TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlar.

Mentorluk: Koçluktan farklı olarak mentorluk toplantı liderlerinden adayların gelişmelerine katkıda bulunma, rehberlik etme, doğru uygulamalarla tanıştırma gibi eylemlerle bir eğitim sürecini talep eder. Bir anlamda, yeni yönetici adayları deneyimli bir öğretmen olan liderden öğrenir.

Kolaylaştırıcı: Toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrası lojistikten de o sorumludur. Kimi zaman toplantı lideri de kolaylaştırıcı rolünü yerine getirmektedir. Konuşma yerine soru sormaya, etkin dinlemeye ve toplantı katılımcıları arasında konsensüs oluşturmaya odaklanan yönetsel roldür.

Toplantı liderlerinin sorumlulukları şu şekilde sıralanmaktadır: Toplantının amaç ve hedeflerini belirlemek, toplantı sırasında ve sonrasında gerekli görevlendirmeleri yapmak. Bu sorumluluk genellikle toplantıları yöneten liderin iş tanımında da yer alır. Toplantının istenilen sonuçlara erişmek için en iyi yöntem olup olmadığına karar verir. Başka bir deyişle, toplantının gerekli olup olmadığını saptar. Kimlerin toplantı planlamasına yardımcı olacağını belirler. Bir ekiple ya da kendi başına toplantı gündemi oluşturur. Bir toplantı sürerken, bir sonraki toplantının gündeminin oluşturulması da liderin sorumluluğundadır. Bir örgütün çalışma takvimine göre, toplantıların zamanı ve yerinin belirlenmesin-den sorumludur. Toplantı öncesi yapılacak olan hazırlıkları örgütler. Örneğin, finansal bilgilerin önceden okunması, işletmenin tarihine ilişkin verilerin derlenmesi ve mevcut toplantıyla ilişkili diğer toplantı bilgilerinin sentezlenmesi liderin sorumluluğundadır. Katılımcıları davet etmek, toplantıya ilişkin görevlendirme yapmak ve katılımcıların hazırlıklı gelebilmeleri için gerekli ön bilgileri sağlamak gibi işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlar. Toplantının sonucunda komitelerin oluşturulması, eylem planlarının çıkarılması ya da kararların yazımında not tutma ya da kayıt alma görevlerinin verilmesinden sorumludur. Toplantıda zamanın etkin yönetimi için toplantıda bir kişiyi zamana uygun olarak davranılması konusunda görevlendirmek de liderin sorumlulukları arasındadır. Liderin bir diğer sorumluluğu ise toplantıya erken gelmek ve toplantının gündeme odaklı ve amaca uygun geçmesini sağlamaktır. Tüm katılımcılara, toplantıya katılmalarının önemli olduğunu hissettirmek de bu sorumluluğun kapsamındadır. Toplantı sırasında alınan eyleme dönük kararlarda kişilerin görevlendirilmesinden ve sonrasındaki denetimden sorumludur. Toplantı sonunda toplantının özetlenmesi ve bir sonraki toplantı gündeminin duyurulması liderin sorumluluğundadır. Toplantı bitiminde yapılan görevlendirmelerin uygunluğunu kontrol eder ve görevlendirmelerle ilgili sorun yaşayan çalışanların desteklenmesini sağlar.

Kaybet/ Kaybet durumu: Toplantılarda iki tarafın da isteklerinin yerine gelmemesini kabul etmekle birlikte, diğer tarafın beklentilerinin gerçekleşmemesi için eyleme geçmeleri durumudur. Bu durumda, taraflar kendi kazançlarından vazgeçmeyi kabul etmekte ve karşı tarafın kazançsız çıkmasını tercih etmektedir. Özetle, bu durumda amaç, karşı tarafa yoğunlaşmak ve ona zarar vermektir. Bir toplantı yöneticisi için en güç durum bu durumdur.

Toplantıya yönelik hazırlıkları kontrol eden toplantı lideri, toplantı başlamadan önce bir önceki toplantıya yönelik olarak aşağıdaki soruları gözden geçirerek toplantı yönetimi süreci başlatılabilir (https://www.aamc.org/members/gfa/faculty_vitae/148582/team_meetings.html ):

Dışa dönük: Dışa dönük davranışlar gösteren kişiler genellikle aralıksız konuşma özelliği göstermekte ve tartışma konuları yaratacak eylemlerde bulunmaktadır. Bu kişilerin yapıcı katkılarından yararlanarak toplantı gündeminin diğer kişilere de yayılması istendiğinde, konuya ilişkin farklı bir bakış açısı sunma ve toplantının yönünü değiştirme ile farklı kimselere doğrudan sorular sorma önerilmektedir.

