TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 13

Toplantı Kaydedicinin Sorumlulukları

Toplantıya katılacakların pozisyonlarına göre değil, toplantının amaçları doğrultusunda uzmanlık alanlarına göre seçmek gerekmektedir. Ayrıca dışarıdan uzman çağırmak gerektiğinde toplantıya çağrılması ve görüşlerinin alınmasının önemli olduğu belirtilmektedir. Bu kişiler toplantının tamamına toplantıya katılmaktan ziyade, sadece uz- man oldukları alanda fikirlerini ortaya koymakta ve toplantıdan ayrılmaktadır (Yeşil, 2012). Toplantıya davet edilmesi önerilen kişiler şu şekildedir (Romano ve Nunamaker, 2001: 6):

Amaçsız toplantılar motivasyonu düşürür ve zaman kaybına neden olur.

Toplantı amacı olmasa da seri olarak düzenlenmesi gereken toplantılar vardır. cümlesi yanlıştır çünkü seri olarak düzenlense de o toplantıların bir amacı olmalıdır.

Amaçlar doğrultusunda hedeflerin belirlenmesi gerekmektedir.

Online toplantılar için hangi video konferans yazılımının kullanılacağı ve giriş ve bağlanma bilgileri belirtilmelidir.

Bu durumlarda gazete ilanı verilebilir.

İş döküm şeması, toplantının hazırlanmasında yerine getirilecek görevler ve yapılacak işlerin hiyerarşik olarak daha küçük parçalara ayrılmasıdır.

Konuşmacı görevliler arasında değildir.

Kaydedici  katılımcılar tarafından gönderilen tüm gündem maddelerini ile toplantı oturum başkanından alınan gündem maddelerini düzenleyerek tamamlanmış gündem maddelerini tüm katılımcılara ve oturum başkanına göndermekle sorumludur.

Bir toplantı programının tasarımında en önemli nokta yeterli zaman ve uygun oturum sayısıdır.

Toplantı yöneticisinin ilan edilmesi yanlıştır

Toplantıların zaman kaybına yol açmadan verimli ve başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak için toplantı öncesi planlama aşamasında toplantı amacının belirlenmesi gerekmektedir. Bu nedenle yöneticilerin ve ilgililerin öncelikle “bu toplantıdan ne
istiyoruz” sorusuna cevap vermeleri gerekmektedir. 

Bir gereksinim doğrultusunda toplantının amacı ortaya konur.

"Katılımcılar tarafından gönderilen tüm gündem maddelerini ile toplantı oturum
başkanından alınan gündem maddelerini düzenleyerek tamamlanmış gündem
maddelerini tüm katılımcılara ve oturum başkanına göndermek." toplantı kaydedicinin sorumluluklarından biridir. Diğerleri ise yanlıştır.

İletişim toplantısı diye bir toplantı türü yoktur

Yüz yüze toplantılar sanal toplantılarla karşılaştırıldığında çok sayıda belirgin avantaja sahiptir. Teknoloji ne kadar ilerlerse ilerlesin yüz yüze toplantıların avantajlarının yerine geçecek bir çözüm bulmak güç görünmektedir. Yüz yüze toplantıların avantajları şunlardır:

Doğru cevap D’dir.

Teknolojideki yeni gelişmeler iletişim için yeni bir ortam yaratmıştır. Bu iletişim bilgisayar aracılığıyla iletişim (BAİ) olarak adlandırılmaktadır. BAİ uygulamalarının maliyet, farklılıklar, istihdam ve uzmanlığa erişim konularında sunduğu üstünlüklerin yanında bazı dezavantajları da bulunmaktadır. Bunlar, eş zamanlı toplantıların ayarlanmasının güçlüğü, toplantıların ertelenmesi ve yazılım sorunları başta olmak üzere teknik ve lojistik problemlerdir. Doğru cevap C’dir

Web toplantı araçları katılımcılardan bilgi toplayan ve hem eş zamanlı hem de eş zamanlı olmayan işbirliklerini sağlayan yüksek derecede etkileşimli toplantı ortamlarıdır. Bu araçlar, toplantı sürecinin kapsamı akılda tutularak tasarlanmıştır. Bu araçlar:

Doğru cevap E’dir.