TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 3

Biçimsel gruplar: Örgütlerin çeşitli gereksinmelerine göre planlı ve bilinçli olarak önceden belirlenmiş işlevleri yerine getirmek amacıyla oluşturulur (Aşan ve Aydın, 2006: 175). Diğer bir deyişle resmi örgüte bağlı olarak ortaya çıkan gruplardır. Biçimsel gruplarda üyelerin gerçekleştirmesi gereken davranışlar kuruluşun hedeflerine bağlı ve bu hedefleri gerçekleştirmeye yöneliktir. Altı kişiden oluşan havayolu mürettebatı biçimsel bir gruptur (Robbins ve Judge, 2012: 276).

Biçimsel gruplar: Örgütlerin çeşitli gereksinmelerine göre planlı ve bilinçli olarak önceden belirlenmiş işlevleri yerine getirmek amacıyla oluşturulur (Aşan ve Aydın, 2006: 175). Diğer bir deyişle resmi örgüte bağlı olarak ortaya çıkan gruplardır. Biçimsel gruplarda üyelerin gerçekleştirmesi gereken davranışlar kuruluşun hedeflerine bağlı ve bu hedefleri gerçekleştirmeye yöneliktir. Altı kişiden oluşan havayolu mürettebatı biçimsel bir gruptur (Robbins ve Judge, 2012: 276).

Biçimsel olmayan gruplar: Örgüt yapısı tarafından oluşturulmayan ancak örgüt üyelerinin çeşitli amaçlara hizmet etmek için bir araya gelmeleriyle oluşan gruplardır. Bu tür gruplar bilinçli bir kararla değil fakat örgütlerde doğal olarak kendiliğinden ortaya çıkan ve dışsal müdahale olmadan oluşan gruplardır. Bu grupların biçimsel bir yapı tarafından oluşturulmamış olması yani örgütlerin yönetimi tarafından oluşturulmamış olmaları onların önemsiz olduğu anlamına gelmez. Biçimsel olmayan gruplar da biçimsel gruplar kadar örgüt yaşamının önemli bir parçasıdır.

Biçimsel olmayan gruplar üyelerine bazı avantajlar sağlarlar. Bunlardan ilki grup üyelerini bir arada tutan sosyal değerleri bütünleştirir ve pekiştirirler. Bu değerler ileride grubun davranışlarını oluşturan onları yöneten normlara dönüşür. İkincisi biçimsel olmayan gruplar üyelerine sosyal tatmin imkânı sağlar. Bireyin tek başına çalıştığı bir ortamda sosyal tatmin imkânı kolay oluşamaz. Biçimsel olmayan grup üyeleri genelde yakın arkadaşlık bağları içinde oldukları için grup üyelerine bir benlik aynı zamanda bir statü sağlar. Üçüncü olarak biçimsel olmayan gruplar üyelerine daha fazla bilgi aktararak onları kolay yönlendirir. Yani üyeler sahip oldukları bilgileri bir araya getirerek işe yaramaz bilgi ve gözlemleri izole ederek daha kısa zamanda bilgi sahibi olup eyleme geçerler. Çoğunlukla bilgiler biçimsel olmayan kanallarla daha hızlı yayılır. Son olarak biçimsel olmayan gruplar üyelerine rehberlik ederek grup normlarını öğretir, davranışlarını standartlaştırır ve diğer insanlardan neler bekleyeceğine ilişkin onları aydınlatır. Bu da onların işini kolaylaştırır (Özkalp ve Kırel,2011: 206).

Birincil Gruplar: Yüz yüze ilişkilerin, dostluk, sevgi bağlarının yüksek olduğu gruplardır. Grup üyeleri arasında güven verici ilişkiler kurulur. Birincil gruplar birincil ilişkileri sürdüren gruplardır. Üyeler “bizlik” duygusuna sahiptir. Bireylerin bakıldığı, kültür aktarımı yapılan gruplardır. Aile, oyun grubu, arkadaşlık ve akrabalık grubu bu özellikleri taşır (Özkalp: 1998; 296).

Birincil Gruplar: Yüz yüze ilişkilerin, dostluk, sevgi bağlarının yüksek olduğu gruplardır. Grup üyeleri arasında güven verici ilişkiler kurulur. Birincil gruplar birincil ilişkileri sürdüren gruplardır. Üyeler “bizlik” duygusuna sahiptir. Bireylerin bakıldığı, kültür aktarımı yapılan gruplardır. Aile, oyun grubu, arkadaşlık ve akrabalık grubu bu özellikleri taşır (Özkalp: 1998; 296).

İkincil Gruplar: Birincil grubun dışında kalan gruplardır. Bu tür grup örnekleri özellikle sanayileşmiş, kentleşmiş toplumlarda görülmektedir. Grup üyeleri karşılıklı çıkarlara göre örgütlenmiştir. Üyeler arasında karşılıklı yükümlülük ve hakları belirleyen şeyler yazılı yasa, yönetmelik ve tüzüklerdir. Üyeler bizlik duygusuyla değil, bireysel olarak davranır. Üyelerin birbirlerini yakın yakından tanımadıkları, hatta görmedikleri gruplardır (Özkalp: 1998; 297). Özellikleri açısından birebir örtüşmese de birincil grupları informel, ikincil grupları formel gruplar olarak düşünmek mümkündür.

Bir proje için birlikte çalışan bir ekip biçimsel gruptur.

Biçimsel olmayan grupta sosyal tatmin sağlama oranı hem bireysele hem de biçimsel gruba göre daha üstündür.

Grup içi kayırma grup bireylerinin birbirlerini tutması, iltimas
geçmesi ve arkasında durması anlamına gelir.

En çok çatışma ikinci aşama olan fırtına aşamasında yaşanır.

Alt gruplar oluşması her zaman sorun anlamına gelmeyeceği için yanıttır.

Başkalarının düşüncesi rol beklentisi ile ifade edilir.

Benimseme grubun fikirlerinin doğru olduğuna karar verilmesi anlamına gelir.

Olumsuz öntiplemede çatışan gruplar birbirini belirli olumsuz bir kalıba dahil ederek algı sapmasını ve iletişimin azalmasını kuvvetlendirebilir.

Delphi tekniğinde grup bir araya gelmez.

Aşamalar Oluşum, fırtına,düzene girme, performans ve dağılma şeklindedir.

Sunumu gerçekleştirecek konuşmacının başarılı bir sunum yapmasındaki hazırlık sürecinde üç önemli adımdan söz edilebilir. Bunlar: Sunumu planlama, sunum içeriğini hazırlama ve sunumu gerçekleştirme aşamasıdır. Sunum içeriğini hazırlama aşaması, aynı zamanda sunumun yapılacağı yerin kurulumunu ve sorularla nasıl başa çıkılacağına kadar pek çok süreç için karar berilmesini de içerir.

Sunum planlama aşamasında, sunum amacı, yeri süresi, dinleyici özellikleri, görsel yardımcılar gibi unsurları dikkate almak gerekir.

Bir sunum planında yapılacak ilk iş, sunum amaç ve gedeflerinin tanımlanmasıdır.

Sunum amacı genel olarak bilgilendirme ve ikna etmek üzerinedir. Ancak başka amaçlara yönelik sunular da gerçekleştirilmektedir. Genel olarak konuşmalara yönelik amaçları şöyle listeleyebiliriz: