TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir.

Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır.

Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlar.

Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Örgütün uzun dönemli amaçlarından habersiz ya da bilgilendirilmemiş olan üyeler genellikle ilgisiz hâle gelmektedir. Toplantılardan önce haber verilmesi hâlinde üyeler de plan yapma ve toplantıya hazırlık için yeterli zaman yaratacaktır.

Toplantıların etkili olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir. Bir örgütte sorumluluk verilmemiş olan üyeler genellikle yıkıcı davranışlar geliştirme eğiliminde olmaktadır. Toplantı başkanı bu davranışları yönetebilmeli ve bu enerjiyi üretken bir kanala yönlendirebilmelidir.

Etkisiz toplantıların nedenlerinden beşincisi ise, çevredir. Bir toplantının verimliliğini etkileyen en önemli ögelerden biri fiziksel çevredir. Bazı oturma düzenleri ve masa biçimleri özgür ve açık katılıma olanak verirken, bazıları bu durumu engellemektedir. Bu nedenle, çeşitli denemelerin sonunda en uygun çevrenin yaratılması toplantının etkinliğini arttıracaktır.

Görüldüğü gibi, örgütsel amaçlara uygun bir yönetimde; toplantıların ne olduğu kadar nasıl gerçekleştirildiği de önem kazanmaktadır. Toplantıların nasıl gerçekleşeceği ise toplantıların amaçlarıyla ilişkilidir. Özetlemek gerekirse toplantıları verimsiz ve etkisiz kılan ögeler, liderlik, hazırlık, üyeler ve çevre olarak toplanmaktadır.

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir.

Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır.

Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlar.

Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Örgütün uzun dönemli amaçlarından habersiz ya da bilgilendirilmemiş olan üyeler genellikle ilgisiz hâle gelmektedir. Toplantılardan önce haber verilmesi hâlinde üyeler de plan yapma ve toplantıya hazırlık için yeterli zaman yaratacaktır.

Toplantıların etkili olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir. Bir örgütte sorumluluk verilmemiş olan üyeler genellikle yıkıcı davranışlar geliştirme eğiliminde olmaktadır. Toplantı başkanı bu davranışları yönetebilmeli ve bu enerjiyi üretken bir kanala yönlendirebilmelidir.

Etkisiz toplantıların nedenlerinden beşincisi ise, çevredir. Bir toplantının verimliliğini etkileyen en önemli ögelerden biri fiziksel çevredir. Bazı oturma düzenleri ve masa biçimleri özgür ve açık katılıma olanak verirken, bazıları bu durumu engellemektedir. Bu nedenle, çeşitli denemelerin sonunda en uygun çevrenin yaratılması toplantının etkinliğini arttıracaktır.

Görüldüğü gibi, örgütsel amaçlara uygun bir yönetimde; toplantıların ne olduğu kadar nasıl gerçekleştirildiği de önem kazanmaktadır. Toplantıların nasıl gerçekleşeceği ise toplantıların amaçlarıyla ilişkilidir. Özetlemek gerekirse toplantıları verimsiz ve etkisiz kılan ögeler, liderlik, hazırlık, üyeler ve çevre olarak toplanmaktadır.

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir.

Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır.

Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlar.

Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Örgütün uzun dönemli amaçlarından habersiz ya da bilgilendirilmemiş olan üyeler genellikle ilgisiz hâle gelmektedir. Toplantılardan önce haber verilmesi hâlinde üyeler de plan yapma ve toplantıya hazırlık için yeterli zaman yaratacaktır.

Toplantıların etkili olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir. Bir örgütte sorumluluk verilmemiş olan üyeler genellikle yıkıcı davranışlar geliştirme eğiliminde olmaktadır. Toplantı başkanı bu davranışları yönetebilmeli ve bu enerjiyi üretken bir kanala yönlendirebilmelidir.

Etkisiz toplantıların nedenlerinden beşincisi ise, çevredir. Bir toplantının verimliliğini etkileyen en önemli ögelerden biri fiziksel çevredir. Bazı oturma düzenleri ve masa biçimleri özgür ve açık katılıma olanak verirken, bazıları bu durumu engellemektedir. Bu nedenle, çeşitli denemelerin sonunda en uygun çevrenin yaratılması toplantının etkinliğini arttıracaktır.

Görüldüğü gibi, örgütsel amaçlara uygun bir yönetimde; toplantıların ne olduğu kadar nasıl gerçekleştirildiği de önem kazanmaktadır. Toplantıların nasıl gerçekleşeceği ise toplantıların amaçlarıyla ilişkilidir. Özetlemek gerekirse toplantıları verimsiz ve etkisiz kılan ögeler, liderlik, hazırlık, üyeler ve çevre olarak toplanmaktadır.

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir.

Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır.

Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlar.

Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Örgütün uzun dönemli amaçlarından habersiz ya da bilgilendirilmemiş olan üyeler genellikle ilgisiz hâle gelmektedir. Toplantılardan önce haber verilmesi hâlinde üyeler de plan yapma ve toplantıya hazırlık için yeterli zaman yaratacaktır.

Toplantıların etkili olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir. Bir örgütte sorumluluk verilmemiş olan üyeler genellikle yıkıcı davranışlar geliştirme eğiliminde olmaktadır. Toplantı başkanı bu davranışları yönetebilmeli ve bu enerjiyi üretken bir kanala yönlendirebilmelidir.

Etkisiz toplantıların nedenlerinden beşincisi ise, çevredir. Bir toplantının verimliliğini etkileyen en önemli ögelerden biri fiziksel çevredir. Bazı oturma düzenleri ve masa biçimleri özgür ve açık katılıma olanak verirken, bazıları bu durumu engellemektedir. Bu nedenle, çeşitli denemelerin sonunda en uygun çevrenin yaratılması toplantının etkinliğini arttıracaktır.

Görüldüğü gibi, örgütsel amaçlara uygun bir yönetimde; toplantıların ne olduğu kadar nasıl gerçekleştirildiği de önem kazanmaktadır. Toplantıların nasıl gerçekleşeceği ise toplantıların amaçlarıyla ilişkilidir. Özetlemek gerekirse toplantıları verimsiz ve etkisiz kılan ögeler, liderlik, hazırlık, üyeler ve çevre olarak toplanmaktadır.

Sponsor olmak: Toplantı lideri olacak adayların desteklenmesinde kıdemli yöneticilerden birinin destekleyici bir rol üstlenmesidir. Burada sponsorun diğer yöneticilerden farkı, yönetici adayının doğrudan bir üstü olmak zorunda bulunmamasıdır.

           Dostça ve rahat                   Resmî ve gergin