TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 21

Hedef kitlenin düşünce ve duygu- larının nasıl değiştirilmesi gerektiğinin belirlenebilmesi için hedef kitlenin analiz edilmesi gerekir. Hedef kitleyi analiz ederken göz önüne almanız gereken dört öge vardır (Gerould, 1994:19):

Değerler - Grubun önemi anlaşılmalıdır. Farklı organizasyonların farklı değer sistemleri vardır. Kurumun dışında bir sunum yapmak, dahili olarak sunumdan çok farklıdır. Bir organizasyon içindeki farklı departmanlar bile farklı değerlere sahip olabilir.

İhtiyaçlar - Sunum öncesinde grubun ihtiyaç duyduklarını düşündüğü şeyleri bulmak önemlidir. Yapılacak olan sunum, onların ihtiyaç duyduklarından oldukça farklı olabilir.

Doğru cevap A' dır.

Sunum planlama sürecine hedef kitlenin özellikleri göz önünde bulundurularak başlanması gerekir. Bu amaçla bilinmesi gereken özellikler farklı açılardan da ele alındığında genel olarak şu özellikler karşımıza çıkmaktadır (Chan, 1998:27-28; Jacobs, 2004:20):

Doğru cevap B' dir.

Sunumun gövde kısmına hangi bilgilerin ekleneceğine karar vermek ve bu bilgileri mantıksal bir sıraya göre düzenlemek için şu adımları izlenmelidir (Chan, 1998:37):

• Birincil mesajınızı ifade eden bir cümle yazın.
• Birincil mesajınızı destekleyen gerçekleri ve fikirleri listeleyin.
• Anahtar noktaları belirleyin.
• Anahtar noktaları özetleyip sıraya koyun.
• Her anahtar noktasını destekleyen alt noktaları listeleyin.

Doğru cevap C' dir.

Bir sunum oluştururken yararlanılabilecek kaynaklar şunlar olabilir:

• Konuşmacının deneyimi,
• Daha önce yapılmış araştırmalar,
• Yüz yüze görüşmeler,
• Kurumsal bilgiler,
• İnternet.

Doğru cevap D' dir.

Web konferans araçları yalnızca gerçek zamanlı olarak toplantıya katılan katılımcılara bilgi sağlamak için kullanışlı araçlardır. Teknoloji içeren araçlar:

Doğru cevap B’dir.

Açılış, izleyicilerin dikkatinin çekildiği, uyum sağlandığı, sesin ayarlandığı ve temel bilginin verildiği yerlerdir. Açılışta ana nokta sunularak seyircilere sunum esnasında neler bekleyebileceği anlatılabilir. Açılış, kitleyle iletişim kurduğunuz ve en önemli mesajınızı ilettiğiniz yerdir. İyi bir açılış seyirciyi rahatlatır, dikkatini çeker ve onlara ne anlatılacağı konusu için hazırlar. Etkili bir açılışın faydaları: (Chan, 1998:58)

• Kitlenin dikkatini çeker ve insanların yerleşmesine yardımcı olur, • Sesi ayarlar: resmî, gayrı resmî, güler yüzlü, rahat, eğlenceli, ciddi, • Uyum kurmaya yardımcı olur,
• Gerekli arka plan bilgisi sağlar,• Dinleyicilere kim olduğunuzu söyler ve itibarını belirler,
• Dinleyicilerin neden orada olduğunuzu söyler,
• Ana noktanın önemini ortaya koyar (Onlara ne söyleyeceğinizi söyleyin), • İnsanların endişelerini kabul etmenizi ve tanımlamanızı sağlar,
• Sunum içeriğinin ve biçiminin önizlemesini sağlar.

Doğru cevap E' dir.

Toplantı sürecinde amaçlara varmaya en çok hizmet eden unsur güvendir. İşbirliğinin gerçekleşmesi güven ortamının sağlanmasına bağlıdır. Doğru cevap C seçeneğidir.

