TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 23

Sakınmamız gereken mimik ve jestler olarak şunlar sıralanabilir:
• sıkılı yumruk,
• kolları okşama,
• tırnak çevresindeki deriyi ısırarak koparma,
• bir cismi sıkma,
• kalem ve gözlük çerçevesini ısırma,
• oturmadan önce oturacağı yere dokunma,
• elle boğaza temas (genellikle kadınlar).

Çatışma bireylerin yaşamları boyunca farklı yerlerde karşılaştıkları ve sıkça rastlanan bir durumdur. Çatışma farklı yerlerde ortaya çıkabildiği gibi farklı sebeplerle de ortaya çıkabilir. Temel olarak çatışma iki veya daha fazla kişi ya da grup arasında çeşitli kaynaklardan doğan anlaşmazlık olarak tanımlanabilir. Bunun yanında çatışmanın birçok tanımına rastlamak mümkündür. Çatışma, çoğu zaman taraflar arasında karşıtlık ya da sataşma olarak kendini gösterir. Çatışmanın tarafları genellikle birbirlerini, kendi ihtiyaç ya da amaçlarını engelleyici bir öge olarak görürler.

Doğru cevap A' dır.

Kişisel Nedenler

Kişilik farklılığı: Çatışma davranışının otoriterlik, dogmatizm ve kendine saygı- nın az olduğu durumlarda daha çok görüldüğü söylenebilir. Örneğin, sıkı kurallara bağlı otoriter bir gözetime sahip kişi ile daha bağımsız çalışan devamlı denetim ve gözetim yapısın ters bir kişilik arasında çatışma ortaya çıkar. Kişinin çok hırslı olması veya pasif, kendine güveni az olması da çatışmaya neden olur. Çünkü çok hırslı insan sürekli kazanmayı ister, bu durumda da rekabet içinde bulunduğu kişi veya gruplarla arasında doğal olarak bir çatışma çıkar.

Rol farklılığı: Organizasyonlarda belirli kişi veya gruplar kendi statülerini baş- kalarından farklı ve daha fazla prestiji olan bir statü olarak görebilir. Aynı şekilde başkaları da belirli kişileri (veya grupları) prestij sahibi olarak görebilir. Statü anlayışındaki bu tür farklılıklar algı ve haberleşmeyi etkileyerek bir çatışma nedeni olabilir (Şen, 2012:7).

Amaç farklılığı: Örgütlerde bireysel arzu ve ihtiyaçlar bireylerin değişik kültür, yetişme tarzları, duyguları, zevkleri gibi kişilik farklılıkları sebebiyle kişiden kişiye farklılıklar göstermektedir. Her birey farklı amaçlara sahip oldukları için olaylar karsısında davranış ve tutumları da değişiktir.

Doğru cevap B' dir.

Yönetim alanı belirsizlikleri: Örgütlerde bazen hangi çalışanın kime bağlı olduğu ya da görev tanımları ile ilgili bilinmezlik ve karmaşıklıklar olabilir. Dolayısıyla iki kişi ya da grup aynı konuyla ilgilenebilir. Bu tür belirsizlikler çatışmaya ortam hazırlayabilir.

Doğru cevap C' dir.

Aşama I: Olası Karşıtlık veya Uyuşmazlık: Çatışma sürecinin bu ilk aşamasında ça- tışmanın doğması için fırsat yaratan şartların varlığı söz konusudur. Bu şartların doğrudan çatışmaya dönüşmeleri gerekmez ancak çatışmanın ortaya çıkması için bu şartlardan biri gereklidir. Bu şartları temel olarak üç başlıkta toplamamız mümkündür.

Doğru cevap D' dir.

