TIBBİ BELGELEME

İnsan sağlığını ilgilendiren konularda yapılan çalışmalar sonucu elde edilen bilgileri düzenli bir biçimde kapsamına alan belgeler "tıbbi belge" olarak ifade edilmektedir. Doğru cevap B'dir.

Arşiv ülkelerin büyük önem verdikleri bir konudur. Geçmiş ile bugün arasında bağlantı kurmak gibi hayati bir görev yüklenen arşiv, bir milletin en değerli varlığıdır. Arşivin önemini şu şekilde sıralayabiliriz:

I. Arşivler kişilerin, devletin ve milletlerin haklarını belgeler ve korur,

II. Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve saptamaya yarar,

III. Ait olduğu dönemin ahlâk anlayışını, geleneklerini, sosyal yapısını, değerlerini, kurumlarını ve aralarındaki ilişkiler hakkında bilgi verir.

Doğru cevap C'dir.

Elle yazılmış veya diktafonlara dikte edilmiş çıkış özeti, ameliyat notu ve sağlık raporu gibi, hasta ile ilgili çeşitli belgelerin ve özel formların yazılması ve yazılanların ilgili dosyalara konulması ayrıca işi biten dosyaların dosyalama bölümüne gönderilmesi tıbbi sekreterler bölümünün başlıca görevidir. Doğru cevap A'dır.

Çözüm: Üniversite hastanelerinde hasta dosyaları arşivinin bütün alt bölümleri Hasta Dosyaları Arşiv Müdür Yardımcısına bağlı olarak çalışmaktadır. Hasta Dosyaları Arşiv Müdür Yardımcısı, Hasta Dosyaları Arşiv Müdürüne; Arşiv Müdürü Hastane Baş Müdürüne; Baş müdür ise Hastane Başhekimine bağlı olarak görev yapmaktadır. Doğru cevap D'dir.

Hastalık ve ameliyat indeksinin, tıbbi araştırma yapanlara kolaylık sağlamak, hastanede verilen hizmetin kalitesinin ölçülmesine, veri hazırlamak epidemiyolojik ve enfeksiyon kontrol çalışmalarına veri hazırlamak, teşhis ve tedavide kullanılan yöntemlerin gerekliliğini ve uygunluğunu belirlemek, sağlık personeli ve öğrenciler için eğitim materyali hazırlanmasına yardımcı olmak gibi kullanım amaçları vardır. Hastane yönetimi doktorların performanslarını değerlendirmek için hasta ve ameliyat indeksinden değil, doktor indekslerinden faydalanır. Doğru cevap E'dir.

Birimleri esas alan örgüt modeli, merkezi örgütlenme modelinin tamamen karşıtı olan (ademi merkezi) bir modeldir. Diğer bir deyişle bu tür örgütlenmede hasta dosyaları her kliniğin kendi arşivinde saklanır ve buradan hizmete sunulur. Dolayısıyla bu sistemde klinik sayısı ile orantılı olarak hastanede çok sayıda birim veya klinik arşivi bulunur. Çok fazla önerilen bir model değildir. Doğru cevap A'dır.

Hasta dosyalarının istenilen standartlara uygun olarak tamamlanmasını sağlamak, bu dosyaları inceleyerek hasta bakımını değerlendirmek ve kalitesini artırmak arşiv komitesinin sorumluluğundadır. Arşiv komitesi, hastanedeki tıbbi birim başkanları veya temsilcileri ile hasta dosyaları arşivi yöneticisinin katılmasıyla oluşturulur. Hastane yöneticisi veya görevlendirdiği kişinin başkanlığında çalışır. Komitenin sekreterliğini hasta dosyaları arşiv yöneticisi yapmaktadır. Doğru cevap C'dir.

Hasta dosyaları arşivinin, özellikle merkezî olduğu kurumlarda, diğer ünitelerle yoğun bir ilişkisi vardır. Fonksiyonel ilişkilerin yoğunluğu hastanenin hasta yükü ve yatak sayısının büyüklüğüne göre daha da artmaktadır. Doğru cevap A'dır.

Hasta dosyalarının niceliksel yönden analizi, hasta dosyaları arşivindeki görevlilerin dosyada eksik belge bulunmaması amacıyla yaptıkları incelemedir. Bu işlemler, hasta dosyaları arşivinin Eksik Dosyalar Bölümü’nde yapılır. Doğru cevap E'dir.

İnsan sağlığını ilgilendiren konularda yapılan çalışmalar sonucu elde edilen bilgileri düzenli bir biçimde kapsamına alan belgelere tıbbi belge denir. Doğru cevap C' dir.

