TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 1

Sunumu Gerçekleştirme: Sunum günü konuşmanın yapıldığı adımdır. Yapılan planlama ve içerik çalışmaları dinamik bir sunum için yeterli bir temel sağlayacaktır. Sunum zamanı etkili iletişim kurmaya ve sununun sorunsuz çalışmasına dikkat
edilmelidir. Sunum sırasında açık konuşmaya, ses tonu, konuşma hızı ve ses seviyesini kontrol etmeye ve etkili vücut dili kullanmaya dikkat edilmelidir. Sunuyu güçlendirecek sunum yardımcılarının da kullanılmasında dikkatli olunmalıdır.

Bir sunumun planlanmasına yönelik üç önemli adım: Sunum amacının belirlenmesi; Hedef kitlenin özellikleri  ve Görsel yardımcıların belirlenmesi'dir. Doğru cevap B'dir.

Genel olarak konuşmalara yönelik amaçlar: • Bilgilendirme, • İlham verme, • Savunma, • Teşvik etme,

• Eğlendirme,• İkna etme'dir. Doğru cevap D'dir.

Konuşmacının sunum yapacağı konuyu yapılandırmasına imkan veren noktalar şunlardır:

 • Konuşmacı hakkında daha çok bilgi sahibi olduğu ya da kolaylıkla bilgi bulabileceği bir konuyu seçmelidir.  • Konuşmacı ilgi duyduğu konuyu seçmelidir. • Konuşmacı dinleyenlerin ilgi duyduğu bir konuyu seçmelidir.   • Konuşmacı duruma ve ortama uygun bir konu seçmelidir. • Konuşmacı sunum süresine göre konuşmasını  oluşturmalıdır. Doğru cevap C'dir.

Sunum hakkında hedefleri belirlerken taşıması gereken birtakım özellikler dikkate alındığında sunum mesajının:  • Açık ve kesin, • Dikkate değer, • Özel, • Belli bir zamanla sınırlı, • Gerçekçi, • Rekabetçi,  • Katılıma yöneltici, • Sunuma değer olması gerekir. Doğru cevap E'dir.

Hedef kitleyi analiz ederken göz önüne alınması gereken dört öge vardır : • Değerler • İhtiyaçlar  •Kısıtlamalar  ve • Demografik Bilgi'dir. 

Kısıtlamalar, izleyicilerin yapmalarını veya bilmekten geri kalmasını sağlayacak şeylerdir. Bunlar arasında  Siyasi, Mali ve Bilgi alanında kısıtlamalar mevcuttur. Soruda verilen örnek mali kısıtlamalar örneğidir. Doğru cevap A'dır.

Beyin Fırtınası Fikirleri: Hedef kitleye sunmayı planladığımız genel iddiaların belirlenmesi aşamasıdır. Özel açıklamalar, kanıtlar ve faydalar alt noktaları oluşturmaktadır. Post-It notlarını veya benzeri araçları kullanarak sunuya yönelik olası bazı temel fikirleri oluşturmak için beyin fırtınası kullanılır. Beyin fırtınası, fikirleri iyi veya kötü olarak değerlendirmeden çok fazla bilgi üretmenize olanak tanır. Konuyla ilgili aklınıza gelebilecek kadar çok fikir yanı sıra bilgi destekleyici fikirler yazılır. Bunun için her karta ya da kağıda bir fikir yazılır. Bu noktada fikirlerin akışına izin verilir, bir düzenleme yapılmaz. Buradaki strateji, mümkün olduğunca çok fikir üretmektir. Doğru cevap D'dir.

Sunumlarda ana noktaların sıralanmasında yol göstermesi açısından şu düzenlemelerden söz edilebilir:  • Kronolojik Düzenleme • Tarihsel Düzenleme • Mekansal Düzenleme • Konusal Düzenleme • Neden-Sonuç İlişkisine Göre Düzenleme • İlişki Ağları Düzenlemesi • Problem – Çözüm Düzenlemesi • Tümevarım Yöntemi ile Düzenleme. Doğru cevap A'dır.

