TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 20

Sunum amacı genel olarak bilgilendirme ve ikna etme üzerinedir. Ancak başka amaçlara yönelik sunular da gerçekleştirilmektedir. Genel olarak konuşmalara yönelik amaçları şöyle listeleyebiliriz: • Bilgilendirme, • İlham verme, • Savunma, • Teşvik etme

Konuşmacı sunum süresine göre konuşmasını oluşturmalıdır.

Konu uygun mu? Konunun uygunluğu konuşmacı tarafından değerlendirilmelidir. Konuşmacı konunun kendi kişisel bilgileri, uzmanlık alanıyla örtüşüp örtüşmediğini değerlendirmelidir. Ayrıca konunun dinleyiciler açısından ve aktarılacağı ortam açısından uygun olup olmadığı analiz edilmelidir. Konuşma için seçilen başlık, konuyu yansıtmalı ve konu ile uyumlu olmalıdır.

Açık bir hedefe sahip olmak, sununuzun daha hedefli olmasını ve yalnızca konuyla ilgili konuşmaktan çok başarı odaklı olmasını sağlar.

Kısıtlamalar - Bunlar izleyicilerin yapmalarını veya bilmekten geri kalmasını sağlayacak şeylerdir. Bunlar arasında aşağıdaki alanlar bulunur:

- Siyasi: Rakip söylemlerden destek almanız gerekmiyorsa sunumu organize ederken bunu dikkate almalısınız. Buna ek olarak, kişilik çatışmaları ve diğer çatışma biçimleri de başarılı bir sunuma engel olabilir.

- Mali: Ne zaman para harcanacak bir şey sorarsanız, direnişle karşılaşılır. Bu direnci sunuma yansıtılması ve onu aşacak yolların bulunması gerekir.

- Bilgi: Herkesin kendi uzmanlık alanı vardır. Dinleyicilerin anlamayacakları teknik dil, kısaltmalar, kısaltmalar, anlamsız kelimelerini kullanmamak için dikkatli olunmalıdır. Şüpheniz varsa, izleyiciye terminolojiyi bilip bilmediklerini sorulmalı ve gerekirse tanımlanmalıdır.

Kolay anlaşılır kelimeler ve karmaşık olmayan cümleler kullanılmalıdır. İnandırıcı olmak ve hedef kitleyi olumlu yönde etkilemek için olumsuz söz ve ifadelerden kaçınılmalıdır. İzleyicilere ne yapmamaları gerektiğini söylemek yerine, onlara ne yapmaları gerektiğini söylenmelidir. Kitlenizi ikna etmek veya harekete geçmek için çalışıyorsanız, doğrudan dili kullanın, tam olarak ne demek istediğinizi ve onlardan ne beklediğinizi söyleyin.

Düşüncelerin açık ve net olarak iletilmesi. Etkili iletişim için yapılması gerekenlerden biridir.

Heyecanla başa çıkılamadığında yaşanabilecek olan bir takım genel sorunlardan söz edilebilir (Tekinalp, 2007:77): • Sıkıcı bir dil kullanma • Dile hakimiyetsizlik, • Konuşmayı uzatma, • Ayrıntılara boğulma, • Ses tonu ve konuşma hızı uygunsuzluğu, • Sessizliği kullanma becerisinin eksikliği

Sözlü sunumlarda kendinizi iyi hissetmek özgüvenle sunuş yapmak önemlidir. Yapılan pek çok sunumda ikna edici bir konuşma yapılması beklendiği için sunuşu yapacak kişinin özgüven içerisinde sunuş yapması daha fazla önem taşımaktadır. Sunuş öncesinde özgüveni kazanmak için yapılabilecek şu çalışmalar yararlı olacaktır: • Konuşmanıza çok iyi hazırlayın, • İyi bir konuşma planı oluşturun, • İzleyicilerinizi tanıyın, • Ortamı kontrol edin, • Prova yapın, • Pozitif yaklaşım kullanın, • Konuşmadan önce rahatlamanın yollarını keşfedin

Çatışmanın taraflardan birinin değer verdiği bir şeyin diğer tarafın negatif olarak etkilenmek üzere olduğu veya etkiliyor olduğu algısı ile başlayan bir süreç olduğunu söyleyebiliriz.

