TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

Türüne ve ölçeğine bakılmaksızın genel olarak bir toplantının planlama süreci sekiz temel aşamayı kapsamaktadır. Bunlar; toplantı amaçlarının ve hedeflerinin belirlenmesi, toplantı gündeminin hazırlanması, görevlerin tanımlanması ve organize edilmesi, toplantı katılımcılarının ve toplantı katılımcı sayısının belirlenmesi, toplantı programının planlanması, bütçeleme, toplantılar için turistik bölge ve toplantı mekânı seçimi ve toplantı oturum düzeninin belirlenmesidir. Doğru cevap B.

Hazırlanacak toplantı gündeminde yer alması gereken bilgiler şu şekildedir (Gaines, 2016): • Toplantıyı düzenleyen kurumun adı • Toplantı tarihi ve saati • Toplantının gerçekleşeceği yer (Toplantının gerçekleşeceği yer, video-konferans ve online toplantılar için giriş ve bağlanma bilgileri) • Toplantının amacını açıklayan kısa bir bilgilendirme özeti • Toplantıda tartışılacak konu başlıkları • Toplantıda tartışılacak konuların sıralaması • Eğer mümkünse her bir gündem maddesi için ayrılacak süre belirtilmelidir. Doğru cevap E.

Gazete ilanı: Özellikle üye sayısının çok olduğu ve üyelerin ülke içinde coğrafi yayılımının yüksek olduğu dernekler, STK’ler gibi kurumların toplantı gündemlerinin duyulmasında gazete ilanları etkili bir yöntemdir. Ancak bu yöntemin dezavantajı, olası katılımcıların duyurudan haberdar olup olmadığına ilişkin kesin bir bilgi sağlanamamaktadır. Doğru cevap C.

Toplantı Kaydedicinin Sorumlulukları • Takım üyeleri ya da toplantı katılımcılarının toplantının ana hatları hakkında bilgi sahibi olabilmeleri için önerilen toplantı gündemini göndermek, • Takım üyeleri ya da toplantı katılımcılarını gündem maddeleri önerileri için davet etmek, • Katılımcılar tarafından gönderilen tüm gündem maddelerini ile toplantı oturum başkanından alınan gündem maddelerini düzenleyerek tamamlanmış gündem maddelerini tüm katılımcılara ve oturum başkanına göndermek, • Toplantı süresince toplantı tartışmalarından, beyin fırtınası oturumlarından ve mini workshoplardan ortaya çıkan önemli noktaları, geri bildirimleri ve kararları kayıt altına almak, toplantı sürecini takip etmek, • Toplantı süresince kaydedilen tüm bu notları düzenleyerek toplantı sonrası değerlendirme raporunu hazırlamak ve tüm katılımcılara bu raporu iletmek. Doğru cevap A.

Doğru cevap C.

Program bileşenleri dört temel alanı içermektedir. Bu alanlar; toplantı oturumları, yiyecek ve içecek hizmetlerinin sunumu, sergiler ve ticari gösteriler ile boş zaman ve sosyal aktivitelerdir. Doğru cevap E.

Uluslararası bir toplantı için turistik bölge seçim sürecinde çeşitli kriterler temel alınmaktadırlar. Genel olarak bu kriterler bölgenin ulaşılabilirliği, bölgedeki konaklama ve kongre merkezi tesislerinin kapasitesi ve bu merkezlerde sağlanan hizmet kalitesi, bölgenin turistlere ve toplantı katılımcılarına sunduğu eğlence fırsatları ve çekiciliklerdir. Doğru cevap D.

Oval veya daire düzeni: Eşit düzeydeki yöneticilerin veya çalışanların katıldıkları toplantılar için ideal bir oturum düzenidir. Tüm katılımcılar birbirleriyle göz kontağı kurabilir ve ast üst ilişkisi masa düzenini bakarak belli olmaz. Yetkililerin ve temsilcilerin katıldığı, tartışmaya ve katılıma açık, en demokratik toplantı oturum düzenidir. Doğru cevap A.

