TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

Toplantıya davet edilmesi önerilen kişiler şu şekildedir:
• Toplantı konusu ya da toplantı gündem maddeleri konusunda uzman olanlar,
• Toplantıda kararlarında mutlaka bulunması gerekenler,
• Toplantı kararlarının ya da çözümlerin uygulanmasında kritik öneme sahip olanlar,
• Toplantıda temsil edilen ya da konuşulan problem(ler)den en fazla etkilenenler
• Uygulama kararlarından ya da çözüm yöntemlerinden sorumlu olanlar,
• Toplantı konuları konusunda anlamlı katkı sağlayabilecek yeterli bilgi sahibi olanlar.

Toplantı gündemine ilgi duyanlar bunlardan biri değildir. Doğru cevap C'dir.

Motivasyon toplantılarında katılımcı sayısı limitsizdir. Bu tür toplantılarda katılımcı
sayısının yüksek olması tercih edilir. Doğru cevap A'dır.

Program bileşenleri dört temel alanı içermektedir. Bu alanlar; toplantı oturumları, yiyecek ve içecek hizmetlerinin sunumu, sergiler ve ticari gösteriler ile boş zaman ve sosyal aktivitelerdir. Teknik hizmetler bunlardan biri değildir. Doğru cevap B'dir.

Uluslararası bir toplantı için turistik bölge seçim sürecinde verilen kriterlerden hepsi yer almaktadır. Doğru cevap E'dir.

Toplantılar için tanımlanan oturum düzenleri şu şekildedir: U düzeni, sınıf düzeni, banket düzeni, konferans/tiyatro düzeni, oval veya daire düzenidir, Sıra düzeni bunlardan biri değildir. Doğru cevap B'dir.

Konferans/tiyatro düzeni: Katılımcı sayısının fazla olduğu konferans, kongre gibi toplantılarda tercih edilmektedir. Pasif bir toplantı düzeni olduğu için daha çok bilgilendirme, yönlendirme toplantıları için uygundur. Doğru cevap D'dir.

Konaklama ücreti bir kongrenin gelir kaynaklarından biri değildir. Doğru cevap A'dır.

Toplantı Amaçlarının ve Hedeflerinin Belirlenmesi

Bütün toplantı etkinliklerinde planlama süreci amaçların belirlenmesiyle başlamaktadır. Örneğin toplantı her yıl düzenlenen bir derneğin genel kurul toplantısı gibi seri toplantılardan biri ise düzenli olarak gerçekleştirilmektedir ve toplantının gerçekleşeceği şehir, üye ülkeler arasından seçilmektedir ve bu tür toplantıların amaçları genellikle toplantının tüzüğünde tanımlanmaktadır. Bununla beraber, serideki her bir toplantının kendine özgü spesifik amaçları da bulunmaktadır (Krugman ve Wright, 2007: 44-45).

Toplantı amacı belirlenirken uyulması gereken ilkeler aşağıdaki şekilde ifade edilebilir (Mısırlı, 2013):

• Toplantı amacı açık, seçik ve herkes tarafından anlaşılır olmalıdır.
• Toplantı amacı gerçekçi olmalıdır.
• Toplantı amacı yazılı bir şekilde oluşturulmalıdır.
• Toplantı amacı tüm katılımcılara duyurulmalıdır.

İş döküm şeması, toplantının hazırlanma- sında yerine getirilecek görevler ve yapılacak işlerin hiyerarşik olarak daha küçük parçalara ayrılmasıdır. İş döküm şemasında, toplantı organizasyonunda çeşitli aktivitelerden sorumlu organizasyon, tedarikçiler ve bireyler ile bu aktivitelerin tamamlanması için gerekli tahmini süre tanımlanır.

Toplantı Oturum Başkanının (Kolaylaştırıcının) Sorumlulukları

Toplantı amaçları, toplantı zamanı, mekânın belirlenmesi, katılımcıların davetedilmesi, konuşmacı gibi özel konukların davet edilmesi ve gerekli ise konaklama ve yiyecek-içecek hizmetlerinin planlanması ve koordinasyonunun sağlanması,

Toplantı kapsamında açık bir iletişim beklentilerinin karşılanması, toplantı protokollerinin sağlanması, toplantı kaynaklarının ve donanımın, tüm toplantı takımının toplantı gününde ve zamanında toplantı mekânında hazır bulunmasını sağlamak ve bu süreci yönetmek,

Toplantı gündemi aracılığı ile toplantı sürecinin yönetilmesi ve liderlik rolünü üstlenerek toplantının kolaylaştırılması. Tüm katılımcıların toplantıya eşit derecede katılım sergileyebilmesi için fırsatların verilmesini sağlayarak tartışmaları yönetmek ve rehberlik etmek.

