TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 9

Kolaylaştırıcı: Toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrası lojistikten de o sorumludur. Kimi zaman toplantı lideri de kolaylaştırıcı rolünü yerine getirmektedir. Konuşma yerine soru sormaya, etkin dinlemeye ve toplantı katılımcıları arasında konsensüs oluşturmaya odaklanan yönetsel roldür. Katılımcı liderliğin bir özelliğidir ve gerek liderler gerekse diğer ekip üyeleri tarafından sergilenmesi umulan temel becerileri kapsamaktadır. Kolaylaştırıcının görevi, herkesin ne çok fazla ya da ne çok az katkı yaptığı, makul ve etkin bir katılımın sağlanmasını ve toplantı amacına uygun bir tartışma akışının gerçekleşmesini sağlamaktır. Zaman hakeminin gündem maddesine ilişkin süreyle ilgili uyarılarına göre, gündem maddesinin tam zamanında tartışılmasından, ilgili madde ile ilgili özetin yapılmasından ve öneriler sunulmasından ve yeni gündem maddesine geçilmesinden kolaylaştırıcı sorumludur. Burada kolaylaştırıcının en çok dikkat etmesi gereken görev, gündem maddesine ilişkin ne yapılacağının belirlenmesi ve bu belirleme yapılmadan gündem maddesinin kapatılmamasıdır.

Kolaylaştırıcı: Toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrası lojistikten de o sorumludur. Kimi zaman toplantı lideri de kolaylaştırıcı rolünü yerine getirmektedir. Konuşma yerine soru sormaya, etkin dinlemeye ve toplantı katılımcıları arasında konsensüs oluşturmaya odaklanan yönetsel roldür. Katılımcı liderliğin bir özelliğidir ve gerek liderler gerekse diğer ekip üyeleri tarafından sergilenmesi umulan temel becerileri kapsamaktadır. Kolaylaştırıcının görevi, herkesin ne çok fazla ya da ne çok az katkı yaptığı, makul ve etkin bir katılımın sağlanmasını ve toplantı amacına uygun bir tartışma akışının gerçekleşmesini sağlamaktır. Zaman hakeminin gündem maddesine ilişkin süreyle ilgili uyarılarına göre, gündem maddesinin tam zamanında tartışılmasından, ilgili madde ile ilgili özetin yapılmasından ve öneriler sunulmasından ve yeni gündem maddesine geçilmesinden kolaylaştırıcı sorumludur. Burada kolaylaştırıcının en çok dikkat etmesi gereken görev, gündem maddesine ilişkin ne yapılacağının belirlenmesi ve bu belirleme yapılmadan gündem maddesinin kapatılmamasıdır.

Koçel (2010:69-70) yöneticinin rolleri konusunda hem geleneksel hem de güncel yaklaşımları incelemiş ve toplantı yönetiminde de kolaylıkla uyarlanabilecek kavramların bir derlemesini sunmuştur. Bu incelemeye göre yöneticiler; koçluk (coaching), mentorluk, kolaylaştırıcılık (facilitator) ve mümkün kılıcılık (enabler) ve destekleyicilik (sponsor) gibi farklı kavramlarla nitelendirilmektedir. Toplantı liderliğinde, çeşitli rolleri oynamaktadır.

Koçel (2010:69-70) yöneticinin rolleri konusunda hem geleneksel hem de güncel yaklaşımları incelemiş ve toplantı yönetiminde de kolaylıkla uyarlanabilecek kavramların bir derlemesini sunmuştur. Bu incelemeye göre yöneticiler; koçluk (coaching), mentorluk, kolaylaştırıcılık (facilitator) ve mümkün kılıcılık (enabler) ve destekleyicilik (sponsor) gibi farklı kavramlarla nitelendirilmektedir. Toplantı liderliğinde, çeşitli rolleri oynamaktadır.

Sponsor olmak: Toplantı lideri olacak adayların desteklenmesinde kıdemli yöneticilerden birinin destekleyici bir rol üstlenmesidir. Burada sponsorun diğer yöneticilerden farkı, yönetici adayının doğrudan bir üstü olmak zorunda bulunmamasıdır.

Koçel (2010:69-70) yöneticinin rolleri konusunda hem geleneksel hem de güncel yaklaşımları incelemiş ve toplantı yönetiminde de kolaylıkla uyarlanabilecek kavramların bir derlemesini sunmuştur. Bu incelemeye göre yöneticiler; koçluk (coaching), mentorluk, kolaylaştırıcılık (facilitator) ve mümkün kılıcılık (enabler) ve destekleyicilik (sponsor) gibi farklı kavramlarla nitelendirilmektedir. Toplantı liderliğinde, çeşitli rolleri oynamaktadır.

Web tabanlı sanal toplantılarda; internet erişimini sağlayan bilgisayar ve bilgisayar dışındaki araçlarla yapılan toplantılar ifade edilmektedir. Dört tür web tabanlı sanal toplantı bulunmaktadır. Bunlar, web konferans araçları, web toplantı araçları, Web 2.0 araçları ve sosyal ağlar ile elektronik postalardır. Web konferans araçları yalnızca gerçek zamanlı olarak toplantıya katılan katılımcılara bilgi sağlamak için kullanışlı araçlardır. Chat, bu araçlardan biridir. Web toplantı araçları katılımcılardan bilgi toplayan ve hem eş zamanlı hem de eş zamanlı olmayan işbirliklerini sağlayan yüksek derecede etkileşimli toplantı ortamlarıdır. Diğer tüm seçenekler bu araçlar arasındadır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Herkesin düzenleme, ekleme ya da güncelleme yapabildiği sayfalardır. Başarılı wikilerin özelliği etkin ve sürdürülebilir katılımı sağlamaktır. Doğru cevap C seçeneğidir.

Başarılı sanal toplantılar, 90 dakikayı geçmeyecek biçimde, kısa ve zamana yayılmıştır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Sanal toplantılarda yöneticilerin katılımcıları motive etmek için başvurduğu yöntemlerden biri, ekip üyeleriyle ayda en az bir kez birebir görüşme olanağı yaratmaktır. Dolayısıyla üç kez görüşme yapmak doğru değildir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Bir sanal toplantının etkili olup olmadığını anlamak için sorulacak sorular şunlardır: 

Dolayısıyla "Toplantıda kaç katılımcı vardı?" sorusu bir sanal toplantının etkili olup olmadığına karar vermek için doğru soru değildir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Sosyal ağlar, herkesin katılabildiği ve kamusal ya da özel bir profil oluşturabildiği üyelik siteleridir. Üyeler diğer üyelerle birlikte ağlar yaratarak bilgi paylaşmaktadır. Sanal ekipleri destelemek için yararlanılabilecek sosyal ağ araçlarına; LinkedIn, Facebook, Yahoo Groups, Google Groups, Wetpaint, WordPress, Twitter, RichSync, YouTube gibi sosyal platformlar örnek verilebilir. Doğru cevap B seçeneğidir.

amir

materyal eksikliği

örgütleme, yöneltme

iletişimci

Toplantı üyelerini vakit kaybetmeden toplantıya almak

I , III ve V

güce ve otoriteye bağlı olmak

toplantıda yer alan konuşmaların kayda geçirilmemesine özen göstermek