TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 25

Görevsel Roller

Gruba aşırı güvenme ve grubun bilgisinin doğruluğuna inanma aşırı uyuma yol açar. Bu durumda birey kendi fikrinin yanlış, grubun sahip olduğu fikirlerin ise doğru olduğunu karar verir. Bu tür uymaya benimseme denir. Kişinin gruba güveni arttıkça, kendi inancına olan güveni sarsılacak ver gruba uyma eğilimi artacaktır.

Çatışmaya giren grupların birbirleri ile olan ilişkilerinde aşağıdaki değişmeler beklenir :
a. Algılamaların sapması: Gruplararası çatışmanın ilk sonucu, grupların birbirlerini algılama süreçlerinin bozulması ve sapmasıdır. Grupların direk veya dolaylı olarak birbirlerine gönderdikleri mesajlar, değişik çerçeve içinde ve genellikle mesajı gönderenini düşündüğünden farklı bir şekilde algılanacaktır.
b. İletişimin azalması: Çatışan grupların yaptıkları ilk işlerden birisi aralarındaki iletişimi azaltmak olmaktadır. Taraflar birbirlerini dinleme arzusunu kaybetmekte, bazı mesaj alışverişi olsa bile, bunun da algılama sapması sonucu farklı yorumlanması nedeniyle iletişim azalmakta, bu da çatışmayı kuvvetlendirici bir rol oynamaktadır.
c. Olumsuz öntipleme: Çatışan gruplar en nihayetinde karşı tarafı belirli bir olumsuz kalıba dahil edecek, bu da hem algı sapmasını hem de haberleşmenin azalmasını  kuvvetlendirici bir rol oynayacaktır.

Delphi tekniğinin kullanılmasının karar verme sürecine sağladığı yararları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

• Kişisel çatışma yoktur.
• Başkalarının karizmasından etkilenme yoktur.
• Fikir önermekten çekinme yoktur.
• Fikir sahiplerinin adları gizlidir.
• Fikrini değiştirmek ve geliştirmekten utanma yoktur.

• Tartışma yönetimi için aşırı uzmanlığa gerek yoktur.

Güvenlik: Genelde çalışanlar birlikte çalıştıkları arkadaşlarının da kendileriyle aynı sorunları, ilgileri ve acılar paylaştıklarını hissettiklerinde daha motive olurlar. Çalışanlar tek başına kaldıklarında ise kendilerini güçsüz, düşünceleri paylaşılmayan ve cezalandırma korkusu içinde bulurlar. Ne zaman ilgi ve sorunların başkaları tarafından paylaşıldığını hissetseler kendilerini pekiştirilmiş hissederek bunların çözümü için bir şeyler yapılması yolunda harekete geçerler.

Robbins ve Judge bireylerin sosyal kimlik oluşturma nedenlerinin dört tane olduğunu bize anlatmaktadır:

I. Aşama Oluşum: Oluşum ve biçimlenme birinci aşamadır. Bu aşamada belirsizlik mevcuttur. Bu belirsizlikler hem grubun amaçları hem de önderlik konularıyla ilgili olabilmektedir. Gruplar nelerle karşılaşacaklarını bilmeden oluşurlar. Bu aşamada grup üyeleri birbirleriyle tanışırlar. Üyeler diğer üyelerle aralarındaki benzerlik ve farklılıkları bulmaya çalışırlar bu nedenle tutumlar nazik ve yüzeyseldir. Tanışma aşamasında her üye orada bulunma nedeninin diğer üyelerin bulunma nedenleri ile ne kadar uyuştuğunu anlamaya çalışır. Bu aşamada üyelerin amacı etkileşim için güvenli yollar bulmaktır. Grubun konusu ise üyelik için temel ölçütlerin belirlenmesidir. Kişiler arası ilişkiler açısından, her kişi farklı yoğunluk düzeyinde çalışmaktadır. Gruplar için bebeklik süreci olan oluşum sürecinde üyeler kendilerine bazı sorular sorarlar. Bu sorular “bu gruba dâhil olmak istiyor muyum?, bu insanlarla birlikte olmak istiyor muyum? Diğer üyeler beni aralarına almak istiyor mu? Beni olduğum gibi kabul edecekler mi? Bunun bedeli ne olacak ve bu bedeli ödemeye hazır mıyım? gibi konulardır. İlk aşama önderlik açısından bağımlılığı yansıtır. Karışıklık, benzersizlik ve kaygı arttıkça üyeler grupta ortaya çıkan herhangi birinin önderliğine bağlılık gösterirler. Önderlik söz konusu olmazsa yazılı usul ya da görevlendirmeler yol gösterici olur. Bu aşama, üyelerin kendilerine grup üyesi olarak görmeleriyle sonuçlanır.

