TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 12

Çevrenin gözlemlenmesinde ve oluşan değişikliklerin algılanmasında yaşanan bilgi eksiklikleri ve tecrübesizlikler, değişim ve uyum sağlamaya yönelik yanlış tutumlara ve gecikmelere, örgütün dinamik çevreye uyum sağlayamamasına yol açacaktır. Doğru cevap E’dir.

Krizin  çözülmesi ve çökme: İşletme doğru kararları, zamanında alabilir ve uygulamaya geçirebilirse krizden kurtulacak ve yaşamına devam edebilecektir. Ancak tersi bir durumda çalışanların örgütü terk etmeye başladığı, tedarikçilere zamanında ödeme yapılamadığı, müşterilere istenilen kalitede mal ve hizmet sunulamadığı, örgüt içi ve dışı çatışmaların had safhaya ulaştığı, dedikoduların arttığı ve itibarın sıfırlandığı gibi birçok olumsuz durumla, bir örgütsel çözülme dönemine girilecektir. Bu olumsuz durumların devam etmesi, işletmenin çökme sürecine girmesine yani işletmenin bir kısmının veya tamamının ortadan kalkmasına neden olabilir. Doğru cevap B’dir.

Reaktif, olay veya kriz gercekleştikten sonraki eylemleri ifade eder. Yaraları sarmak dışındaki önlemeye dair olan diğer seçenekler proaktif adımlardır. Belli aralıklarda  iki yaklaşımda da devamlı bir tecrübe edinme, öğrenme ve uygun esneklikle eylem adımları gözden geçirilip güncellenir. Doğru cevap A’dır.

Kriz  yönetimiyle  ilgili  oluşturulan hareket  planı çevre ve koşullarda oluşan değişikliklere bağlı olarak, periyodik olarak güncellenmeli.  Doğru cevap C’dir.

Açık  kapı  politikası bireysel bir zaman tuzağıdır. Doğru cevap E’dir.

Pareto  ilkesi:   İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto İtalyanların ulusal servetinin %80’ine halkın %20’lik bir kesiminin sahip olduğunu gözlemlemiştir. Zamanla bu oran farklı durumlarda da gözlemlenmiş ve bir ilke hâline gelmiştir. Örneğin gelen e-maillerin %20’si ile yapılacak işlerin %80’iyle ilgilidir, bir şirketin satış gelirlerinin %80’i müşterilerinin %20’sinden gelir, bir işletmede çalışanların %20’si hastalık izninin %80’ini alır gibi. Buna göre işletmelerde zamanın verimli kullanılması isteniyorsa işletme için getirisi ya da riski yüksek olan işler için zamanın %80’ini, kalan işler için ise %20’sini ayırmak gerekecektir. Doğru cevap D’dir.

Rol farklılığı çatışmanın kişisel nedenlerindendir.

Yönetim alanı belirsizlikleri

Görsel yardımlar, diğer sembolik imgelerde olduğu gibi hem yazılı hem de sözlü metinlerde kelimeleri tamamlayıcı nitelikte olabilir. Temel işlevi, tek başına konuşulan veya yazılan kelimelerin ötesinde noktaları netleştirmektir. Etkili bir şekilde kullanılırlarsa, mesajı güçlendireceklerdir.

Başarılı sunum yapmayı öğrenmenin faydaları şöyle sıralanabilir:

Fikir ve bilgi iletişimini arttırma: Çok çeşitli durumlarda iletişim kurma yeteneği hemen hemen her iş için gereklidir. Sunumlar, belirli bilgi türlerini iletmek için en etkin ve verimli yöntemlerdir.

Mesleki ilerleme fırsatlarının artışı: Başarılı sunumlar sunmak, insanların sizi tanımasına ve neler yapabildiğinizi ortaya koyarak görünürlüğünüzü artırır. Sunum becerileri iş kariyer hedeflerine ulaşılmasında yardımcı olacaktır.

Özgüven artışı: Her yeni beceri insanın kendine olan güvenini arttırır, özellikle de yeni beceriyi öğrenirken isteksizlik veya korkuyu yenmek için kendine meydan okumayı sağlar.

Beyaz tahta, küçük gruplar için daha uygundur, hazırlaması kolaydır. Daha çok grupla birlikte bazı tartışma ve çıkarımlarda bulunulacaksa gerekli olabilir. Maliyeti düşüktür ve elde edilmesi kolaydır.

Günümüzde yayın olarak kullanıldığını görmekteyiz. Ancak mutlaka bir projeksiyon bağlantısına ihtiyaç duyulmaktadır. Ayrıca dizüstü bilgisayarların ortaya çıkışı kişisel bilgisayarların projeksiyon olan her ortamda sunum aracı hâline getirilmesine olanak sağlamıştır. Böylece ortak dosyaların kullanımında yaşanan veri kaybı ya da yazı fontlarının değişmesi gibi sorunlarla karşılaşılmaz.