İlişki Ağları Düzenlemesi: İki durum olay ya da konu arasındaki bağlantılar, işaretler ve göstergelerle açıklanır. Konuyla ilgili olarak ekonomik göstergelere, istatistiklere ve uzman açıklamalarına dayalı açıklamalar yapılır. Doğru cevap B'dir.

Prova yapılmasının sağlayacağı avantajlar prova yapmanın önemini ortaya koymaktadır: • Gerektiği kadar prova yapılır. • Yapıcı eleştirilerle sunuş geliştirilir. • Kullanılacak aygıt ve görsel desteklerin kontrol edilmesine olanak sağlar. • Takım sunuşlarında akıcılığı ve koordinasyonu arttırır. • Konuşmanın süresi hakkında kanaat sağlar. • Geçişleri kontrol etme olanağı sağlar. Konuşma provasının yapılması, konuşma sırasında notlarını okuma zorunluluğunu azaltacaktır. • Konuşmayı okumak durumunda kalmamak için prova yapılır. • Rahat hissedilene kadar en az 2-3 kere prova edilir.  Görüldüğü üzere, provanın amacı notlara bağlı kalmadan ve okumak durumunda kalmadan etkili sunum yapabilmektir. Doğru cevap E'dir.

Sunumda heyecan sorunların üstesinden gelebilmek için: • Başarıya koşullanma, • İyi konuşmacıları izleme, • Sürekli uygulamak yapma, • Ses gücünü geliştirme, • Ses hızını ve yüksekliğini ayarlama, • Ses tonunu ayarlama, • Doğru nefes alarak sesi yönetme, • Etkili beden dili kullanma, • Boğaz kaslarını zorlamadan çalıştırma, • Ana dile hakim olma, • Mimik kullanma, • Taklit ve ezberden kaçma, önerilir.  Sunum öncesinde, rahatlamaya yardımcı olacak önerilen uygulamalardan yararlanılabilir. Bunlar: • Görselleştirme: Kendinizi sunum ortamında etkinlik içerisinde neler yapacağınızı hayalinizde canlandırmanız anı yaşamanıza yardımcı olacaktır. • Meditasyon ve • Egzersiz yapma'dır. Nefes alma,Yüz kaslarını gevşetme, Dinleyenlerle göz teması kurmak, Sessizliğin kullanılması, Hareket edilmesi, Sahne korkusunun farkına varılması da diğer öneriler arasındadır. Doğru cevap C'dir.

İletişimi sağlıklı ve işe vuruk kılmak için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:
• Tahmin edilebilir ve zamanında yazılmış yanıtların sanal ekiplerde güven oluşturacağı,
• İletişimi yalnızca elektronik posta ile sağlamayıp, önceden kararlaştırılmış zamanlarda BAİ olanaklarıyla zenginleştirilmesi gerektiğini,
• Üyelerin bilgi paylaşımında yalnızca ortak veri tabanını kullanmaları,
• Üyeler arasında iş dışındaki diyalogların da kurulması,
• Üyelerin teknolojinin olanakları dâhilinde yüz yüze iletişim kuracakları ortamları
da sağlamak.

Koçluk: Toplantı lideri, toplantı yönetiminde kendisinin yerini alacak adayların
hazırlığına katkıda bulunabilir. Burada liderin rolü, adayların toplantı yönetimi faaliyetlerini yalnızca gözlemleyerek onlara dönüt vermek ve adayları cesaretlendirmektir. Bu yolla, toplantı yönetimine ilişkin bilgi ve yeteneklerin yaparak yaşayarak edinilmesi ve kazanılan deneyimlerin kalıcı olması sağlanır.

Toplantı Amaçlarının ve Hedeflerinin Belirlenmesi

Bütün toplantı etkinliklerinde planlama süreci amaçların belirlenmesiyle başlamaktadır. Örneğin toplantı her yıl düzenlenen bir derneğin genel kurul toplantısı gibi seri toplantılardan biri ise düzenli olarak gerçekleştirilmektedir ve toplantının gerçekleşeceği şehir, üye ülkeler arasından seçilmektedir ve bu tür toplantıların amaçları genellikle toplantının tüzüğünde tanımlanmaktadır. Bununla beraber, serideki her bir toplantının kendine özgü spesifik amaçları da bulunmaktadır (Krugman ve Wright, 2007: 44-45).