TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 2

Yazıcı (Kayıt tutucu): Toplantıdan çıkan kilit noktaların, fikirlerin ve kararların kaydını tutan kişidir. Toplantı sonrasında toplantı notlarına yönelik taslakları hazırlamaktan da sorumlu tutulabilir.

Katkıcı: Fikir katkısında bulunarak ve tartışmaların tayından çıkmamasına yardımcı olarak, toplantıya etkin biçimde katılmaktadır.

Uzman: Gerek duyuldukça belli konularda uzman bilgisi batkısında bulunur. Ekibe düzenli katkıda bulunan birisi değilse ekibe katkısı gerekli bilgileri sunmakla sınırlı olabilir.

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?) , içerik (ne?) , süreç (nasıl?) ve amaçtır (neden?)

Toplantıların genel amaçları sorunları çözmek, çatışmaları sona erdirmek, motive etmek, problem çözmek, karar almak ve bilgilendirmek olarak açıklanabilir.

Atölye Çalışması (Workshop): Az sayıdaki katılımcının bir usta eğitici eşliğinde yoğun tartışma, bilgi ve beceri aktarımı amacıyla bir araya gelmeleridir.

Sempozyum: Belirli sayıda alan uzmanının toplanarak, özel bir konuda bildiri sunmaları, tartışmaları ve soruna yönelik çözümler üretmeleridir.

Kolokyum (Colloqium): Bir konunun üst düzeyde uzmanı olan araştırmacıların akademik bir soru etrafında tartışmalarıdır.

Eğitim Toplantıları: Bazı toplantılar, belirli bir grubun bilgi seviyesinin yükseltilme- sini amaçlamaktadır. Özellikle orta düzey yöneticilerin yetiştirilmesine yönelik yapılan bu toplantıların amacı “eğitim”dir. Bazen de katılanlara bir yönetim veya uygulamanın benimsetilmesi amacıyla yapılır.

Yönetim Kurulu Toplantıları: Bu toplantılar ihtiyaç olduğu zamanlarda veya haftanın ya da ayın belirli günlerinde periyodik olarak yapılabilmektedir.

Forum (Forum): Moderatör yönetiminde yapılan, uzman konuşmacıların katıldığı dinleyicilerin sorularına açık tartışma toplantısıdır.

Danışma toplantıları: Bu tür toplantıların temel ilkesi, paylaşımdır. Belli doğrultularda karar alma zorunluluğu yoktur. İnsanlar fikir alışverişinde bulunurlar.

Kurumlar arası toplantı türlerini; kongre, konferans, ticari sergi ve fuar, seminer, sempozyum, atölye çalışması, panel, forum, asamble, eylem, zirve, klinik, kolokyum, sanal toplantı, sanal sunum olarak sınıflandırılmaktadır.

Toplantı amacı belirlenirken uyulması gereken ilkeler aşağıdaki şekilde ifade edilebilir (Mısırlı, 2013):

• Toplantı amacı açık, seçik ve herkes tarafından anlaşılır olmalıdır.
• Toplantı amacı gerçekçi olmalıdır.
• Toplantı amacı yazılı bir şekilde oluşturulmalıdır.
• Toplantı amacı tüm katılımcılara duyurulmalıdır.

İş döküm şeması, toplantının hazırlanma- sında yerine getirilecek görevler ve yapılacak işlerin hiyerarşik olarak daha küçük parçalara ayrılmasıdır. İş döküm şemasında, toplantı organizasyonunda çeşitli aktivitelerden sorumlu organizasyon, tedarikçiler ve bireyler ile bu aktivitelerin tamamlanması için gerekli tahmini süre tanımlanır.

