşılmasına ihtiyaç olmadığında ya da toplantıdan önce, elektronik posta, faks ya da posta yoluyla paylaşım sağlandığında etkilidir. Doğru cevap B'dir.

Video konferansları geleneksel toplantılara nazaran olabildiğince dar odaklı ve kısa süreli tutmak dikkatin korunması, enerjinin düşürülmemesi ve odaklanmayı sağlamak açısından önemlidir. Doğru cevap C'dir.

İletişimi zenginleştirmek için yapılan öneriler dört başlıkta incelenmektedir. Bunlar; iletişim sıklığı, iletişimin nitelikleri, dönütlerin kapsamı ve bilgiye erişim konularında temel kuralların belirlenmesidir. Doğru cevap E'dir.

Web konferans araçları yalnızca gerçek zamanlı olarak toplantıya katılan katılımcılara bilgi sağlamak için kullanışlı araçlardır. Teknoloji içeren araçlar:

Doğru cevap D'dir.

Web toplantı araçları katılımcılardan bilgi toplayan ve hem eş zamanlı hem de eş zamanlı olmayan işbirliklerini sağlayan yüksek derecede etkileşimli toplantı ortamlarıdır. Bu araçlar, toplantı sürecinin kapsamı akılda tutularak tasarlanmıştır. Doğru cevap B'dir.

Etiketleme siteleri – Benzer düşüncelere sahip insanların bir araya geldiği ve belirli anahtar sözcüklerle ilginç ve anlamlı buldukları materyalleri paylaştıkları ortamdır. Doğru cevap C'dir.

Elektronik postalar neredeyse en masrafsız toplantı araçlarından biridir. Elektronik posta teknolojisi evrensel ve kullanımı kolay bir teknolojidir. Katılımcıları daha açık sözlü olmaya teşvik etmektedir çünkü kişisel anlamda tanımadıkları kişilere yazışmaktadırlar. İçe dönük ve girişken olmayan kişiler için özellikle avantajlıdır. Bu kişileri hızlı biçimde eyleme geçme baskısından kurtarmaktadır. Doğru cevap E'dir.

Sanal toplantıların takip aşamasında yapılanlar:

Buna göre doğru cevap A'dır.

Yüz yüze toplantılar sanal toplantılarla karşılaştırıldığında çok sayıda belirgin avantaja sahiptir. Teknoloji ne kadar ilerlerse ilerlesin yüz yüze toplantıların aşağıda sayılan avantajlarının yerine geçecek bir çözüm bulmak güç görünmektedir:

Yüz yüze iletişimin en önemli avantajları, katılımcılar arasında hızlı bir bilgi akışı sağ
laması ve toplantı ekibi için güven ortamı yaratmanın kolay hale gelmesidir. Yüz yüze iletişim en sık kullanılan toplantı biçimi olmasına karşın, bazı dezavantajlara da sahiptir. Bunlar: 


• Dezavantajlı grupların toplantılarda söz alma hakkı sınırlıdır.


• Bireysel farklılıkların yoğun olduğu gruplarda güven ortamını sağlamak zordur.


• Yüz yüze toplantılarda grup üyelerinin eşit katılımını sağlamakta güçlükler yaşan
maktadır.


• Başta uluslararası örgütler olmak üzere, kimi örgütlerde iş arkadaşlarıyla ve müşte
rilerle yüz yüze toplantı yapmak neredeyse olanaksızdır. Bunun nedenleri, seyahat 
masraflarının yüksek ve katılımcıları bir araya getirmenin güç oluşudur.

Konferans aramaları olarak da bilinen audio konferanslarda üç ya da daha fazla kişinin telefon ya da internet kanalıyla birbirlerine bağlanarak toplantı yapmalarını ifade eder. Bu toplantı türünde katılımcılar birbirleriyle veri paylaşımında bulunmamakta ve birbirlerinin yüzlerini görmemektedir. Basit anlamıyla çok kişinin katıldığı bir telefon konuşması biçiminde ilerlemektedir.

Konferans aramaları olarak da bilinen audio konferanslarda üç ya da daha fazla kişinin telefon ya da internet kanalıyla birbirlerine bağlanarak toplantı yapmalarını ifade eder. Bu toplantı türünde katılımcılar birbirleriyle veri paylaşımında bulunmamakta ve birbirlerinin yüzlerini görmemektedir. Basit anlamıyla çok kişinin katıldığı bir telefon konuşması biçiminde ilerlemektedir. Audio konferansın birincil üstünlüğü zaman ve paradan tasarruf sağlamasıdır. Diğer teknolojilere göre karşılaştırmalı olarak hazırlıkları daha kolaydır. Bunun yanında, yeni teknolojilerin kullanımına aşina olmayan kişiler için de katılması kolay bir sanal toplantı biçimidir. Bu toplantı biçimi, görsel materyallerin toplantı sırasında paylaşılmasına ihtiyaç olmadığında ya da toplantıdan önce, elektronik posta, faks ya da posta yoluyla paylaşım sağlandığında etkilidir.