Genel olarak bir arşivin başlıca fonksiyonları şu
şekilde sıralanabilir:
• Arşiv malzemesini belirlemek ve ayırmak,
• Arşiv malzemesinin kayıp olmasını ve zarar
görmesini engellemek,
• Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak
ve korumak,
• Arşiv malzemesini tekrar yararlanmaya sunmak,

• Arşiv malzemesinin yeniden oluşması aşamasında
bunu kontrol altına almaktır. Doğru cevap D' dir.

Hasta dosyalarının, arşivde belirli sistemlere göre raflara sıralanmasını, istenilen dosyaların raflardan alınarak ilgililere zimmet karşılığında teslim edilmesini ve işi biten dosyanın tekrar raflarda saklanmasını ve korunmasını sağlayan bir bölümdür. Doğru cevap A' dır.

Ülkemiz hastanelerinde ICD 10’un kullanımı, 1 Temmuz 2005 tarihi itibariyle zorunlu
hale gelmiştir. Doğru cevap E' dir.

Her şeyden önce arşivin havalandırma, aydınlatma
ve ısıtmasına gereken önem verilmelidir.

• Çalışanlara rahat ve verimliliklerini artıracak
bir ortam hazırlanmalıdır.
• Arşivde çalışma yerleri güney-güneybatı yönünde,
depolar kuzey-kuzeydoğu yönünde
inşa edilmelidir.
• Arşivin girişi, kontrollü geçiş ve güvenliği
sağlayıcı teknik özelliklere sahip olmalıdır.
• Arşivdeki dosyalar ve içindeki belgeler neme,
küfe, mantarlara ve sıcaklığa karşı korunmalıdır.
Bunun için gerekli olan klimatizasyon
(iklimleme) sistemi kurulmalıdır.

nedenle ısıyı sabit tutacak bir ısıtma sistemi
kurulmalıdır.
• Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici
cihaz veya kimyevî maddeler kullanılmalıdır.
• Arşivdeki rutubet %50-60 arasında tutulmalıdır.
Bu amaçla higrometre (nemölçer)
arşivin her bölümünde bulundurulmalıdır.
• Yılda en az bir defa mikroorganizmalara
karşı arşiv depoları dezenfekte edilmelidir.
• Raflar paslanmaz çelik yapılmalıdır. Raflar
pasa, manyetik etkileşmeye ve yangına dayanıklı
boya ile boyanmış olmalıdır.
• Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza
ve her türlü hayvan ve haşaratın zararlarına
karşı gerekli tedbirler alınmalıdır.
• Arşivin duvar, döşeme, kapıları vb. yangına
dayanıklı malzeme ile yapılmalıdır.
• Yangın tehlikesine karşı özellikle depolarda,
ısı yükselmesini ve dumanı algılayan ve
alarm veren dedektörler kullanılmalıdır. Doğru cevap D' dir.

Hasta dosyaları arşivlerinin verimli ve etkin çalışmaları ile yönetim ve organizasyon yapıları arasında doğrudan bir ilişki bulunmaktadır. İyi bir yönetim yapısı arşiv çalışmalarını düzenleyecek ve çalışanların motivasyonlarını artıracaktır. Doğru cevap C' dir.

Sağlık Bakanlığına bağlı hastanelerde bulunan hasta dosyaları arşivi, arşiv sorumlusu tarafından yönetilmektedir. Hasta dosyaları arşiv sorumlusu idari mali işler müdür yardımcısına, müdür yardımcısı idari ve mali işler müdürüne, müdür ise hastane başhekimine / hastane yöneticisine bağlı olarak çalışmaktadır. Tıbbi istatistik, dosyalama, tıbbi sekreterlik, hastane indeks ve eksik dosyalar bölümü ise hasta dosyaları arşiv sorumlusuna bağlı olarak çalışmaktadır.Doğru cevap A' dır.

Tek dosya ve merkezi hasta dosyaları arşiv sisteminin uygulanmasının faydalarından biri; Daha az personelle daha etkin bir hizmetin sunulmasını sağlayacaktır. Doğru cevap D' dir.

Hasta dosyaları arşivinin hastanenin bütün poliklinik, klinik ve diğer tıbbi birimlerle ve idari birimlerle yakın ve yoğun bir iletişimi vardır. Arşivinfonksiyonel ilişkisi sadece hastane içindeki ünitelerle de sınırlı değildir. Diğer hastaneler, resmi ve özel kurumlar, adli makamlar, hasta ve hasta sahipleri ile de yoğun bir iş ilişkisi vardır. Bu nedenle, merkezi bir arşiv sisteminin kurulması, hastanenin gereksiz yazışma yapmasını en aza indirecektir. Doğru cevap E' dir.

Yeterli Mali İmkânlar; Diğer kurum ve kuruluşlarda olduğu gibi hasta dosyaları arşivlerinde de verimli bir çalışma ancak yeterli mali imkânların olması, gerekli malzeme ve cihazların varlığı ile mümkün olabilir. Doğru cevap D' dir.