Yüz yüze iletişimin en önemli avantajları, katılımcılar arasında hızlı bir bilgi akışı sağlaması ve toplantı ekibi için güven ortamı yaratmanın kolay hale gelmesidir.

Veri konferansı, katılımcıların uygulama paylaşımlarını sağladıkları sanal toplantı biçimini ifade etmektedir.

Audio Konferans, konferans aramaları olarak da bilinen üç ya da daha fazla kişinin telefon ya da internet kanalıyla birbirlerine bağlanarak toplantı yapmalarını ifade eder. Bu toplantı türünde katılımcılar birbirleriyle veri paylaşımında bulunmamakta ve birbirlerinin yüzlerini görmemektedir. Basit anlamıyla çok kişinin katıldığı bir telefon konuşması biçiminde ilerlemektedir.

Web konferans araçları yalnızca gerçek zamanlı olarak toplantıya katılan katılımcılara bilgi sağlamak için kullanışlı araçlardır. Teknoloji içeren araçlar:
1. Sunumlar
2. Paylaşılan masaüstü
3. Paylaşılan uygulamalar (applications) ve whiteboardlar
4. Chat (anında konuşma ortamları)
5. Oylamalar
6. Kayıtlar'dır.

Anketler, web toplantı araçları kapsamında değerlendirilmektedir.

Başarılı bir sanal toplantının temeli, tüm yönetim fonksiyonlarının sanal ortamda uyumlaştırılmasından geçmektedir. Bu fonksiyonlar; planlama, örgütleme, yöneltme, denetleme, koordinasyon (eş güdümleme) ve iletişimdir.

Başarılı bir sanal toplantının planlanmasında yöneticiler ve kolaylaştırıcılar etkin rol almaktadır. Planlama sırasında aşağıdaki sorulara yanıt vermek yararlı görünmektedir:
1. Somut ve soyut amaçlarımız nelerdir?
2. Eğer yüz yüze bir toplantı olsaydı, gündemim ne olurdu? Katılımcı etkileşimi hangi
düzeyde gerçekleşecek?
3. Her bir adım sanal olarak nasıl yürütülebilir?
4. Her bir adımda kimlerin dahil olması gerekir?
5. Neler eş zamanlı tartışılmak durumunda, hangi maddeleri sonrasında tartışabiliriz?
6. Hangi teknoloji araçları sürecin adımlarını en iyi biçimde destekler?
7. Hangi sorunları öngörüyorum? Bunlara yönelik neler yapabilirim?
8. Müşteri ya da sponsorun hangi rolde olmasını istiyorum?
9. Katılımcıları en iyi biçimde nasıl hazırlarım?
10. Toplantıları koordine etmek için ne kadar süreye ihtiyacım var?

Çok görevli olmak (multitasking), aynı anda birden fazla işe odaklanarak, eş zamanlı olarak birbiriyle ilgili olmayan birtakım işleri yerine getirmektir.

Toplantıların zaman kaybına yol açmadan verimli ve başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak için toplantı öncesi planlama aşamasında toplantı amacının belirlenmesi gerekmektedir.

CEVAP: Toplantı amacının açık ve herkes tarafından bilinmesi, amacının gerçekçi olması ifade edilirken, toplantı amacının sözlü değil yazılı olması gerektiği, ayrıca amacının herkes tarafından bilinmesi gerektiği belirtilmektedir. Doğru cevap B’dir. 

Toplantı gündemi, bir toplantı rehberi olarak görülmektedir ve toplantı süreci için bir odak noktası sağlamaktadır. Toplantı gündemi, bir önceki aşamada belirlenen amaçlar doğrultusunda şekillenir. Gündemler öncelikle katılımcılar ve toplantıyı organize edenler için toplantının arzu edilen sonuçlarına odaklanılmasını sağlar. Doğru cevap C’dir. 

Toplantı katılımcı sayısının az olduğu durumlarda (maksimum 10 katılımcı) verimli olabilecek yöntemlerden biridir. Ancak katılımcı sayısının fazla olduğu toplantılarda oldukça maliyetli bir yöntemdir. Doğru cevap D’dir.