TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim), içerik (ne), süreç (nasıl) ve amaçtır (neden).

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı, böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir.

Kötü zamanlama, katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlamaktadır.

Toplantının yürütülmesinde ldierler öncelikli sorumlulardır. Liderlerin dışında ise kolaylaştırıcı, yazıcı, katkıcı, uzman rolleri yer almaktadır.

Liderler, bir toplantıda planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme başta olmak üzere yönetim fonksiyonlarının tümünü yerine getiren kimselerdir.

Kolaylaştırıcı, toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrası lojistikten de o sorumludur.

Toplantı yönetimi için konsensüs oluşturmaya dayalı en ideal rolün kolaylaştırıcılık olduğu düşünülmektedir.

Konuşma, önem verilen konuları ifade etme ve düşünceleri açıkamak için, dinleme, diğerlerinden etkin biçimde öğrenmek için ve işbirliği ise tüm katılımcılarla ortaklaşa çalışma ypamak için yararlanılan temel becerilerdir.

Toplantı sürecinde amaçlara varmaya en çok hizmet eden unsur güvendir. İşbirliğinin gerçekleşmesi güven ortamının sağlanmasına bağlıdır.

Sırdaşlık, vegas kuralı olarak da adlandırılır. Buna göre kamusal olarak yayımlanmadığı sürece toplantıda yaşananlar toplantı üyeleri arasında kalır.

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir. Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Toplantıların etkili olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir. Etkisiz toplantıların nedenlerinden beşincisi ise, çevredir.

Yönetim, bir anlamda, farklı çıkar grupları, farklı düşüncelerdeki ve farklı amaçlara sahip kişiler arasında denge bulma, dengeyi koruma ve örgütsel amaçları gözetme etkinliğidir. Bu nedenle, ne türden bir toplantı olursa olsun, toplantıların yönetimi, toplantıların ve örgütün başarıya ulaşmasında anlık etkilere en duyarlı aşamadır.

Kolaylaştırıcı: Toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrası lojistikten de o sorumludur. Kimi zaman toplantı lideri de kolaylaştırıcı rolünü yerine getirmektedir.

Mentorluk: Koçluktan farklı olarak mentorluk toplantı liderlerinden adayların gelişmelerine katkıda bulunma, rehberlik etme, doğru uygulamalarla tanıştırma gibi eylemlerle bir eğitim sürecini talep eder. Bir anlamda, yeni yönetici adayları deneyimli bir öğretmen olan liderden öğrenir.

Kolaylaştırıcılar: Toplantı grubunun karar alma süreçlerine yardım etmekte, karar alma süreci tamamlanana kadar, her bir konunun ekseninden kaymasını engelleyerek tartışmaları sürdürmede, her bir katılımcının toplantıya verecekleri katkıları azami dereceye çıkartmakta, konuları açıklığa kavuşturmada ve özetlemede, bu sayede konsensüs oluşmasını sağlamada ve kararları resmî hâle getirmede, grubun çatışmaları çözmesine olanak sağlamada, toplantı zamanına bağlı kalmada, her bir anlaşılan kararın ve eylem planının kayda geçirilmesinde etkin rol alırlar.

Toplantılarda gündemin kolayca anlaşılması, odaklanılması ve görüş alışverişinde bulunulması için diyalog temelli bir ortam yaratılması önerilmektedir. Bu ortamın yaratılmasında yöneticilerin kısa, anlaşılır ve özlü biçimde bilgi paylaşımında bulunması beklenmektedir. Toplantıya katkı sağlarken, toplantı ekibinin düşüncelerinizi, görüşlerinizi ve tartışmadaki konumunuzu tüm ekip üyelerinin bilmesi gerekmektedir.

Kaybet/ Kazan durumu: Toplantıda bir tarafın kendi çıkarları, beklenti ve isteklerinden diğer tarafın lehine vazgeçmesi durumudur. Bu durum genellikle taraflardan birinin çatışmadan kaçınması ve toplantının ve ekibin korunması adına tartışmalardan çekilmesi ile karakterize edilmektedir.

Kitabınızın önceki bölümlerinde, toplantılara yönelik hazırlıklara değinilmişti. Toplantıya yönelik hazırlıkları kontrol eden toplantı lideri, toplantı başlamadan önce bir önceki toplantıya yönelik olarak aşağıdaki soruları gözden geçirerek toplantı yönetimi süreci başlatılabilir: Bir önceki toplantı neye benziyordu ve neler hissettirdi? Ekip bir arada iyi çalıştı mı? Sürekli konuşanlar ve hiç konuşmayanlar kimler? Ekip nasıl bir karar alma süreci izledi? Ekip üyeleri toplantıya yaptıkları katkılar bakımından sorumluluklarını yerine getirdi mi?

Ekip Süreci: Ekibin birlikte çalışmasına yönelik becerilerinin değerlendirilmesi ve bir sonraki toplantıya ilişkin amaç ve rollerin belirlenmesidir. Bugünkü toplantıda neler iyi gitti? Nelerin geliştirilmesi gerekmektedir? (iletişim, karar alma, kaynaklar, hesap verme ve rehberlik gibi başlıkların gözden geçirilmesi)

Toplantıların değerlendirilmesinde aşağıdaki uygulamalar katkı sağlayacaktır: Katılımcıların her birinden toplantıyla ilgili duygu ve düşüncelerini özetleyen bir konuşma yapmalarını ya da büyük boyuttaki bir kağıda her birinin düşüncelerini yazmalarını istemek. Her katılımcıdan toplantının en güçlü ve en zayıf geçen anlarıyla ilgili örnekler vermelerini istemek. Bir değerlendirme anketi hazırlayarak toplantı sonunda katılımcılara dağıtmak. Katılımcılara toplantıda en çok akıllarında kalan bilgilerin neler olduğunu sormak. Toplantının başında katılımcılardan toplantıyla ilgili umut ve korkularını küçük kağıtlara yazmalarını istemek ve bu kağıtları duvara asarak toplantı sonunda bir karşılaştırma yapmalarını sağlamak. Sonrasında hangi beklentilerinin gerçekleştiğini ve hangi kaygılarının çözüldüğünü sormak. Toplantı başında katılımcılardan elde edilen beklentilerin bir listesini yapmak ve toplantı sonunda toplantının amaçları ve sürecini bu beklentiler açısından sorgu-lamalarını sağlamak.