TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

İş döküm şeması, toplantının hazırlanmasında yerine getirilecek görevler ve yapılacak işlerin hiyerarşik olarak daha küçük parçalara ayrılmasıdır. İş döküm şemasında, toplantı organizasyonunda çeşitli aktivitelerden sorumlu organizasyon, tedarikçiler ve bireyler ile bu aktivitelerin tamamlanması için gerekli tahmini süre tanımlanır. Doğru cevap E’dir. 

Toplantı düzenlemede toplantı görevlisinin; toplantıya davet etme, toplantı salonunu hazırlama, toplantıya katılacakları bilgilendirme, destekleyici malzemeleri sağlama, toplantı salonunu düzenleme, rapor özeti hazırlama gibi görevleri bulunmaktadır. Bu anlamda, toplantı görevlisinin; yazışmaları düzenleme, bilgi toplama, raporlama, hatırlatma, arşivleme ve iş önceliklerini belirleme gibi genel görevlerinin yanı sıra süreklilik göstermeyen kimi özel görevleri de üstlenir. Doğru cevap E’dir. 

Gündem maddelerinin tartışılması ve görüşülmesi sürecinde her bir gündem maddesi için ayrılan süre çerçevesinde kalınması konusunda katılımcıları izlemek, süreyi tutmak ve süre konusunda katılımcılara bilgi vermek zaman tutucunun sorumlulukları arasındadır. Doğru cevap D’dir. 

Oditoryumlar büyük ölçekli ve buna bağlı olarak katılımcı sayısının çok yüksek olduğu kongre, konferans türü toplantılar için uygundur. Genellikle büyük bir salonun çevresinde, farklı amaçlarla kullanılabilecek, küçük salonlar ve odalar bulunmaktadır. Oditoryum salonlarının zemini sahneden uzaklaştıkça yükselmektedir. Oturma düzeni sabittir ve genellikle tiyatro düzenindedir. Doğru cevap C’dir. 

Günümüzde teknolojinin gelişmesi ile birlikte ölçeğine bakmaksızın her türlü toplantının sanal düzeyde gerçekleştirilmesi mümkün olmaktadır. Özellikle personeli farklı coğrafyalara yayılmış büyük işletmeler için teknoloji odaklı toplantılar akıllı salonlarda yapılabilmektedir. Doğru cevap A’dır.

Sınıf oturum düzeni eğitim amaçlı toplantılar için uygun bir oturum düzenidir ve 25-30 kişilik gruplarda tercih edilen bir düzendir. Tüm toplantı katılımcılarının sahneye görüş açısı tamdır. Birbirlerinin arkasında çapraz şekilde otururlarsa katılımcılar sahneyi daha iyi göreceklerdir. Sınıf oturum düzeninde katılımcıların dikkatleri sunucuya daha iyi odaklanır. Doğru cevap B’dir. 

Toplantıdan önce beklentileri belirlemek,
• Kimlerin mevcut olduğunu saptamak,
• Bağlantıları doğrulamak,
• Başlangıçta süreç ve protokolleri gözden geçirmek,
• Katılımcıları görsellerden yararlanarak odaklamak,
• Gündemi takip etmek,
• Dönüt almayı teşvik etmek,
• Diyalogların kontrolünü sağlamak,
• Ekibin gündelik konuşma yapmasına ve ilişki geliştirmesine destek olmak

Paylaşılan amaçları göz önünde tutmak,
2. Süreci görülür kılmak. Örneğin elektronik sayaca başvurmak.
3. Başarıları kutlamak- ödüller ve kutlamalar yapmak,
4. Gözle görülmeyen performansları kamusal ve özel alanda fark etmek,
5. Takdirlerinizi belirtmek, meseleleri yüzeye çıkartmak ve olası gerginlikleri dindirmek
için ekip üyeleriyle sıklıkla iletişime geçmek,
6. Ekip üyeleriyle ayda en az bir kez birebir görüşme olanağı yaratmak yüz yüze toplantılardan, kısa süreli ve çok sayıdaki sanal toplantıya geçişte; toplantıların
ivmesini kesmeden motivasyonu arttıracak yollardandır.

