TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 19

Grup içinde çalışmanın faydalarını ise şöyle özetleyebiliriz (Mohrman vd. 1995): • İşletmelerin ürün ve hizmetleri kalitesini korurken hızlı ve uygun maliyetli olarak üretmesini sağlar. • Öğrenmeyi kolaylaştırır ve daha etkili kılar. • Çapraz fonksiyonel gruplar kalite yönetiminin gelişmesine katkıda bulunurlar. • Çapraz fonksiyonel tasarım grupları yeniden yapılanma işini üstlenirler. • İşletme çalışanları aynı zamanda gruplar içinde faaliyet gösteriyorlarsa üretim süresi azalabilir. • Gruplar arası verimin artması dolayısıyla işletme daha yenilikçi bir hâle gelir. • Hiyerarşik basamakları az olan basık yapılı işletmelerde eğer birimler değil de gruplar faaliyet gösteriyorsa daha etkili bir şekilde denetlenir, koordine edilir ve yönetilir. • Bireyler yerine grupların olduğu işletmelerde karmaşıklık daha az olacağı için bilgi yönetim süreci daha verimli gerçekleştirilir.

Statü: İnsanların kimlikleri kendilerini tanımlamak ve öz saygınlıklarını yükseltmek için kullanmaları nedeniyle kendilerini yüksek statüye sahip gruplarda ilişkilendirmeleri anlamlıdır

III. Aşama Düzene Girme: Bu aşamada yakın ilişkiler gelişir ve grup bütünlük gösterir. İlk iki aşamada yaşanan hayal kırıklıkları bir kenara bırakılarak gerçek bir grup olurlar.

Küçük Gruplar • Sık Etkileşim • Serbest bilgi akışı • Kolay karar verme

Büyük Gruplar • Sınırlı etkileşim • Resmi kanallara dayalı iletişim • Protokollere bağlı toplantılar • Bireylerin konuşmalara katılımı sınırlı • Alt grupların oluşumu söz konusu

Görevsel Roller

• Başlatıcı • Bilgi sağlayıcı • Fikir sağlayıcı • Koordinatör • Yönlendirici • Değerlendirici • Güç sağlayıcı • Teknisyen • Kayıt tutucu

Çatışmaya giren grupların birbirleri ile olan ilişkilerinde aşağıdaki değişmeler beklenir (Koçel, 2015: 722): a. Algılamaların sapması: Gruplararası çatışmanın ilk sonucu, grupların birbirlerini algılama süreçlerinin bozulması ve sapmasıdır. Grupların direk veya dolaylı olarak birbirlerine gönderdikleri mesajlar, değişik çerçeve içinde ve genellikle mesajı gönderenini düşündüğünden farklı bir şekilde algılanacaktır. b. İletişimin azalması: Çatışan grupların yaptıkları ilk işlerden birisi aralarındaki iletişimi azaltmak olmaktadır. Taraflar birbirlerini dinleme arzusunu kaybetmekte, bazı mesaj alışverişi olsa bile, bunun da algılama sapması sonucu farklı yorumlanması nedeniyle iletişim azalmakta, bu da çatışmayı kuvvetlendirici bir rol oynamaktadır. c. Olumsuz öntipleme: Çatışan gruplar en nihayetinde karşı tarafı belirli bir olumsuz kalıba dahil edecek, bu da hem algı sapmasını hem de haberleşmenin azalmasını kuvvetlendirici bir rol oynayacaktır.

Küçük gruplarda en ideal iletişim biçimi yüz yüze iletişimdir. Grubun kişiler üzerindeki etkisi grup üyeleri arasında yaratılan etkileşim ile mümkündür.

Yararlar 

• Daha fazla bilgi • Daha fazla tecrübe • Daha fazla çözüm • Kararın kabullenilmesi • Kararın anlaşılması

Sakıncalar

• Uyumluluk, diğerlerinin normlarına dayanma • Baskın üyeler • Kazanma odaklı tartışmalar • Daha uzun ve daha pahalı karar verme süreci

Beyin fırtınası tekniğinin dört temel prensibi vardır (Özkalp ve Kırel, 2011: 234). Bunlar:

a. Beyin fırtınasının uygulanması sürecinde öne sürülen fikirlerin eleştirilerine belirli bir süre müdahale edilmez.

b. Akıl yürütmeler desteklenir.

c. Öne sürülen fikir ne kadar çoksa sonuç da o kadar olumlu olur.

d. Fikirlerin geliştirilmesine ve birleştirilmesine bütün fikirler söylendikten sonra izin verilir.

