SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK VE HALKLA İLİŞKİLER

Tamamı halkla ilişkilerde kullanılan toplantı türlerindendir.

Lansman bir ürünün, hizmetin, markanın pazara sunulmasıdır.

Ürün lansmanının işletmelere sağladığı yararları şu şekilde özetlemek mümkündür:
• İşletme tanıtımı,
• Yeni ürün veya hizmetin tanıtımı,
• Ürün veya hizmetin yeni bir hedef kitleye tanıtımı,
• Satış potansiyelini artırması, sipariş alma kolaylığı,
• Ulaşılamayan alıcılarla tanışma fırsatı,
• Hedef kitle veri bankası oluşturma olanağı,
• Potansiyel müşterilerle tanışıp, hedef kitleyi belirleme,
• Rakip firmaların ürün ve stratejilerini takip etme,
• Prestij kazanma,
• Bayi/distribütör ağını genişletme,
• Pazar araştırması yapma,
• Mevcut geniş bayi/distribütör ağını veya müşterileri ağırlayacak ortamı oluşturma
olanakları.

Toplantının Amacı

Katılımcıları Belirlemek

Gündemi Belirlemek

Toplantı Yerinin Saptanması ve Düzeni

Resepsiyon Hizmetleri

Basılı Malzemeler ve Armağanlar

Bilgisayar, İnternet, Telefon, Faks Hizmetleri

Konaklama Organizasyonu

Karşılama ve Transfer Organizasyonu

Sosyal Aktivite Programlarının Hazırlanması

Bütçe

Toplantı Akış Planı

Basın, Halkla İlişkiler Planının Yapılması:

İhtisas (Dikey) Fuarları: Yalnızca düzenlendiği konuda üretilen ürün ve hizmetlerin
sergilenmesine izin verilen ve genellikle geniş halk kitlelerinden ziyade o sektörle ilgili
hedef kitleler tarafından ziyaret edilen fuar organizasyonlarıdır.

Fuar ve sergilerin amaçları aşağıdaki gibi sıralanabilir.
• İşletmenin tanıtımını yapmak,
• İşletme imajını korumak ve geliştirmek,
• Mevcut müşterilerle iletişim kurarak ürün ve hizmete olan ilgilerini artırmak,
• Potansiyel müşterilerle iletişim kurarak yeni satış alanları yaratmak,
• Rakiplerin çalışmaları hakkında bilgi edinmek ve kendini değerlendirmek,
• Yeni ürün/hizmetve teknolojileri tanıtmak,
• Bölge temsilcilerinin etkinliğini artırmak,
• Dağıtım ve satış organizasyonu geliştirmek,
• Yüz yüze görüşmenin avantajlarını kullanarak hedef kitleyi daha iyi tanımak, beklentilerini öğrenmek, hedef kitlenin firmanın ürün ve hizmetleri ile ilgili izlenimlerini öğrenmek,
• Elde edinilen bilgilerle pazar araştırmalarına ve uzun dönem planlamalara katkıda
bulunmak,
• Yüz yüze görüşmelerden elde edinilen bilgiler ile daha sonra bu ziyaretçilerle bağlantı kurarak uzun süreli etkin müşteri ilişkileri sağlamak,
• Sipariş imkânı yaratmak.

Halkla ilişkiler, çok kapsamlı bir alanda faaliyet yürütmekte,
işletmenin iletişim ve stratejik yönetim ihtiyaçlarını şu uygulamalar ile karşılamaktadır:
• İşletme İçi İletişim
• İşletmeler Arası İletişim
• Kurumsal Halkla İlişkiler
• Medya ile İlişkiler
• Toplumsal İletişim
• Kamusal İletişim
• Stratejik İletişim
• Kriz Yönetimi
• Finansal İletişim
• Etkinlik yönetimi

Solo Fuarlar: Solo fuarlar, bir ülkenin tek başına organize ettiği fuarlardır. Ülkemizin
çeşitli ülkelerde düzenlediği “Türk İhraç Ürünleri Sergileri” ve “Türk Haftaları” bu tip fuar ve sergilere örnek teşkil etmektedir. Fuarı düzenleyen ülke veya organizatör, promosyon ve tanıtımı tek başına üstlenerek fuara istenen düzeyde ziyaretçi gelmesini sağlamak durumundadır

Entegre Fuarlar: Temel alınan bir ürünle ilgili diğer tüm ürün, mamul, yarı- mamul,
ekipman ve yan dalları kapsayacak şekilde entegre edilerek düzenlenen organizasyonlardır. Örnek olarak, Sütçülük ve Süt Ürünleri Fuarı verilebilir.