İdeal sunum ortamında şunlara dikkat edilmelidir:

Sandalyeler uzun süre oturacak kadar rahat olmalı,

Katılımcı sayısına göre sandalye sayısı ayarlanmalı,

Oda sıcaklığı çok sıcak ve çok soğuk olmamalı,

Yeterli havalandırma sağlanmalı,

Aydınlatma yeterince parlak olmalı fakat çok parlak olmalı,

Herkesin konuşmacıyı kolayca görebilmesi ve duyabilmesi sağlanmalı,

Görseller en uzak koltuktan dahi okunabilmeli,

Projeksiyon gibi görsel yardımcılar kullanılacaksa mutlaka düzgün çalıştığından

emin olunmalı,

Tuvalet, yiyecek ve içecek gibi ihtiyaçlar dikkate alınarak yer planı yapılmalı.

Akış şemalarının bir süreç hâlinde devam eden olaylar için kullanılması uygundur.

Fotoğraflar: Fotoğraf yerine çizim tercih edilmeli ama mutlaka fotoğraf koymak gerekiyorsa net olmalı.

Çizimler: Bilgisayar çizimleri iyi görüntü verir ancak çok fazla olması karışıklık yaratır.

Animasyonlar: Bazı olayları hareketli görüntülerle anlatmak daha kolay olabilir, ancak bu işlemi gerçekleştirecek profesyonel birine ihtiyaç duyulmaktadır.

Diyagramlar: Özellikle birbiriyle bağlantılı konuları vermek için görsel bir bağlam vermek üzere kullanılır.

Görsel yardımcıları kullanırken dikkat edilmesi gereken bir takım genel kurallara uyulması her türlü görsel yardımcının kullanımında hatalardan uzak kalınmasını sağlayacaktır:

1. Kolay anlaşılacak kadar basit hâle getirilmeli.

2. Resim veya yazılar açıkça görülebilecek kadar büyük ve anlaşılır olmalı.

3. Gerçek sunum öncesinde yeterince uzun süre deneme yapılmalı.

4. Dinleyicileri rahatsız etmeyecek biçimde, görsel yardımcıları konuşmayla bağlantılı olacak şekilde koordine edilmeli.

5. Görsel yardımı içeren bir sunumdan hemen önce, gereken tüm ekipmanın hazır olduğundan ve sorunsuz çalışmadığından emin olunmalı.

Her görsel yardım aşağıdaki ölçütleri karşılamalıdır:

Basitlik - Genellikle, sınırlı alt noktalı bir konu,

Görünürlük - Tüm izleyiciler için açık ve okunabilir olmalı,

Birlik - Diğer görsel yardımlarla ve yazılı veya sözlü kelimelerle tutarlı ve standart olmalı,

Kalite - Berrak, çekici ve estetik açıdan memnuniyet verici,

Uygulanabilirlik - Uygun malzeme, imkan ve süre ile mümkün olan üretim ve sunum.

Metin özellikleri açısından dikkat edilmesi gereken noktalar şöyle özetlenebilir:

Her sayfada sadece bir kavram ele alınmalı.

Hareketli metin ve sayfa akışlarından kaçınmalı.

Madde imlerinin kullanımı: en fazla 6-8 madde ve her satırda en fazla 6 kelime.

Süre giden adımlardan ve sıralı süreçten bahsedilmiyorsa sıralı madde imi kullanılmamalı.

Kısa paragraflar: Ortalanarak verilmeli kenarla çok fazla yaslanmamalı.

Aynı sayfada en çok iki farklı yazı tipi olmalı: Başlık ve açıklayıcı metin için iki

farklı yazı tipi seçimi yeterlidir.

“Anahtar kelimeler” kullanılmalı: Anahtar kelimenin vurgulanması, izleyicinin

kavramı seçmesine ve hatırlamasına olanak sağlar.

Kapanış için teşekkür ve iletişim bilgilerini içeren bir sayfa kullanılmalı.

Hep birlikte sunum yapılacaksa sunum teknikleri açısından dikkat edilecek unsurlar şunlar olmalıdır:

İlk konuşmacı kısaca diğer konuşmacıları tanıtır ve konuyu açıklar.

Her konuşmacı bir sonraki konuşmacı için geçiş cümlesi kurar : “x şimdi konun şu

yönünü ele alacak”.

Son konuşmacı bütün sunumu özetler.

Bir kolaylaştırıcı tüm geçişleri sağlar.

Sunum sırasında görselleri konuşmacı dışında birinin idare edebilir.

Uyumu sağlamak için önceden alıştırma yapılır.

Bütün slaytların aynı formatta olmasına dikkat edilir.

Konuşmacılar farklı araçlar kullanıyorsa, geçişlerin pürüzsüz olması için koordinasyon sağlanmalıdır.

Soru cevap kısmında nasıl hareket edileceği önceden planlanmalıdır.

Thomas’ın çatışma yönetimi modeline göre, kişinin kendi isteklerini tatmin etme derecesi yüksek, karşı tarafın isteklerini karşılamaya yönelik çabasınının ise düşük olduğu durumlarda Rekabet etme davranışı görülür.

Çatışma sürecinin ilk aşaması olan 'Olası Karşıtlık veya Uyuşmazlık' aşamasında çatışmanın doğması için fırsat yaratan şartların varlığı söz konusudur.