Toplantı tartışmaları, beyin fırtınası oturumları ve mini workshoplar için fikir vestratejilerin desteklenmesi.

Mini Workshop Oturum Başkanı (Kolaylaştırıcı) Görev ve Sorumlulukları

• Gerektiğinde spesifik özel projeleri planlamak ve yönetmek,
• Toplantı çerçevesi içerisinde mini workshoplara liderlik yapmak ve kolaylaştırmak, • Proje yönetim araçlarını kullanarak özel proje gelişmelerini kaydetmek ve yönetmek,
• Proje çerçevesi içerisinde teslim tarihleri, roller ve sorumluluklar kapsamında tüm proje üyelerini bilgilendirmek amacıyla takım iletişimini yönetmektir.

Toplantı Türü

Önerilen Maksimum Katılımcı

Problem çözme toplantıları

Beş ya da daha az katılımcı

Karar alma toplantıları

Beş ya da daha az katılımcı

Problem tanımlama toplantıları

Maksimum 10 katılımcı. Daha fazla katılımcı sayısı süreci çıkmaza sokabilir.

Eğitim Seminerleri

Özellikle uygulamalı eğitimler için maksimum 15 katılımcı

Bilgilendirme amaçlı toplantılar

Etkileşimi sağlamak için maksimum 30 katılımcı

İnceleme ya da sunum toplantıları

Etkileşimi sağlamak için maksimum 30 katılımcı

Motivasyon toplantıları

Katılımcı sayısı limitsizdir. Bu tür toplantılarda katılımcı sayısının yüksek olması tercih edilir.

Toplantının harcama alanları belirlendikten sonra özellikle kongre, konferans gibi toplantılarda bu harcama kaynaklarını ve çeşitli kongre aktivitelerini desteklemek için gelir kaynakları tanımlanır. Örneğin bir kongre için temel gelir kaynakları:

Katılımcıların kayıt ücretleri: Bu gelir kaynağı her tür kongre için temel sabit gelir kaynağıdır.

Sponsorluk: Diğer etkinlikler gibi kongrelerin de sponsorların desteği olmadan düzenlenmesi neredeyse imkânsızdır. Sponsorların etkinliğe desteği ayni, nakdi ve hizmet yardımı şeklinde olabilmektedir. Sponsorlar, ürün bağışları, performans, medya teşvikleri, seyahat ve konaklama masrafları gibi çeşitli alanlarda etkinliğe destek olabilmektedir (Argan, 2007: 343-344).

Bağışlar ve destekler: Bir kongrenin bağış ve destekleri yerel yönetimlerden olabileceği gibi çeşitli kurumlardan da sağlanabilmektedir.

Lisanslı ürünler: Eğitim materyalleri, geçmiş kongrelerin bildiri kitapları, kongreyle ilgili her tür ticari ürünün satışından elde edilen gelirlerdir.

Reklamlar: Kongre broşürleri, oturum salonları gibi çeşitli reklam alanlarının satışından elde edilen gelirlerdir.

Gala yemeği temel gelir kaynaklarından değildir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Banket düzeni: Özellikle grup çalışmalarını içeren seminerlerde tercih edebilecek bir oturum düzenidir. Grup üyelerinin birbirleriyle göz teması kurmasında ve grup tartışmalarında kolaylık sağlamaktadır. Öte yandan birleştirilmiş masalarla oluşan geniş yüzey, her türlü çalışmaya olanak tanımaktadır.

Sınıf düzeni: Sınıf oturum düzeni eğitim amaçlı toplantılar için uygun bir oturum dü- zenidir ve 25-30 kişilik gruplarda tercih edilen bir düzendir. Tüm toplantı katılımcılarının sahneye görüş açısı tamdır. Birbirlerinin arkasında çapraz şekilde otururlarsa katılımcılar sahneyi daha iyi göreceklerdir. Sınıf oturum düzeninde katılımcıların dikkatleri sunucuya daha iyi odaklanır.