Genel (Yatay) Fuarlar: Belli bir sektörü veya ürün grubunu esas almaz. Zaman zaman
periyodik olarak da tekrarlanan tarım, endüstri ve her türlü tüketim mallarının birlikte
ve çeşitleriyle (mamul, yarı mamul ve hizmet) sergilendiği fuarlardır. Mal ve hizmetlerin  ticari tanıtımı ile satışının da amaçlandığı sosyal, kültürel ve eğlence etkinliklerinin yer aldığı ve süresi 20 (yirmi) günden fazla olmayan herkese açık düzenlemelerdir. İzmir Fuarı bu tür fuarlara bir örnektir.

Danışma Toplantıları: Bu tür toplantıların temel ilkesi, paylaşımdır. Belli doğrultularda karar alma zorunluluğu yoktur. İnsanlar fikir alışverişinde bulunurlar. Siyasi partilerin zaman zaman düzenledikleri danışma kurulu toplantıları bu toplantı örneklerindendir. Doğru cevap B’dir.

Gündemi Belirlemek: Toplantı hazırlıklarının en önemli aşaması da, gündemin, edinilen bilgilerden ve amaç ve katılımcılardan yola çıkılarak oluşturulmasıdır. Gündem, anahtar katılımcılarla beraber belirlenmelidir. Gündem, toplantıya ilişkin, niçin, ne, kim, ne zaman ve nerede gibi soruların cevabını içerecek şekilde düzenlenmelidir. Gündeme sadece, grubun kendisine ayrılan zaman içinde gerçekçi olarak ele alabilecek tartışma kalemleri dâhil edilmelidir. Gündem maddeleri toplantının enerjik olmasını sağlayacak şekilde sıralandırılmalıdır. Birbiri ile bağlantılı olan konular ardı sıra gelecek şekilde ayarlanmalıdır. Doğru cevap D’dir.

Entegre Fuarlar: Temel alınan bir ürünle ilgili diğer tüm ürün, mamul, yarı- mamul, ekipman ve yan dalları kapsayacak şekilde entegre edilerek düzenlenen organizasyonlardır. Örnek olarak, Sütçülük ve Süt Ürünleri Fuarı verilebilir. Doğru cevap A’dır.

Seminerler, kitlenin ilgi ve güvenini kazanmak için düzenlenen faaliyetlerdendir. Genellikle birkaç gün ve birkaç oturum süren seminerler, konferanslara kıyasla çok daha uzun bir zaman dilimini kapsar. İşletme ya da kuruluşlar toplumsal sorumluluk anlayışları çerçevesinde bu tür toplantıları ya kendileri düzenler ya da düzenlemek isteyenlere destek verebilirler. Seminerlerde birden fazla konuşmacı uzman bir kişinin yönlendirmesiyle hazırladıkları bildirileri sunarak, ele alınan konuyu çeşitli yönlerden incelerler. Seminerin son günü, tartışma açılarak karşılıklı bilgi aktarımı yapılmaktadır. Bu toplantılar sorulara, tartışmalara ve eleştirilere olanak sağladığı için, sınırlı sayıdaki dinleyici kitlesinin, ele alınan konuyu ayrıntılarıyla değerlendirmesini ve karşılıklı etkileşimi kolaylaştırır. Doğru cevap E’dir.

Gezici Sergiler: Taşınabilir parçalardan oluşan bu sergiler, farklı yerlerde kısa süreler için açılır. Gezici sergiler, zahmetli ve pahalı bir çalışmadır. Serginin açıldığı her yerde açılış kokteyli düzenlemek, sergi hakkında yerel medyada haberlerin çıkmasına sağlamak, sergi hakkında broşür, kitapçık gibi yayınları hazırlamak ve sağlıklı bir şekilde bunların dağıtımını gerçekleştirmek, serginin etkisini artırır. Doğru cevap C’dir.