Thomas, çatışmayı sınıflandırmak için iki boyuttan bahsetmiştir. Bunlar iddiacılık ve işbirliği boyutlarıdır. İddiacılık boyutu, kişinin kendi isteklerimi tatmin etmeyi isteme derecesini gösterirken, işbirliği boyutu kişinin karşı tarafın isteklerini karşılamaya yönelik çabasını ifade etmektedir. Thomas, bu iki boyuta dayanan beş farklı çatışma yönetimi önermiştir. Bunlar: kaçınma, yumuşatma, rekabet etme, uzlaşma ve işbirliğidir.

Doğru cevap E' dir.

İşletmeler için kriz, bir örgütsel problemin etki alanının hızlı bir şekilde en yüksek noktaya ulaşmasıdır. Başa bir deyişle, bir sistemin tümünü etkileyen, sistemin özünde, kişisel hislerinde, temel görüşlerinde korku ve karışıklık yaratan durumlardır. Tanımlardan yola çıkarak krizin dört temel özelliğinden bahsedebiliriz (Özalp,2005:527). Bunlar:

• Önceden sezilemeyen ve anlaşılmasında güçlük çekilen,
• İşletmenin öncelikli hedeflerini ve hayatta kalmasını ciddi bir şekilde tehdit eden, •Çözülmesi için acil tedbirler gerektiren,
• Çalışanlar üzerinde baskı ve stres yaratan bir süreçtir.

Doğru cevap A' dır.

Zaman yönetimi, daha etkili iş ve üretkenlik sağlamak amacıyla işletmenin zamanını ayarlamada ve çalışanların zamanlarını kullanmada uyguladığı etkinliklerle ilgilidir. Verimsiz toplantılar, uzun telefon görüşmeleri, önemsiz işlere ayrılan vakit gibi, zamanın boşa geçmesine veya verimsiz kullanılmasına neden olan etkinliklerden, kesintilerden ve dikkat dağıtan benzeri unsurlardan kaçınma becerisi, zaman yönetiminin içeriğini oluşturur.

Doğru cevap B' dir.

Kurumsal Zaman Tuzakları:

Telefon görüşmeleri

Beklenmeyen ziyaretçiler

Yetki devrinden kaçınma

Gereksiz toplantılar

Krizler

Yetersiz iletişim

Yönetsel hedeflerin belirsizliği

Merkezi yönetim anlayışı

Koordinasyon eksikliği

Doğru cevap C' dir.

Zaman yönetimi aslında hem bireysel yaşamda hem de iş yaşamında hedeflerin ve önceliklerin neler olduğunun belirlenmesi ve önce onların gerçekleştirilmesinin sağlanmasıdır. Bunu sağlamak için çeşitli yöntemler bulunmaktadır. Bunlar: ABC Sistemi, Dizin Kartı/Post-It (Yapışkan Kağıt) Sistemi, Envanter Sistemi, Bedel (Karşılık) Sistemi, Pareto ilkesidir.

Doğru cevap D' dir.

Bedel (Karşılık) Sistemi: Bu sistem, yapılan işlerin ölçülebilir bir karşılığının olması düşüncesine dayanır. Buna göre her yapılması gereken iş için bir bedel belirlenir. Mali değer ve getiri gibi ölçülebilir ve önemli bir unsur açısından kullanılan zaman ele alınırsa, kişilerin işlerin değerini görmesi ve harekete geçmesi daha kolay olacaktır diye düşünülür. Bu durum da zamanın daha etkili kullanılmasını sağlayacaktır.

Doğru cevap E' dir.

Sunumu Planlama: Sunumun amacının belirlendiği, hedef kitle özellikleri ortaya konarak analizinin yapıldığı ve gerekli görsel yardımcıların kullanımı ile ilgili kararların verildiği adımdır. Dikkatli planlama, çoğu etkinlikte başarı şansını geliştirir. Sunuların dinleyicilerin gereksinimlerini karşılamasını ve hedeflerinize ulaşmasını sağlamak için dikkatli bir planlama gerekir.

Doğru cevap A' dır.

