TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

Etkisiz bir toplantıya neden olan özellikler aşağıda belirtilmiştir.

Kısaca toplantı lideri; planlama, örgütleme, yöneltme gibi yönetim fonksiyonlarının tümünü bir toplantıda yerine getiren kişidir.

Zaman hakemi: Bu roldeki toplantı üyesinin görevi toplantı lideri ya da kolaylaştırıcıyı zaman yönetimi konusunda yardımcı olmaktadır. Toplantı süresince toplantı süresine
ilişkin ya da kalan zamana ilişkin sözlü hatırlatma yapabilir. Her bir gündem maddesinin tartışılması sırasında da “Beş dakika” kartlarını uygun zamanlarda kaldırarak toplantı katılımcılarını uyarabilir.

Yazıcı (Kayıt tutucu): Toplantıdan çıkan kilit noktaların, fikirlerin ve kararların kaydını tutan kişidir. Toplantı sonrasında toplantı notlarına yönelik taslakları hazırlamaktan da
sorumlu tutulabilir. Temel kararları, eylem planlarını ve toplantı özetini eşzamanlı olarak ya da toplantı sonrasında yazıya döker, toplantı tutanaklarını oluşturur.

Toplantı katılımcılarının tamamı için toplantı sürecinde anahtar kavramlar; konuşma, dinleme ve işbirliğidir. Özetle; konuşma, önem verilen konuları ifade etmeyi ve düşünceleri açıklamayı, dinleme, diğerlerinden etkin biçimde öğrenmeyi, işbirliği ise tüm katılımcılarla ortaklaşa çalışma yapmak için yararlanılan temel becerileri kapsar.

Kazan/ Kazan durumu: Toplantı yönetiminde en istenen durum toplantıya katılan tüm tarafların elde edebilecekleri en yüksek yararı sağlamalarıdır. Bu nedenle toplantı süresince konuşma, dinleme ve işbirliği etkinlikleri kişi ya da gruplar hâlinde tüm katılımcıların toplantılardan olası en yüksek yararı sağlamasına ve bir sinerji yaratarak toplantının
sonuçlarından en çok kişinin faydalanmasına odaklanır.

Kaybet/ Kazan durumu: Toplantıda bir tarafın kendi çıkarları, beklenti ve isteklerinden diğer tarafın lehine vazgeçmesi durumudur. Bu durum genellikle taraflardan birinin
çatışmadan kaçınması ve toplantının ve ekibin korunması adına tartışmalardan çekilmesi ile karakterize edilmektedir.

İyimser: Bu kişiler, toplantılarda olumlu düşünmeleri ile ayırt edilen kişilerdir. Aynı zamanda zorlayıcı kararların alınmasında (Örn: kitlesel işten çıkartmalar) güçlük yaşayabilirler. Bu kişilerin toplantılardaki etkinliğini arttırmak için belirli konulardaki desteklerine başvurmak ve bir biçimde müttefik olarak değerlendirmek yararlı olacaktır

Arabulucu: Toplantılarda ortaya çıkan çatışmaları yatıştıran kimselerdir. Ortak bir zemin bularak toplantıların sakin ve huzurlu geçmesine katkıda bulunurlar. Toplantılarda
gerilimin yükseldiği anlarda bu kişileri konuya dâhil etmek yararlı olacaktır.

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?) , içerik (ne?) , süreç (nasıl?) ve amaçtır(neden?).

Toplantıların etkisiz oluşunda dört öğe rol oynamaktadır. Bunlar, zayıf liderlik, yetersiz hazırlık, uygunsuz zamanlama, ilgisiz ve yıkıcı üyeler ile uygun olmayan çevredir.

Liderler bir toplantıda planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme başta olmak üzere yönetim fonksiyonlarının tümünü yerine getiren kimselerdir.

Bir toplantının yürütülmesinde en önemli unsur çoğu zaman, o toplantının  yöneticisi ya da lideri olmaktadır. Kimi zaman toplantıların yönetiminden sorumlu kimseler, bazen ise toplantı içinde inisiyatif kullanarak biçimsel olarak atanmasa da liderlik vasfını yerine getiren kimseler ortaya çıkmaktadır. Gerek yönetici olarak gerekse yönetici olarak atanmadığı hâlde liderlik eden kişiler bir dizi rol ve sorumluluğu yerine getirmektedir. Bu rol ve sorumluluklar toplantıların amaç ve hedeflerini, sınırlılıklarını ve toplantının yetki sahasını belirlemektir.

Kolaylaştırıcı: Toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrası lojistikten de o sorumludur.

Zaman hakemi: Bu roldeki toplantı üyesinin görevi toplantı lideri ya da kolaylaştırıcıyı zaman yönetimi konusunda yardımcı olmaktadır. Toplantı süresince toplantı süresine ilişkin ya da kalan zamana ilişkin sözlü hatırlatma yapabilir.

Katkıcı: Fikir katkısında bulunarak ve tartışmaların tayından çıkmamasına yardımcı olarak, toplantıya etkin biçimde katılmaktadır.

Uzman: Gerek duyuldukça belli konularda uzman bilgisi batkısında bulunur. Ekibe düzenli katkıda bulunan birisi değilse ekibe katkısı gerekli bilgileri sunmakla sınırlı olabilir.

Koçluk: Toplantı lideri, toplantı yönetiminde kendisinin yerini alacak adayların
hazırlığına katkıda bulunabilir. Burada liderin rolü, adayların toplantı yönetimi faaliyetlerini yalnızca gözlemleyerek onlara dönüt vermek ve adayları cesaretlendirmektir. Bu yolla, toplantı yönetimine ilişkin bilgi ve yeteneklerin yaparak yaşayarak edinilmesi ve kazanılan deneyimlerin kalıcı olması sağlanır.