TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 14

Uluslararası etkinliklerin gerçekleştirilmesi için en popüler aylar eylül ve hazirandır. Doğru yanıt C şıkkıdır.

Kargo maliyetleri, yönetim maliyetleri kapsamındadır. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Finansal işlemleri izlemenin en basit yolu, para akışının tahmin edilmesi, gelir ve harcama tablolarının kullanılmasıdır. Doğru yanıt B şıkkıdır.

Engeller, ulaşılabilirlik temel kriteri kapsamındadır. Doğru yanıt E şıkkıdır.

Daire düzeni, eşit düzeydeki yöneticilerin veya çalışanların katıldıkları toplantılar için ideal bir oturum düzenidir. Doğru yanıt A şıkkıdır.

U-düzeni ve banket düzeninde katılımcılar birbirleriyle etkin göz teması kurabilirler. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Güçlü liderlik toplantıların etkisiz oluşunda rol oynamaz. Doğru yanıt B şıkkıdır.

Liderler, toplantıların yürütülmesinde öncelikli sorumludurlar. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Yazıcı, toplantıdan çıkan kilit noktaların, fikirlerin ve kararların kaydını tutan kişidir. Doğru yanıt B şıkkıdır.

Verilen cümledeki görev tanımı zaman hakemine aittir. Doğru yanıt C şıkkıdır.

Konsensüs, alınacak kararlar konusunda uzlaşma sağlanması anlamına gelmektedir. Doğru yanıt E şıkkıdır.

Toplantıya katılan tüm tarafların elde edebilecekleri en yüksek yararı sağlamaları Kazan/Kazan durumda gerçekleşir. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Üyelerin tümü ilgili ve katılımcı olduğu, kararların oybirliği ile alındığı, üyelerin kabul etmeme özgürlüğü bulunduğu toplantı grupları etkili toplantı gruplarıdır. Doğru yanıt A şıkkıdır.

Toplantının başında katılımcılardan toplantıyla ilgili umut ve korkularını küçük kağıtlara yazmalarını istemek ve bu kağıtları duvara asarak toplantı sonunda bir karşılaştırma yapmalarını sağlamak, sonrasında hangi beklentilerinin gerçekleştiğini ve hangi kaygılarının çözüldüğünü sormak gerekir. Doğru yanıt E şıkkıdır.

Toplantılarda ortaya çıkan çatışmaları yatıştıran kimselere arabulucu denir. Doğru yanıt C şıkkıdır.

Gündem maddeleri ele alınırken, konuların yapılamayacak ve başarılamayacak taraflarına odaklananlara kötümser denir. Doğru yanıt B şıkkıdır.

Türüne ve ölçeğine bakılmaksızın genel olarak bir toplantının planlama süreci sekiz temel aşamayı kapsamaktadır. Bunlar; toplantı amaçlarının ve hede erinin belirlenmesi, toplantı gündeminin hazırlanması, görevlerin tanımlanması ve organize edilmesi, toplantı katılımcılarının ve toplantı katılımcı sayısının belirlenmesi, toplantı programının planlanması, bütçeleme, toplantılar için turistik bölge ve toplantı mekânı seçimi ve toplantı oturum düzeninin belirlenmesidir.

Türüne ve ölçeğine bakılmaksızın genel olarak bir toplantının planlama süreci sekiz temel aşamayı kapsamaktadır. Bunlar; toplantı amaçlarının ve hede erinin belirlenmesi, toplantı gündeminin hazırlanması, görevlerin tanımlanması ve organize edilmesi, toplantı katılımcılarının ve toplantı katılımcı sayısının belirlenmesi, toplantı programının planlanması, bütçeleme, toplantılar için turistik bölge ve toplantı mekânı seçimi ve toplantı oturum düzeninin belirlenmesidir.

Toplantı gündemi olabildiğince detaylı hazırlanmalıdır. Hazırlanacak toplantı gündeminde yer alması gereken bilgiler şu şekildedir (Gaines, 2016):

Toplantıyı düzenleyen kurumun adı


Toplantı tarihi ve saati


Toplantının gerçekleşeceği yer

Toplantının amacını açıklayan kısa bir bilgilendirme özeti


Toplantıda tartışılacak konu başlıkları


Toplantıda tartışılacak konuların sıralaması


Eğer mümkünse her bir gündem maddesi için ayrılacak süre belirtilmelidir.

Bir toplantı organizasyonu kapsamında toplantı programının belirlenmesi, bütçenin hazırlanması gibi çeşitli personel tarafından yerine getirilecek görevler tanımlanmaktadır. Görev alanları ve çeşitli aktiviteler belirlendikten sonra, belirlenen bu alanlar ve aktiviteler iş paketleri içerisinde ayrılır, böylece bir iş döküm şeması hazırlanır (McCabe, Poole, Weeks ve Leiper, 2000: 241). İş döküm şeması, toplantının hazırlanmasında yerine getirilecek görevler ve yapılacak işlerin hiyerarşik olarak daha küçük parçalara ayrılmasıdır. İş döküm şemasında, toplantı organizasyonunda çeşitli aktivitelerden sorumlu organizasyon, tedarikçiler ve bireyler ile bu aktivitelerin tamamlanması için gerekli tahmini süre tanımlanır.