Toplantıyla ilgili temel kuralların oluşturulması, başarılı bir sanal toplantıda katılımcıların hazırlıklı olması açısından önemlidir. Dolayısıyla "Toplantıyla ilgili herhangi bir kurala bağlı kalınmaması." doğru bir ifade değildir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Grubun gösterdiği özellikleri de şöyle sıralamak olanaklıdır (Zander ve Cartwright,
1970, 48):
• Sıkı bir bağlantı kurulmuştur.
• Kendilerini grubun üyesi olarak kabul ederler.
• Başkaları tarafmdan gruba ait olarak tanımlanırlar.
• Ortak ilgi konularına ilişkin normları paylaşırlar.
• Birbirine bağlı bir rol sistemine katılırlar.
• Aym model, obje veya üstbenliklerindeki idealleri kurmuş olmanın bir sonucu olarak kendilerini başkalarıyla bir tutarlar.
• Grubu ödüllendirici bulurlar.
• Karşılıklı bağımlı hedefleri destekleyici olarak alırlar.
• Birliklerinin kollektif bir algısına sahiptirler.
• Çevreye karşı bütüncül bir tutum içinde eylemde bulunmaya yönelirler (Aksu,
1996: 315).

Doğru cevap C'dir.

Soruda numaralı olarak verilen ifadeler, güven duygusunu oluşturabilecek ilkeleri belirtmektedir. Dolayısıyla söz konusu aşama güven oluşturma aşamasıdır ve yöneticinin sorumluluğundadır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Temel olarak gruplar aşağıdaki işlevleri yerine getirmek için kurulur (Başaran, 1979: 118):
• Üyelerin sorunlarını çözmek,
• Sorun çözmek için üyelere yol göstermek,
• Üyelerin grup işlevlerinde yetişmelerini sağlamak,
• Grup birliğini sağlayacak ortak değer ve düzgüler (normlar) geliştirmek,
• Grubun yaşamasını sürdürmek,
• Toplu halde yaşamanın doyumunu sağlamak,
• Üyeler arasında iletişimi gerçekleştirmek,
• Üyeler üzerinde toplumsal baskı (denetim) uygulamak.

Doğru cevap D'dir.

Biçimsel olmayan gruplar: Örgüt yapısı tarafından oluşturulmayan ancak örgüt üyelerinin çeşitli amaçlara hizmet etmek için bir araya gelmeleriyle oluşan gruplardır. Doğru cevap A'dır.

Birincil Gruplar: Yüz yüze ilişkilerin, dostluk, sevgi bağlarının yüksek olduğu gruplardır. Doğru cevap E'dir.

Aidiyet ve bağlanma: Kişilerin güvenlik ve kendine saygı gibi gereksinimlerini tatmin
eden gruplar, aynı zamanda toplumsal gereksinimlerin tatminini de sağlar. Kişilerin başkalarıyla birlikte olmak gibi temel gereksinimleri, diğer bir tanımla aidiyet ve bağlanma
gereksinimleri, iş ya da toplumsal yaşamların da üyesi oldukları gruplardaki etkileşimler
sayesinde tatmin edilmektedir. Doğru cevap C'dir.

Grubun Büyüklüğü; Grup en az iki kişiden oluşan ve iletişim içinde olan ve birbirlerini etkileyen bir birleşmedir. Bu nedenle grubun büyüklüğü grubun başarısında önemli bir faktördür. Doğru cevap D'dir.

İşletme içinde karşıt, baskıcı, tepki oluşturabilecek davranışlar çatışma yaratabilir. En belirgin örneklerden biri olarak sendika ve yönetim ilişkilerinin yarattığı çatış- malar verilebilir. Benzer şekilde pazarlama bölümü ulaşılamaz isteklerde bulunduğunda, teknik hizmetler bunları karşılayamadığında statü azalabilir, bu durum da bölümler arası çatışmalara yol açabilir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Çatışmanın nedenlerini iki temel başlıkta toplamak mümkündür. Bunlardan ilki kişisel nedenler diğer ise örgüt yapısından kaynaklanan nedenlerdir. Amaç farklılığı: Örgütlerde bireysel arzu ve ihtiyaçlar bireylerin değişik kültür, yetişme tarzları, duyguları, zevkleri gibi kişilik farklılıkları sebebiyle kişiden kişiye farklılıklar göstermektedir. Her birey farklı amaçlara sahip oldukları için olaylar karsısında davranış ve tutumları da değişiktir. Diğer seçenekler ise çatışmanın örgütün yapısından kaynaklandığını ifade etmektedir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Yüz yüze olmanın etkisi: Bireylerin birbirlerini görerek etkileşime girmeleri uyma davranışını arttırmaktadır. Başka bir deyişle yüz yüze olma durumu, sosyal etkinin şiddetini arttırmaktadır. Doğru cevap E'dir.