TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

Örgütlerin büyük çoğunluğu toplantılar olmadan işlevlerini yerine getirememektedir. İdare heyeti toplantıları, derneklerin genel kurul toplantıları gibi toplantılar yasa gereği zorunlu olmaktadır. Örgütlerde gerçekleştirilen toplantıların sayısı örgüt içinde yapılan işe ve toplantıların amacına göre değişebilmektedir. Toplantıları düzenlemek için birçok güçlü sebep mevcuttur. Bunlar (Şen, 2013):

Bilgi alışverişi yapmak ve değerlendirmek: Ekipteki elemanların neler yaptığını, işe uygunluğunu görebilmek ve tekrarları engellemek için önemlidir. Bir grup, belli bir bilgiyi çeşitli bakış açılarını ön plana getirerek, bir bireyden daha iyi değerlendirebilir. Böylece yanlış anlamaların ve değerlendirmelerin de sayısı azalmaktadır. Bunun için bilgi toplamak, bunları diğerlerine aktarmak ve değerlendirmek karar verme açısından öncelikle yapılması gereken faaliyetlerdir. Müşteriler ve satıcılar arasında yapılan danışmanlık toplantıları bu gruba verilecek tipik bir örneği oluşturmaktadır. Bilgilendirme toplantıları bilginin belli bir şekilde el değiştirmesini ve değerlendirilmesini sağlamaktadır. Ekip lideri, nasıl etkileneceklerini görebilmeleri açısından üst düzey karar ve değişiklikleri, ekip üyelerine açıklar. Buna karşılık olarak ekip üyeleri söylenenleri doğru anlayıp anlamadıklarını kontrol eder, değişikliklerin kendi işlerini nasıl etkileyeceğini değerlendirir ve bu kararlara yönelik bir taahhütte bulunurlar. Bilgilendirme toplantıları ekip üyelerinin değişime yönelik tepkilerini aktarmaya yönelik iyi bir fırsat da sunar.

Sorunları çözmek: Yönetimle ilgili toplantıların çoğu bir şekilde belli sorunların çözülmesini de kapsamaktadır. Grubun belli bir sorunu çözebilme başarısı, toplu düşünme kalitesine de bağlıdır. Sorunlar bir şekilde tatminsizlik yaratan durumlar ya da durumlardaki değişikliklerden kaynaklanan güçlükler olabilmektedir. Sorun çözümünde başarılı olamayan gruplar uzman bilgisine ihtiyaç duyar.

Çatışmaları sona erdirmek: Örgütlerde çatışmanın kaynağının bulunması, bunu değerlendirmek için farklı bakış açılarının geliştirilmesi ve çatışma ile başa çıkabilmek için değişik imkânların araştırılması gerekmektedir. Çatışmaların sona erdirilmesine yönelik en iyi örnek olarak müzakereler gösterilebilir.

Motive etmek: Toplantılar, diğer yapılanlarla bağlantı kurarak yapılan işlere bir anlam kazandırmaya ve aynı zamanda ortaya çıkan sorunları topluca ele almaya imkân tanır. Grubun desteği bireylere enerji ve motivasyon kazandırarak, daha iyi bir performans göstermelerine imkan tanımaktadır. Kendilerine göre bir hedef ortaya koyan grup elemanları, kendi amirlerinin isteklerinden daha çok kendilerinden talepte bulunmaktadırlar.

Bilgi alışverişi yapmak ve değerlendirmek: Ekipteki elemanların neler yaptığını, işe uygunluğunu görebilmek ve tekrarları engellemek için önemlidir. Bir grup, belli bir bilgiyi çeşitli bakış açılarını ön plana getirerek, bir bireyden daha iyi değerlendirebilir. Böylece yanlış anlamaların ve değerlendirmelerin de sayısı azalmaktadır. Bunun için bilgi toplamak, bunları diğerlerine aktarmak ve değerlendirmek karar verme açısından öncelikle yapılması gereken faaliyetlerdir. Müşteriler ve satıcılar arasında yapılan danışmanlık toplantıları bu gruba verilecek tipik bir örneği oluşturmaktadır. Bilgilendirme toplantıları bilginin belli bir şekilde el değiştirmesini ve değerlendirilmesini sağlamaktadır. Ekip lideri, nasıl etkileneceklerini görebilmeleri açısından üst düzey karar ve değişiklikleri, ekip üyelerine açıklar. Buna karşılık olarak ekip üyeleri söylenenleri doğru anlayıp anlamadıklarını kontrol eder, değişikliklerin kendi işlerini nasıl etkileyeceğini değerlendirir ve bu kararlara yönelik bir taahhütte bulunurlar. Bilgilendirme toplantıları ekip üyelerinin değişime yönelik tepkilerini aktarmaya yönelik iyi bir fırsat da sunar.

