TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 18

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?), içerik (ne?), süreç (nasıl?) ve amaçtır (neden?).

Toplantıların genel amaçları sorunları çözmek, çatışmaları sona erdirmek, motive etmek, problem çözmek, karar almak ve bilgilendirmek olarak açıklanabilir.

Planlama toplantılarının amacı, bir örgütün kısa, orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflerinin kararlaştırılmasıdır.

İşletmelerde genel olarak toplantılara ihtiyaç duyulan zamanları şu şekilde sıralamak mümkündür:

Genel olarak kurum içi toplantı türlerini şu şekilde sınıflandırmak mümkündür:

Bilgilendirme amaçlı toplantılar

Toplantılarda dört ana işlev vardır. Her toplantı türü, bu dört işlevden biri üzerinde yapılanmaktadır. Bu işlevler; enformasyon ya da haber verme, bilgi alışverişi ya da sorunları saptama, sorun çözme ve karar almadır. Bunların her biri de toplantı yapmak için geçerli sebeptir ve her birinin kendine özgü bir biçimi ve kendine özgü kuralları vardır.

Sorun çözme toplantılarında öncelikle sorun tam olarak ortaya konur ve açıklığa kavuşturulur, daha sonra değişik gruplar tartışma ve karar alma yöntemleri ile (bunlar beyin fırtınası, balık kılçığı tekniği, pareto analizi, dephi tekniği vb.) belirlenen soruna çözüm aranması aşamasına geçerler.

Toplantı sektörü içerisinde farklı türlerde alıcılar bulunmaktadır. Bunlar:

İşletmelerin yaptıkları toplantı çeşitleri şunlardır:

Derneklerin yaptıkları toplantı çeşitleri şunlardır:

Hedef koyma ve anlam kazandırma gibi işlevler toplantının motive etme amacında olduğunu gösterir.

Eğitim toplantıları

Kongrelerde düzenli aralıklarla tekrarlanması özelliği vardır.

Tedarikçiler Oteller, yiyecek içecek hizmetleri ve ulaşım sınıfına girer.

İki yılda bir

Etkin olmayan toplantılar kısa değil tersine uzun ve verimsiz olur.

Forum

Katılımcı sayısının az ve amaca yönelik olması iki yöneticinin de önem verdiği bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır.

Ürün tanıtım toplantıları

Örgütlerin büyük çoğunluğu toplantılar olmadan işlevlerini yerine getirememektedir. İdare heyeti toplantıları, derneklerin genel kurul toplantıları gibi toplantılar yasa gereği zorunlu olmaktadır. Örgütlerde gerçekleştirilen toplantıların sayısı örgüt içinde yapılan işe ve toplantıların amacına göre değişebilmektedir. Toplantıları düzenlemek için birçok güçlü sebep mevcuttur. Bunlar (Şen, 2013):

Bilgi alışverişi yapmak ve değerlendirmek: Ekipteki elemanların neler yaptığını, işe uygunluğunu görebilmek ve tekrarları engellemek için önemlidir. Bir grup, belli bir bilgiyi çeşitli bakış açılarını ön plana getirerek, bir bireyden daha iyi değerlendirebilir. Böylece yanlış anlamaların ve değerlendirmelerin de sayısı azalmaktadır. Bunun için bilgi toplamak, bunları diğerlerine aktarmak ve değerlendirmek karar verme açısından öncelikle yapılması gereken faaliyetlerdir. Müşteriler ve satıcılar arasında yapılan danışmanlık toplantıları bu gruba verilecek tipik bir örneği oluşturmaktadır. Bilgilendirme toplantıları bilginin belli bir şekilde el değiştirmesini ve değerlendirilmesini sağlamaktadır. Ekip lideri, nasıl etkileneceklerini görebilmeleri açısından üst düzey karar ve değişiklikleri, ekip üyelerine açıklar. Buna karşılık olarak ekip üyeleri söylenenleri doğru anlayıp anlamadıklarını kontrol eder, değişikliklerin kendi işlerini nasıl etkileyeceğini değerlendirir ve bu kararlara yönelik bir taahhütte bulunurlar. Bilgilendirme toplantıları ekip üyelerinin değişime yönelik tepkilerini aktarmaya yönelik iyi bir fırsat da sunar.

Sorunları çözmek: Yönetimle ilgili toplantıların çoğu bir şekilde belli sorunların çözülmesini de kapsamaktadır. Grubun belli bir sorunu çözebilme başarısı, toplu düşünme kalitesine de bağlıdır. Sorunlar bir şekilde tatminsizlik yaratan durumlar ya da durumlardaki değişikliklerden kaynaklanan güçlükler olabilmektedir. Sorun çözümünde başarılı olamayan gruplar uzman bilgisine ihtiyaç duyar.

Çatışmaları sona erdirmek: Örgütlerde çatışmanın kaynağının bulunması, bunu değerlendirmek için farklı bakış açılarının geliştirilmesi ve çatışma ile başa çıkabilmek için değişik imkânların araştırılması gerekmektedir. Çatışmaların sona erdirilmesine yönelik en iyi örnek olarak müzakereler gösterilebilir.

Motive etmek: Toplantılar, diğer yapılanlarla bağlantı kurarak yapılan işlere bir anlam kazandırmaya ve aynı zamanda ortaya çıkan sorunları topluca ele almaya imkân tanır. Grubun desteği bireylere enerji ve motivasyon kazandırarak, daha iyi bir performans göstermelerine imkan tanımaktadır. Kendilerine göre bir hedef ortaya koyan grup elemanları, kendi amirlerinin isteklerinden daha çok kendilerinden talepte bulunmaktadırlar.