Temel olarak normlar grup içinde dört amaca hizmet eder:

• Grubun devamlılığını ve hayatta kalmasını kolaylaştırır.

• Davranışları basitleştirir.

• Grup üyelerinin kendilerini utandıracak durumlardan kaçınmalarına yardımcı olur.

• Normlar ayrıca grubun temel değerlerini ifade etmelerine ve başka gruplardan ayrılan yönlerini bilmelerine yardımcı olur.

Çatışmayı farklı ele alış yöntemleri vardır. İlki kaçınmadır. Taraflar çatışmanın gerginliğinden kaçınmak isteyebilirler ya da çatışmayı kötü, gereksiz veya yıkıcı bulabilirler. Kaçınmada taraflar çatışmayı görmezden gelebilir, erteleyebilir, sessiz kalabilir veya konuyu değiştirebilir. Bu davranış çatışmayı başkalarının daha iyi çözeceği durumlarda ya da başarı olasılığının düşük olduğu durumlardan etkili olabilir.

Beyin fırtınası tekniğinin dört temel prensibi vardır. Bunlar:

a. Beyin fırtınasının uygulanması sürecinde öne sürülen fikirlerin eleştirilerine belirli bir süre müdahale edilmez.

b. Akıl yürütmeler desteklenir.

c. Öne sürülen fikir ne kadar çoksa sonuç da o kadar olumlu olur.

d. Fikirlerin geliştirilmesine ve birleştirilmesine bütün fikirler söylendikten sonra izin verilir.

D seçeneğinde "konuya farklı açılardan bakmak" her zaman çatışma çıkarabilecek bir durum değildir.

Mesajların açık olmaması, iletişim eksikliğinden; uzmanlaşmanın artması, örgütün büyüklüğünden; otorite eksikliği, otorite düzeyinden kaynaklı çatışma oluşturur.  Yöneticinin cinsiyeti herhangi bir çatışma için neden değildir. Görev tanımının belirsizliği ise yönetim alanı belirsizliğinden kaynaklı çatışma oluşturabilir. Doğru seçenek C'dir.

Taraflardan birinin  diğerinin bakış açısını anlayabilmesi, gruplarının performanslarının yükselmesini sağlar.

Zorbalık, Thomas'ın "Çatışma Yönetimi Modeli" önerilerinden biri değildir.

Deprem, sel vb. doğal afetler, işletme dışı kriz nedenidir.

Karşısındakinin sözünü sık sık keserek konuşmak A tipi kişilik özelliğine sahip kişilerin davranışlarındandır.

"En sevilen işin önce yapılması" etkili zaman yönetimi için yapılacak uygulamalardan biri değildir.

Gereksiz toplantılar, kurumsal zaman tuzaklarından biridir. Diğer seçeneklerde verilen maddeler kişisel zaman tuzaklarıdır.

Pareto ilkesine göre işletmelerde zamanın verimli kullanılması isteniyorsa işletme için getirisi ya da riski yüksek olan işler için zamanın %80’ini,
kalan işler için ise %20’sini ayırmak gerekir. Doğru seçenek B'dir.

Gündemde olmayan bir işle ilgili görüşme veya tartışma yapıldığında toplantının verimi ve kalitesi düşebilir, toplantı planı bozulabilir ve süresi uzayabilir.