Bilgi alışverişi yapmak ve değerlendirmek: Ekipteki elemanların neler yaptığını, işe uygunluğunu görebilmek ve tekrarları engellemek için önemlidir. Bir grup, belli bir bilgiyi çeşitli bakış açılarını ön plana getirerek, bir bireyden daha iyi değerlendirebilir. Böylece yanlış anlamaların ve değerlendirmelerin de sayısı azalmaktadır. Bunun için bilgi toplamak, bunları diğerlerine aktarmak ve değerlendirmek karar verme açısından öncelikle yapılması gereken faaliyetlerdir. Müşteriler ve satıcılar arasında yapılan danışmanlık toplantıları bu gruba verilecek tipik bir örneği oluşturmaktadır. Bilgilendirme toplantıları bilginin belli bir şekilde el değiştirmesini ve değerlendirilmesini sağlamaktadır. Ekip lideri, nasıl etkileneceklerini görebilmeleri açısından üst düzey karar ve değişiklikleri, ekip üyelerine açıklar. Buna karşılık olarak ekip üyeleri söylenenleri doğru anlayıp anlamadıklarını kontrol eder, değişikliklerin kendi işlerini nasıl etkileyeceğini değerlendirir ve bu kararlara yönelik bir taahhütte bulunurlar. Bilgilendirme toplantıları ekip üyelerinin değişime yönelik tepkilerini aktarmaya yönelik iyi bir fırsat da sunar.

Örgütlerde toplantılar amaçlarına göre birbirinden ayırt edilebilir özellikler göstermektedir. Her bir toplantı, üyeler tarafından gerçekleştirilecek farklı görevlere ya da farklı amaçlara yönelik olarak kendine özgüdür. Bu farklı özellikler yedi farklı türde toplantı biçiminde sınıflandırılmaktadır (Jensen, 1982: 3):

Örgütlerde toplantılar amaçlarına göre birbirinden ayırt edilebilir özellikler göstermektedir. Her bir toplantı, üyeler tarafından gerçekleştirilecek farklı görevlere ya da farklı amaçlara yönelik olarak kendine özgüdür. Bu farklı özellikler yedi farklı türde toplantı biçiminde sınıflandırılmaktadır (Jensen, 1982: 3):

Eğitim: Eğitim toplantıları bir örgütün üyelerini bilgilerini zenginleştirme, becerilerini arttırma, ya da tutum değiştirme yoluyla eğitme amacı taşımaktadır.

Örgütlerde toplantılar amaçlarına göre birbirinden ayırt edilebilir özellikler göstermektedir. Her bir toplantı, üyeler tarafından gerçekleştirilecek farklı görevlere ya da farklı amaçlara yönelik olarak kendine özgüdür. Bu farklı özellikler yedi farklı türde toplantı biçiminde sınıflandırılmaktadır (Jensen, 1982: 3):

Örgütlerde toplantılar amaçlarına göre birbirinden ayırt edilebilir özellikler göstermektedir. Her bir toplantı, üyeler tarafından gerçekleştirilecek farklı görevlere ya da farklı amaçlara yönelik olarak kendine özgüdür. Bu farklı özellikler yedi farklı türde toplantı biçiminde sınıflandırılmaktadır (Jensen, 1982: 3):

İşletmelerde genel olarak toplantılara ihtiyaç duyulan zamanları şu şekilde sıralamak mümkündür (Saylor, 2006: 2):

Kurumlar arası toplantı kavramlarının alt başlıkları ayrı ayrı tanımlanmıştır.

Aşağıda kurumlar arası toplantı kavramlarının alt başlıkları ayrı ayrı tanımlanmıştır:

Toplantı (Meeting): En basit anlamıyla katılımcıların eğitim, tartışma, bilgi paylaşma, sosyalleşme, örgütlenme ve karar alma temel amaçlarıyla bir araya gelmeleridir.

Kongre (Congress): Sayı olarak büyük katılımcı ve grupların belirli aralıklarla ve düzenli olarak, daha önceden saptanmış bir konuyu tartışmak üzere bir araya gelmeleridir. Ayırt edici özelliği devamlılığının olmasıdır.

Konferans (Conference): Kongrelere göre daha küçük sayıdaki katılımcıların saptanmış bir konu üzerinde tartışması, danışması ve çözüm üretmesi amacıyla bir araya gelmeleridir. Ticari Sergi ve Fuar (Trade Show, Exhibition, Convention, Fair): Katılımcıların sergi alanına öncelikli olarak sergiyi veya sergilenen nesneyi görmek amacıyla geldikleri olaylardır. Bu olayda birincil amaç işletmeden işletmelere veya nihai tüketiciye yapılan satış odaklı sunum ve bilgilendirmedir.

Seminer (Seminar): Bir araştırma alanında uzmanlaşmış katılımcı ve grupların yine alanda uzman bir kişi rehberliğinde bir araya gelerek kullanıcılara ders, sunum, bilgilendirme ve tartışma yoluyla eğitim vermeleridir.

Sempozyum: Belirli sayıda alan uzmanının toplanarak, özel bir konuda bildiri sunmaları, tartışmaları ve soruna yönelik çözümler üretmeleridir.

Atölye Çalışması (Workshop): Az sayıdaki katılımcının bir usta eğitici eşliğinde yoğun tartışma, bilgi ve beceri aktarımı amacıyla bir araya gelmeleridir.

Panel (Panel): İki veya daha fazla alan uzmanı konuşmacının bir moderatör yönetiminde tartışmalarıdır.

Forum (Forum): Moderatör yönetiminde yapılan, uzman konuşmacıların katıldığı dinleyicilerin sorularına açık tartışma toplantısıdır.

Asamble (Assembly): Bir organizasyonun üyelerinden seçilen temsilcilerin yasal düzenleme, politika oluşturma, komisyon oluşturma, bütçe ve gelir raporu onaylama amacıyla bir araya gelmeleridir.

Eylem (Protest): Biçimsel veya biçimsel olmayan organizasyonların basın açıklaması yapma, kamuoyu oluşturma, destek verme veya kınama amacıyla üyelerine çağrı yaparak insanları bir araya getirmeleridir.

Zirve (Summit): Devletler, devlet kurumları, siyasi örgütler, sivil toplum kuruluşları, finansal örgütlerin başkan ve temsilcilerinin siyasi, yasal, insani ve çevresel sorunlara yönelik tartışmak ve kararlar almak amacıyla bir araya gelmeleridir. Aşağıda 2016 yılında İstanbul’da gerçekleştirilmiş olan BM Dünya İnsani Zirvesi’nin hazırlık süreci, amacı, katılımcıları ve zirve kapsamında gerçekleştirilen toplantı ve etkinlikler örnek olarak verilmiştir.

Klinik (Clinic): Katılımcıların bizzat yaparak öğrendiği daha çok fen bilimcileri ilgilendiren toplantı türü. 


Kolokyum (Colloqium): Bir konunun üst düzeyde uzmanı olan araştırmacıların akademik bir soru etrafında tartışmalarıdır. 


Sanal Toplantı (Virtual Meeting): Özellikle geniş bir coğrafi alana yayılmış şirket yöneticilerinin internet üzerinden özel yazılımlar kullanarak tartışma, danışma, denetim ve karar alma amacıyla bir araya gelmeleridir. 


Sanal Sunum (Virtual Presentation): Kongre ve konferansların yapıldığı yere gidemeyen katılımcıların internet üzerinden toplantı ortamında sanal bildiri sunmalarıdır.

Toplantıdan söz edebilmek için birden fazla kişinin bir amaca yönelik olarak bir araya gelmesi gerekmektedir.

Çalışanlar arasında rekabeti arttırmak toplantı yapmanın bir amacı değildir

Planlama toplantılarının amacı, bir örgütün kısa, orta ve uzun vadeli
amaç ve hedeflerinin kararlaştırılmasıdır.

Panel; iki veya daha fazla alan uzmanı konuşmacının bir moderatör yönetiminde tartışmalarıdır

Kolokyum (Colloqium): Bir konunun üst düzeyde uzmanı olan araştırmacıların akademik bir soru etrafında tartışmalarıdır.

Toplantı esnasında uygun aralar programlanmalıdır.

Etkin olmayan toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir. Toplantıların etkin olamamasının bir diğer nedeni ise hazırlığın yetersizliği olarak adlandırılmaktadır. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır. Etkin olmayan toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğü ve toplantıyla ilgili tasarlanmamış bilgilerin dolaşımını sağlar. Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öğe ise, ilgisiz üyelerdir.

Şirketler temel kâr amacıyla kurulan işletmeler iken, dernekler kar
amacı gütmeyen kuruluşlardır.

Yılda bir kez olmak üzere bir günde bitebilecek şekilde tüm hissedarların katıldığı toplantılardır.

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?) , içerik (ne?) , süreç (nasıl?) ve amaçtır (neden?)