Festivaller; şehir, bölge, ulusal ve uluslararası düzeyde düzenlenen festivaller, yoğun bir iletişim ortamı yaratmaktadırlar. Sanat, kültür, folklor, spor gibi çok çeşitli konularda düzenlenebilen festivaller, iyi organize edildikleri takdirde son derece etkili bir halkla ilişkiler aracıdırlar. Çeşitli sosyal etkinliklerle renklendirilen festivaller, günümüzde özellikle küçük ve orta büyüklükteki yerleşim merkezlerinin halkla ilişkilerinde birer sembol haline gelmişlerdir. Festivaller, bir yandan çevrelerini etkilerken, bir yandan da festivale katılan işletmelerin ya da belirli bir olayın duyurulmasında önemli rol oynarlar. Doğru cevap D’dir.

Lansman: Lan­se etmek, sunmak, tanıtım/tanıtma ya da ortaya çıkarmak gibi kelime anlamları vardır. Bir ürünün, hizmetin, markanın pazara sunulmasıdır. Pazarlamanın ilk basa­mağı lansmandır. Lansman için tüm işletme, satış ekibi, bayiler, distribütörler, tüketiciler, basın gibi tüm ilgilileri etkileyecek bir program yapılacağı gibi, bütçeye göre daha müteva­zi, fakat ürünün, hizmetin ya da markanın sunulduğu ticari kanalı etkileyecek bir pazara sunumda yapılabilir. Doğru cevap E’dir.

Expo organizasyonları: “Expositions” kelimesinin kısaltmış hali olan EXPO sözcüğü, “Uluslararası Sergi” anlamına gelmekte ve evrensel sergileri ifade etmektedir. Katılımcılar EXPO olarak adlandırılan bu uluslararası fuarlarda, ürünlerini çok büyük dikkat ve özenle, en iyi şekilde sunmaya çalışırlar; çünkü 3-5 yıl gibi aralıklarla yapılan ve en çok 6 ay boyunca devam eden EXPO’lar, hem düzenlendiğini ülkenin hem de katılımcıların ürün ve hizmetlerinin tanıtıldığı, teknolojik gelişmelerin sergilendiği, gelecek vizyonların yansıtıldığı bir iletişim platformudur. Doğru cevap C’dir.

Müzakere Toplantıları: Farklı hedef, görüş ve anlayışlara sahip iki ya da daha fazla grup arasında yapılan toplantılar, bu gruba girer. Bu toplantılarda taraflar, ortak bir noktaya varmak ve anlaşmak durumundadırlar. Örneğin, hukuki müzakere toplantıları gibi toplantılar müzakere toplantıları olarak ele alınabilirler. Doğru cevap A'dır.

Çalışanlarla Görüşmeler: Başarılı tüm işletmelerin en başta gelen ortak özelliğinin, çalışanlara ve onlarla iletişime verdikleri önem olduğu ortaya çıkmıştır. Çalışanlar bir işletme için en etkili iyi niyet ve imaj elçileridir ve kamuoyuna en iyi halkla ilişkiler uygulayıcısından daha güçlü bir biçimde ulaşırlar.  Çalışanları ikna ederek istekle çalıştırmanın yolu, onların her türlü bilgi ihtiyacını karşılamak ve alınan kararlara  karşılanması, görüş ve önerilerinin ciddiye alınması gerekir. Çalışanlara işi niçin yaptığı, hangi amacın söz konusu olduğu, işletmenin mali durumu gibi konular tüm açıklığı ile anlatılmalıdır. Ayrıca, çalışanların özel sorunları ile ilgilenilmeli, giderilmesi için çaba harcanmalıdır. Örneğin, yöneticilerin çalışanlara, çocukları olduğunda, belirli bir hizmet yılını doldurduklarında, bir yakını vefat ettiğinde ve benzeri durumlarda, onların yanında olduklarını hissettirmeleri çok önemlidir. Yöneticilerinden doğum gününde bir kart, bir çiçek veya bir armağan alan çalışanın, işletmeye bağlılığı ve katkısı artacaktır. Doğru cevap B'dir. Doğru cevap B'dir.