Kendimiz ve müşterilerimiz için etkili bir sanal toplantının ne olduğunu belirlemek
önemlidir. Her bir toplantı için hedef ve amaçları belirlemek ve etkililiğimizi nasıl ölçeceğimizi saptamak odaklanmamızı ve hazırlığımızı anlamlı kılacaktır.
1. Amaçlarımıza ve istediğimiz sonuçlara ulaştık mı?
2. İstediğimiz düzeyde katılım sağladık mı?
3. Kullandığımız teknoloji değer yarattı mı?
4. Belirlediğimiz zamana bağlı kaldık mı?
5. Katılımcılar süreç ve sonuçlara yönelik güven ve inanç geliştirdi mi?
6. Katılımcılar sonraki bir toplantıyı istiyor mu?
7. Müşterilerimiz tekrar bizimle çalışmak istiyor mu?
Sanal toplantıların başarısı için katılımcılardan, müşterilerden ve toplantı sahiplerinden dönüt almak yararlı olacaktır.

Toplantı öncesi planlama süreci sekiz temel aşamayı kapsamaktadır. Bunlar; toplantı amaçlarının ve hedeflerinin belirlenmesi, toplantı gündeminin hazırlanması, görevlerin tanımlanması ve organize edilmesi, toplantı katılımcılarının ve toplantı katılımcı sayısının belirlenmesi, toplantı programının planlanması, bütçeleme, toplantılar için turistik bölge ve toplantı mekanı seçimi ve toplantı oturum düzeninin belirlenmesidir.

Toplantı amacı belirlenirken uyulması gereken ilkeler aşağıdaki şekilde ifade edilebilir.

Hazırlanacak toplantı gündeminde yer alması gereken bilgiler şu şekildedir:

Toplantı gündemi, onaylanmasının ardından zamanında katılımcılara iletilmelidir. Bu amaçla, e-posta, telefon, faks, kurye, gazete ilanı, kurumun web sitesi gibi araçlar kullanılır.

İş döküm şeması, toplantının hazırlanmasında yerine getirilecek görevler ve yapılacak işlerin hiyerarşik olarak daha küçük parçalara ayrılmasıdır.

Toplantı oturum başkanının sorumlulukları şunlardır:

Problem tanımlama toplantıları için maksimum 10 katılımcı önerilmektedir. Daha fazla katılımcı sayısı süreci çıkmaza sokabilir.

Oditoryumlar büyük ölçekli ve buna bağlı olarak katılımcı sayısının çok yüksek olduğu kongre , konferans türü toplantılar için uygundur. Genellikle büyük bir salonun çevresinde, farklı amaçlarla kullanılabilecek küçük salonlar ve odalar bulunmaktadır. Salonların zemini sahneden uzaklaştıkça yükselmektedir. TOruma düzeni sabittir ve genellikle tiyatro düzenindedir. Oditoryumlar büyük mekanlar olduğu için havalandırma, ses düzeni, aydınlatma gibi özellikleri profesyoneldir. Oditoryum salonlarının ortak özellikleri şu şekildedir:

Bir kongre merkezi tarafından sunulan hizmetlerin kalitesinin değerlendirilmesinde, toplantı planlayıcıları tarafından dikkat edilen unsurlar şunlardır:

U düzeni, bir günü aşmayan ve kalabalık olmayan gruplarda özellikle tercih edilen bir düzenidir. Hem konuşmacı hem de katılımcılar birbirleriyle etkin göz teması kurabilirler.

Hava tahminiyle ilgili bilgilerin toplantı gündeminde yer alması gerekmez. Doğru yanıt E şıkkıdır.