Toplantıların değerlendirilmesinde aşağıdaki uygulamalar katkı sağlayacaktır:

Katılımcıların her birinden toplantıyla ilgili duygu ve düşüncelerini özetleyen bir konuşma yapmalarını ya da büyük boyuttaki bir kağıda her birinin düşüncelerini yazmalarını istemek. Her katılımcıdan toplantının en güçlü ve en zayıf geçen anlarıyla ilgili örnekler vermelerini istemek. Bir değerlendirme anketi hazırlayarak toplantı sonunda katılımcılara dağıtmak. Katılımcılara toplantıda en çok akıllarında kalan bilgilerin neler olduğunu sormak. Toplantının başında katılımcılardan toplantıyla ilgili umut ve korkularını küçük kağıtlara yazmalarını istemek ve bu kağıtları duvara asarak toplantı sonunda bir karşılaştırma yapmalarını sağlamak. Sonrasında hangi beklentilerinin gerçekleştiğini ve hangi kaygılarının çözüldüğünü sormak. Toplantı başında katılımcılardan elde edilen beklentilerin bir listesini yapmak ve toplantı sonunda toplantının amaçları ve sürecini bu beklentiler açısından sorgu-lamalarını sağlamak.

Toplantının amaç ve hedeflerini belirlemek, toplantı sırasında ve sonrasında gerekli görevlendirmeleri yapmak. Bu sorumluluk genellikle toplantıları yöneten liderin iş tanımında da yer alır.

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir. Doğru cevap A’dır.

Toplantıları verimsiz ve etkisiz kılan ögeler, liderlik, hazırlık, üyeler ve çevre olarak toplanmaktadır. Doğru cevap E’dir.

Toplantıların yönetiminde rol ve sorumlulukların belirlenmesi, toplantı öncesi hazırlık, diğer bir deyişle planlama aşamasında yapılmaktadır. Doğru cevap B’dir.

Toplantının yürütülmesinde liderler öncelikli sorumlulardır. Liderlerin dışında ise kolaylaştırıcı, yazıcı, katkıcı, uzman, rolleri yer almaktadır. Doğru cevap C’dir.

Yöneticilerin/Liderlerin toplantı liderliğinde, çeşitli rolleri oynamaktadır. Bu roller arasında koçluk (coaching), mentorluk, kolaylaştırıcılık (facilitator) ve mümkün kılıcılık (enabler) ve destekleyicilik (sponsor) yer almaktadır. Doğru cevap D’dir.

Konsensüs: Alınacak kararlar konusunda uzlaşma sağlanması anlamına gelmektedir. Özellikle tartışmalı konularda genel bir görüş birliğine varmayı ifade eder. Doğru cevap A’dır.

Örtük program: Toplantının amaçları dışındaki öğrenme sürecini ifade etmektedir. Söz gelimi, katılımcılar toplantı amaçları dışında ekip olma deneyimini yaşar, farklılıklara saygı gösterir ve örgütte çalışan kimseleri yerine getirdikleri fonksiyonları dışında da tanımaya başlar. Doğru cevap B’dir.

Kaybet/ Kazan durumu: Toplantıda bir tarafın kendi çıkarları, beklenti ve isteklerinden diğer tarafın lehine vazgeçmesi durumudur. Bu durum genellikle taraflardan birinin çatışmadan kaçınması ve toplantının ve ekibin korunması adına tartışmalardan çekilmesi ile karakterize edilmektedir. Doğru cevap C’dir.

Toplantıların yürütülmesi aşamasında yöneticilere yönelik olarak Zamanı sürekli kontrol edin önerisinden bulunulur. Doğru cevap C’dir.

Rollerin belirsizliği: Kimin neden sorumlu olduğunun bilinmemesi, sorumlulukların karışması durumuna denilmektedir. Doğru cevap A’dır.

Toplantılar insanların, içeriğin ve sürecin bir amaç için bir araya gelmesidir. Bunun nedeni, “toplantı”nın işbirlikçi bir çalışma süreci oluşu ve “iş” kavramının sahip olduğu
tüm olanakları kapsamasıdır.