Amaç farklılığı: Örgütlerde bireysel arzu ve ihtiyaçlar bireylerin değişik kültür, yetişme tarzları, duyguları, zevkleri gibi kişilik farklılıkları sebebiyle kişiden kişiye farklılıklar göstermektedir. Her birey farklı amaçlara sahip oldukları için olaylar karsısında davranış ve tutumları da değişiktir.

Aşama IV: Davranış: Çatışma artık bu aşamada görülür hale gelmiştir. Davranış aşamasında çatışan gruplar çoğu zaman kendi niyetlerini uygulamak için kullandıkları açık denemeler olan ifadeler, eylemler ve tepkilerde bulunurlar. Bu aşamada aynı zamanda çatılmayı idare etme davranışları da başlar.

Kaçınma: Bu tutum ve davranış çatışmayı görmezlikten gelme ile ilgilidir. Bazı insanlar gerginlik ve çatışmanın getirdiği stresten hoşlanmadıkları için çatışmadan kaşınmayı tercih ederler. Bunun başka bir nedeni kişinin çatışmayı gereksiz, yıkıcı, kötü olarak görmesidir. Bu yöntem kişilerin çatışmayı görmezden gelme, erteleme, sessiz kalma ve konuyu değiştirme davranışı gösterdikleri durumu ifade eder

Uzlaşmada her iki tarafta isteklerinden özveride bulunur. Tarafların kazanacağı şeyler olduğu gibi kaybedecekleri şeyler de olur.

İşletme dışı kriz nedenleri: İşletmenin kontrol altına alması mümkün olmayan ve işletme dışında gerçekleşen kriz türüdür. İşletmenin faaliyet gösterdiği ülkede yaşanan finansal sıkıntılar, beklenmedik ve ani gelişen arz-talep dengesi değişiklikleri, devlet politikalarındaki değişim sonucu yaşanan büyük ekonomik sorunlar buna örnektir.

İşletmeler kendi içlerindeki veya çevrelerindeki durumu okuyarak amaçlarına ulaşmak için hareket eder. Stratejilerini, taktiklerini, programlarını amaçlarını gerçekleştirmek doğrultusunda uygulayacaklardır. Başarılı işletmelerin çevrenin tehditlerini erken algıladığı ve fırsatlarını çabuk değerlendirdiği bir gerçektir. Bunu sağlamanın yolu işletmenin kendi gücünü, neyi yapabilecek kapasitede ve hangi alanlarda sıkıntılı olduğunu bilmesinde yatar. Tüm bu bilgiler ile işletme çevresini sürekli izleyecek ve kendisi için olumlu olacak işler yapmaya çalışacaktır. İşte bu izleme aşamasında işletmeler aynı zamanda bir krizle karşılaşıp karşılaşmayacaklarını ya da bu krizin şiddetinin ne olacağının da sinyallerini almaya başlarlar.

Krizle karşı karşıya kalındığında, işletmenin minimum kayıpla bu süreci tamamlaması, kayıpların oluşturduğu sıkıntıların üzerinden gelinmesi ve yaşanılan krizden gerekli derslerin çıkarılmasından oluşan hareketler ise reaktif uygulamaları meydana getirir

Tablo 5.1 Zaman Çalan Sebepler

Gereksiz toplantılar kurumsal zaman çalan sebepler içerisinde gösterilmektedir.

Grubun gösterdiği özellikleri de şöyle sıralamak olanaklıdır (Zander ve Cartwright, 1970, 48): • Sıkı bir bağlantı kurulmuştur. • Kendilerini grubun üyesi olarak kabul ederler. • Başkaları tarafmdan gruba ait olarak tanımlanırlar. • Ortak ilgi konularına ilişkin normları paylaşırlar. • Birbirine bağlı bir rol sistemine katılırlar. • Aym model, obje veya üstbenliklerindeki idealleri kurmuş olmanın bir sonucu olarak kendilerini başkalarıyla bir tutarlar. • Grubu ödüllendirici bulurlar. • Karşılıklı bağımlı hedefleri destekleyici olarak alırlar. • Birliklerinin kollektif bir algısına sahiptirler. • Çevreye karşı bütüncül bir tutum içinde eylemde bulunmaya yönelirler (Aksu, 1996: 315).