TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 7

I. Toplantıda yer alan konuşmaların kayda geçirilmesi sağlanmalıdır.

II. Toplantı bilgilerinin arşivlenmesi sağlanmalıdır.

IV. Toplantılarda alınan kararlara uygun takibin yapılması

• Yüz yüze iletişim en sık kullanılan toplantı biçimi olmasına karşın, bazı dezavantajlara da sahiptir. Bunlar:
• Dezavantajlı grupların toplantılarda söz alma hakkı sınırlıdır.
• Bireysel farklılıkların yoğun olduğu gruplarda güven ortamını sağlamak zordur.
• Yüz yüze toplantılarda grup üyelerinin eşit katılımını sağlamakta güçlükler yaşanmaktadır.
• Başta uluslararası örgütler olmak üzere, kimi örgütlerde iş arkadaşlarıyla ve müşterilerle yüz yüze toplantı yapmak neredeyse olanaksızdır. Bunun nedenleri, seyahat masraflarının yüksek ve katılımcıları bir araya getirmenin güç oluşudur.

Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır.

Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlar.

Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Örgütün uzun dönemli amaçlarından habersiz ya da bilgilendirilmemiş olan üyeler genellikle ilgisiz hâle gelmektedir. Toplantılardan önce haber verilmesi hâlinde üyeler de plan yapma ve toplantıya hazırlık için yeterli zaman yaratacaktır.

Toplantıların etkili olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir. Bir örgütte sorumluluk verilmemiş olan üyeler genellikle yıkıcı davranışlar geliştirme eğiliminde olmaktadır. Toplantı başkanı bu davranışları yönetebilmeli ve bu enerjiyi üretken bir kanala yönlendirebilmelidir.