TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

Toplantının bileşenleri arasında süreç, amaç, içerik ve insanlar vardır.

Zayıf liderlik tüm katılımcıların katılımının sağlanamaması ile kendini gösterir.

Gündem hazırlığı ve bildirilmesi toplantı öncesi hazırlık aşamasının zayıflığı ile ilgilidir.

Tüm katılımcılara toplantı liderliği konusunda yetenek geliştirme fırsatı sunmak dönüşümlü liderliğin amaçlarındandır.

Toplantıyı bitiminde özetlemek liderin görev verdiği değil kendi yerine getirdiği bir sorumluluktur.

Eğitici rolüyle ilgili olan mentorluktur.

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?) , içerik (ne?) , süreç (nasıl?) ve amaçtır(neden?).

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dış- lanmaktadır.

Amaç dışı kazanımları örtük program ifade eder.

Kolaylaştırıcı: Toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrası lojistikten de o sorumludur. Kimi zaman toplantı lideri de kolaylaştırıcı rolünü yerine getirmektedir.

Hep aynı rolü üstlenmek isteyen kişiye müdahale edilmesi gereken zorluk konformizmdir.

Dışadönük davanış gösteren kişiler genellikle aralıksız konuşma özelliği göstermekte ve tartışma konuları yaratacak eylemlerde bulunmaktadır.

Toplantıların değerlendirme aşaması umut ve korku gibi duyguların da öğrenilmesine olanak sağlar.

Lider öncelikli sorumludur

Toplantıda zamanın etkin yönetimi için toplantıda bir kişiyi zamana uygun olarak davranılması konusunda görevlendirmek liderin sorumlulukları arasındadır.

Toplantı sürecinde amaçlara varmaya en çok hizmet eden unsur güvendir. İşbirliğinin gerçekleşmesi güven ortamının sağlanmasına bağlıdır.

Zamanında başlayıp zamanında bitirmek doğrusudur

Etkisiz Gruplar

Toplantı sonrası takipte yapılacak işlemler:

I. Toplantıda yer alan konuşmaların kayda geçirilmesi sağlanmalıdır.

II. Toplantı bilgilerinin arşivlenmesi sağlanmalıdır.

IV. Toplantılarda alınan kararlara uygun takibin yapılması

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir.

Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır.

Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlar.

Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Örgütün uzun dönemli amaçlarından habersiz ya da bilgilendirilmemiş olan üyeler genellikle ilgisiz hâle gelmektedir. Toplantılardan önce haber verilmesi hâlinde üyeler de plan yapma ve toplantıya hazırlık için yeterli zaman yaratacaktır.

Toplantıların etkili olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir. Bir örgütte sorumluluk verilmemiş olan üyeler genellikle yıkıcı davranışlar geliştirme eğiliminde olmaktadır. Toplantı başkanı bu davranışları yönetebilmeli ve bu enerjiyi üretken bir kanala yönlendirebilmelidir.