Bir sunumun yapılabilmesi öncelikle bir plan hazırlanmalıdır. Sunumların planlaması aşamasında öncelikle iletişim amacı belirlenmelidir ve bu amaca yönelik olarak hedef kitlenin analizi yapılmalıdır. Sunuş planını uygularken, sunum amacı, yeri, süresi, dinleyici özellikleri, içeriğin hazırlanması, görsel yardımcılar gibi unsurları dikkate almak gerekir (Vural, 2007;86).

Doğru cevap B' dir.

Sunum amacı genel olarak bilgilendirme ve ikna etme üzerinedir. Ancak başka amaçlara yönelik sunular da gerçekleştirilmektedir. Genel olarak konuşmalara yönelik amaçları şöyle listeleyebiliriz:

• Bilgilendirme, • İlham verme, • Savunma,
• Teşvik etme,• Eğlendirme,• İkna etme.

Doğru cevap C' dir.

Konu, üzerinde konuşulan içerik alanıdır. Bu konu büyük, geniş bir konu olabilir. Konuşmacının sunum yapacağı konuyu yapılandırmasına imkan veren noktalar şunlardır (Gürüz &Eğinli, 2013:21)

Konuşmacı hakkında daha çok bilgi sahibi olduğu ya da kolaylıkla bilgi bulabileceği bir konuyu seçmelidir.

Konuşmacı ilgi duyduğu konuyu seçmelidir.

Konuşmacı dinleyenlerin ilgi duyduğu bir konuyu seçmelidir.

Konuşmacı duruma ve ortama uygun bir konu seçmelidir.

Konuşmacı sunum süresine göre konuşmasını oluşturmalıdır.

Doğru cevap D' dir.

Sunum hakkında hedefleri belirlerken taşıması gereken birtakım özellikler dikkate alındığında sunum mesajının şekillenmesi sağlanacaktır (Adair, 2004:156):

Açık ve kesin, Dikkate değer, Özel, Belli bir zamanla sınırlı, Gerçekçi, Rekabetçi, Katılıma yöneltici, Sunuma değer.

Doğru cevap E' dir.

Toplantı amacı belirlenirken uyulması gereken ilkeler aşağıdaki şekilde ifade edilebilir (Mısırlı, 2013):

Toplantı amacı açık, seçik ve herkes tarafından anlaşılır olmalıdır.

Toplantı amacı gerçekçi olmalıdır.


Toplantı amacı yazılı bir şekilde oluşturulmalıdır.


Toplantı amacı tüm katılımcılara duyurulmalıdır.

İdeal sunum ortamında şunlara dikkat edilmelidir (Chan, 1998:67):
• Sandalyeler uzun süre oturacak kadar rahat olmalı,
• Katılımcı sayısına göre sandalye sayısı ayarlanmalı,
• Oda sıcaklığı çok sıcak ve çok soğuk olmamalı,
• Yeterli havalandırma sağlanmalı,
• Aydınlatma yeterince parlak olmalı fakat çok parlak olmamalı,
• Herkesin konuşmacıyı kolayca görebilmesi ve duyabilmesi sağlanmalı,
• Görseller en uzak koltuktan dahi okunabilmeli,
• Projeksiyon gibi görsel yardımcılar kullanılacaksa mutlaka düzgün çalıştığından emin olunmalı,
• Tuvalet, yiyecek ve içecek gibi ihtiyaçlar dikkate alınarak yer planı yapılmalı.

Her görsel yardım aşağıdaki ölçütleri karşılamalıdır (Davis, 2004: 165):
• Basitlik - Genellikle, sınırlı alt noktalı bir konu,
• Görünürlük - Tüm izleyiciler için açık ve okunabilir olmalı,
• Birlik - Diğer görsel yardımlarla ve yazılı veya sözlü kelimelerle tutarlı ve standart olmalı,
• Kalite - Berrak, çekici ve estetik açıdan memnuniyet verici,
• Uygulanabilirlik - Uygun malzeme, imkan ve süre ile mümkün olan üretim ve sunum.