Problem çözme toplantıları- Beş ya da daha az katılımcı

     Karar alma toplantıları- Beş ya da daha az katılımcı

     Problem tanımlama toplantıları- Maksimum 10 katılımcı. Daha fazla katılımcı sayısı süreci çıkmaza sokabilir.

     Eğitim Seminerleri- Özellikle uygulamalı eğitimler için maksimum 15 katılımcı

     Bilgilendirme amaçlı toplantılar- Etkileşimi sağlamak için maksimum 30 katılımcı

     İnceleme ya da sunum toplantıları- Etkileşimi sağlamak için maksimum 30 katılımcı

     Motivasyon toplantıları- Katılımcı sayısı limitsizdir. Bu tür toplantılarda katılımcı sayısının yüksek olması tercih edilir.

Oditoryum salonlarının ortak özellikleri şu şekildedir (Mısırlı, 2013: 32; MEGEP, 2008: 13):

Sunuma destek olacak görsel araçların kullanılması konusunda akılda tutulması gereken  özellikler A,B,C ve D seçeneklerinde verilmişken E seçeneği yanlış cevaptır. Doğru cevap E'dir.

İçerik aşamasında, slaytlarda olduğu gibi basit tutulmalıdır. Bir konuyu anlatmak için birkaç madde imi yeterlidir veya büyük bir çizim yapılabilir. Zaman alacağını dikkate alarak izleyicinin dikkatini kaybetmemek için çok fazla metin yazmayı planlamayın.Doğru cevap B'dir.

Akıllı  tahtaların en büyük özelliği interaktif olmasıdır. Doğru cevap C'dir.

Bir sunum içerisinde kul- lanılabilecek görsel ögeler :

Fotoğraflar

Çizimler

Animasyonlar

Tablolar

Grafikler

Diyagramlar

Akış Şemaları

Örgüt Şemaları

Sunum hazırlama programları PowerPoint dışında yaygın olarak kullanılan Prezi, Haiku Deck, Powtoon, Sliderocket, Keynote, Emaze listelenebilir. Doğru cevap B'dir.

Berrak, çekici ve estetik açıdan memnuniyet verici olması görsel yardım ölçütlerinden kaliteye örnektir.Doğru cevap E'dir.

B seçeneğinde verilen seçenek ,''Metin kullanımında sade ve öz olmak gerekir.'' olmalıdır. C seçeneğinde verilen seçenek, ''Slaytlarda yer alan metnin çok fazla kelime veya fikirle doldurulmamalıdır.'' olmalıdır. D seçeneğinde verilen seçenek,''Kullanılan metin, uzun cümleler ve paragraflar değil, anahtar kelimeler ve cümlelerle sınırlı olmalıdır.'' D seçeneğinde verilen seçenek '' Konuşmanın tamamı slaytta yer almamalıdır'' olmalıdır. Doğru cevap A'dır.

İzleyicilerle etkileşim içerisinde olmak için başvurulabilecek yöntemler olarak şunlar sıralanabilir :

• Sorular sorun,
• Oylama yapın,
• Gönüllüler isteyin,
• İzleyicilerden kısa yorumlar isteyin,
• Bilmediğiniz soruları onlara yöneltin.

A,B,D ve E seçenekleri ,konuşma stili geliştirmek için önerilen ilkelerdir. Doğru cevap C'dir.

Etkili bir sunum için arka fonda müzik kullanmak gerekli değildir. Doğru cevap B'dir.

Grup sunumlarında uyum sağlamak için birbirlerini iyi tanıma ve ortak hareket etmeyi öğrenme, başarılı bir sunum koşulu haline gelmiştir. Doğru cevap D'dir.

Sunumu Planlama: Sunumun amacının belirlendiği, hedef kitle özellikleri ortaya konarak analizinin yapıldığı ve gerekli görsel yardımcıların kullanımı ile ilgili kararların verildiği adımdır. Dikkatli planlama, çoğu etkinlikte başarı şansını geliştirir. Sunuların dinleyicilerin gereksinimlerini karşılamasını ve hedeflerinize ulaşmasını sağlamak için dikkatli bir planlama gerekir.