Toplantı Oturum Başkanının (Kolaylaştırıcının) Sorumlulukları

Toplantı amaçları, toplantı zamanı, mekânın belirlenmesi, katılımcıların davetedilmesi, konuşmacı gibi özel konukların davet edilmesi ve gerekli ise konaklama ve yiyecek-içecek hizmetlerinin planlanması ve koordinasyonunun sağlanması,

Toplantı kapsamında açık bir iletişim beklentilerinin karşılanması, toplantı protokollerinin sağlanması, toplantı kaynaklarının ve donanımın, tüm toplantı takımının toplantı gününde ve zamanında toplantı mekânında hazır bulunmasını sağlamak ve bu süreci yönetmek,

Toplantı gündemi aracılığı ile toplantı sürecinin yönetilmesi ve liderlik rolünü üstlenerek toplantının kolaylaştırılması. Tüm katılımcıların toplantıya eşit derecede katılım sergileyebilmesi için fırsatların verilmesini sağlayarak tartışmaları yönetmek ve rehberlik etmek.

Toplantı tartışmaları, beyin fırtınası oturumları ve mini workshoplar için fikir vestratejilerin desteklenmesi.

Mini Workshop Oturum Başkanı (Kolaylaştırıcı) Görev ve Sorumlulukları

• Gerektiğinde spesifik özel projeleri planlamak ve yönetmek,
• Toplantı çerçevesi içerisinde mini workshoplara liderlik yapmak ve kolaylaştırmak, • Proje yönetim araçlarını kullanarak özel proje gelişmelerini kaydetmek ve yönetmek,
• Proje çerçevesi içerisinde teslim tarihleri, roller ve sorumluluklar kapsamında tüm proje üyelerini bilgilendirmek amacıyla takım iletişimini yönetmektir.

Toplantı Türü

Önerilen Maksimum Katılımcı

Problem çözme toplantıları

Beş ya da daha az katılımcı

Karar alma toplantıları

Beş ya da daha az katılımcı

Problem tanımlama toplantıları

Maksimum 10 katılımcı. Daha fazla katılımcı sayısı süreci çıkmaza sokabilir.

Eğitim Seminerleri

Özellikle uygulamalı eğitimler için maksimum 15 katılımcı

Bilgilendirme amaçlı toplantılar

Etkileşimi sağlamak için maksimum 30 katılımcı

İnceleme ya da sunum toplantıları

Etkileşimi sağlamak için maksimum 30 katılımcı

Motivasyon toplantıları

Katılımcı sayısı limitsizdir. Bu tür toplantılarda katılımcı sayısının yüksek olması tercih edilir.

Toplantının harcama alanları belirlendikten sonra özellikle kongre, konferans gibi toplantılarda bu harcama kaynaklarını ve çeşitli kongre aktivitelerini desteklemek için gelir kaynakları tanımlanır. Örneğin bir kongre için temel gelir kaynakları:

Katılımcıların kayıt ücretleri: Bu gelir kaynağı her tür kongre için temel sabit gelir kaynağıdır.

Sponsorluk: Diğer etkinlikler gibi kongrelerin de sponsorların desteği olmadan düzenlenmesi neredeyse imkânsızdır. Sponsorların etkinliğe desteği ayni, nakdi ve hizmet yardımı şeklinde olabilmektedir. Sponsorlar, ürün bağışları, performans, medya teşvikleri, seyahat ve konaklama masrafları gibi çeşitli alanlarda etkinliğe destek olabilmektedir (Argan, 2007: 343-344).

Bağışlar ve destekler: Bir kongrenin bağış ve destekleri yerel yönetimlerden olabileceği gibi çeşitli kurumlardan da sağlanabilmektedir.

Lisanslı ürünler: Eğitim materyalleri, geçmiş kongrelerin bildiri kitapları, kongreyle ilgili her tür ticari ürünün satışından elde edilen gelirlerdir.

Reklamlar: Kongre broşürleri, oturum salonları gibi çeşitli reklam alanlarının satışından elde edilen gelirlerdir.

Gala yemeği temel gelir kaynaklarından değildir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Banket düzeni: Özellikle grup çalışmalarını içeren seminerlerde tercih edebilecek bir oturum düzenidir. Grup üyelerinin birbirleriyle göz teması kurmasında ve grup tartışmalarında kolaylık sağlamaktadır. Öte yandan birleştirilmiş masalarla oluşan geniş yüzey, her türlü çalışmaya olanak tanımaktadır.