TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

İş döküm şeması, toplantının hazırlanmasında yerine getirilecek görevler ve yapılacak işlerin hiyerarşik olarak daha küçük parçalara ayrılmasıdır. Doğru yanıt A şıkkıdır.

Toplantı süresince kaydedilen tüm bu notları düzenleyerek toplantı sonrası değerlendirme raporunu hazırlamak ve tüm katılımcılara bu raporu iletmek, toplantı kaydedicinin sorumluluğundadır. Doğru yanıt B şıkkıdır.

Motivasyon toplantılarında katılımcı sayısının yüksek olması tercih edilir. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Uluslararası etkinliklerin gerçekleştirilmesi için en popüler aylar eylül ve hazirandır. Doğru yanıt C şıkkıdır.

Kargo maliyetleri, yönetim maliyetleri kapsamındadır. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Finansal işlemleri izlemenin en basit yolu, para akışının tahmin edilmesi, gelir ve harcama tablolarının kullanılmasıdır. Doğru yanıt B şıkkıdır.

Engeller, ulaşılabilirlik temel kriteri kapsamındadır. Doğru yanıt E şıkkıdır.

Daire düzeni, eşit düzeydeki yöneticilerin veya çalışanların katıldıkları toplantılar için ideal bir oturum düzenidir. Doğru yanıt A şıkkıdır.

U-düzeni ve banket düzeninde katılımcılar birbirleriyle etkin göz teması kurabilirler. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Türüne ve ölçeğine bakılmaksızın genel olarak bir toplantının planlama süreci sekiz temel aşamayı kapsamaktadır. Bunlar; toplantı amaçlarının ve hede erinin belirlenmesi, toplantı gündeminin hazırlanması, görevlerin tanımlanması ve organize edilmesi, toplantı katılımcılarının ve toplantı katılımcı sayısının belirlenmesi, toplantı programının planlanması, bütçeleme, toplantılar için turistik bölge ve toplantı mekânı seçimi ve toplantı oturum düzeninin belirlenmesidir.

Türüne ve ölçeğine bakılmaksızın genel olarak bir toplantının planlama süreci sekiz temel aşamayı kapsamaktadır. Bunlar; toplantı amaçlarının ve hede erinin belirlenmesi, toplantı gündeminin hazırlanması, görevlerin tanımlanması ve organize edilmesi, toplantı katılımcılarının ve toplantı katılımcı sayısının belirlenmesi, toplantı programının planlanması, bütçeleme, toplantılar için turistik bölge ve toplantı mekânı seçimi ve toplantı oturum düzeninin belirlenmesidir.

Toplantı amacı belirlenirken uyulması gereken ilkeler aşağıdaki şekilde ifade edilebilir (Mısırlı, 2013):

Toplantı amacı açık, seçik ve herkes tarafından anlaşılır olmalıdır.

Toplantı amacı gerçekçi olmalıdır.


Toplantı amacı yazılı bir şekilde oluşturulmalıdır.


Toplantı amacı tüm katılımcılara duyurulmalıdır.

Toplantı gündemi olabildiğince detaylı hazırlanmalıdır. Hazırlanacak toplantı gündeminde yer alması gereken bilgiler şu şekildedir (Gaines, 2016):

Toplantıyı düzenleyen kurumun adı


Toplantı tarihi ve saati


Toplantının gerçekleşeceği yer

Toplantının amacını açıklayan kısa bir bilgilendirme özeti


Toplantıda tartışılacak konu başlıkları


Toplantıda tartışılacak konuların sıralaması


Eğer mümkünse her bir gündem maddesi için ayrılacak süre belirtilmelidir.

Bir toplantı organizasyonu kapsamında toplantı programının belirlenmesi, bütçenin hazırlanması gibi çeşitli personel tarafından yerine getirilecek görevler tanımlanmaktadır. Görev alanları ve çeşitli aktiviteler belirlendikten sonra, belirlenen bu alanlar ve aktiviteler iş paketleri içerisinde ayrılır, böylece bir iş döküm şeması hazırlanır (McCabe, Poole, Weeks ve Leiper, 2000: 241). İş döküm şeması, toplantının hazırlanmasında yerine getirilecek görevler ve yapılacak işlerin hiyerarşik olarak daha küçük parçalara ayrılmasıdır. İş döküm şemasında, toplantı organizasyonunda çeşitli aktivitelerden sorumlu organizasyon, tedarikçiler ve bireyler ile bu aktivitelerin tamamlanması için gerekli tahmini süre tanımlanır.

Toplantı Kaydedicinin Sorumlulukları

Toplantıya katılacakların pozisyonlarına göre değil, toplantının amaçları doğrultusunda uzmanlık alanlarına göre seçmek gerekmektedir. Ayrıca dışarıdan uzman çağırmak gerektiğinde toplantıya çağrılması ve görüşlerinin alınmasının önemli olduğu belirtilmektedir. Bu kişiler toplantının tamamına toplantıya katılmaktan ziyade, sadece uz- man oldukları alanda fikirlerini ortaya koymakta ve toplantıdan ayrılmaktadır (Yeşil, 2012). Toplantıya davet edilmesi önerilen kişiler şu şekildedir (Romano ve Nunamaker, 2001: 6):

Amaçsız toplantılar motivasyonu düşürür ve zaman kaybına neden olur.