Sponsorluk Duyurumu

Genel iletişim modelinin başlangıç noktasını oluşturan kaynak, duyurum sürecinde sponsorun kendisi yani bir olguya sponsorluk yapmayı kabul eden kişi veya kurumu ifade eder. Sponsor, amaçlardan birine ilişkin ne yapılması gerektiğini sponsor olduğu olayı düzenleyen organizasyona açıklar. Kimi durumlarda sponsor duyurum yoluyla doğrudan mesajın içeriğine müdahale edebileceği gibi, bunu organizasyonu düzenleyenlere de bırakabilir. 

Sponsorluk ile duyurumun ilk buluştukları nokta mesajın desenlendiği yerde olur. Çünkü mesajın diğer bir işlevi de hedef kitlenin ona maruz kalmasını sağlayacak içerikte, sunumda ve hedef kitle ile en fazla örtüşen mecralarda yer almasıdır. Hatta daha ileri bir söylemle, salt hedef kitlenin değil, geniş halk kitlelerinin de sponsorluk mesajlarına maruz kalarak duyurumun bir özelliği olan olumlu kamuoyu yaratma işlevini yerine getirmelidir.

Farklı hedef kitleler duyurum faaliyetinde kamuoyunun, tüketicilerin, olası müşterilerin, çalışanlar ve iç paydaşların mesajlarına maruz kalırlar. 

Duyurum faaliyetlerine maruz kalan hedef kitle ve paydaş sayısı ile hedef kitle ve paydaşların duyurumun amacına uygun davranış geliştirmeleri, genel iletişim modelindeki geri bildirim aşamasını oluşturur. Dolayısıyla boşluğa "geri bildirim" açaması gelmelidir. 

Halkla ilişkilerin araçları kurum içi ve kurum dışı iletişim araçları olmak üzere iki gruba ayrılmaktadır. 

Halkla ilişkiler kapsamında en sık kullanılan kurum içi iletişim araçları kurum içi bültenler, kurumsal yerel ağlar, duyuru panoları ve yüzyüze iletişimdir. 

Halkla ilişkiler kapsamında en sık kullanılan kurum dışı iletişim araçları; basın bültenleri, gazete ve dergiler, televizyon ve radyolar, web sayfaları, sergiler ve fuarlar, sponsorluk faaliyetleri ile duyurum faaliyetleridir. 

Bilinen en eski halkla ilişkiler aracı basın bültenleridir. 

Duyurum kavramı, haber değeri taşıyan kurumsal nitelikli enformasyonun medyada ücretsiz yer alması anlamına gelmektedir.

Duyurumun geleneksel reklam ya da bilinen halkla ilişkiler faaliyetlerinden ayrılan yönü, hedef kitlelerin gözünde reklam ve benzeri iletişim faaliyetleri ticari amaçlı, dolayısıyla kuşkuyla karşılanan faaliyetler olarak algılanırken; sponsorluk çabalarının duyurumu ise toplumsal fayda yaratan faaliyetlerin yine toplum kesimleriyle paylaşılması olarak algılanmaktadır. 

Başarılı bir duyurum için oluşması gereken koşullar şunlardır:

• Mesajın açık ve anlaşılır olması,
• Mesajın ikna edici biçimde sunulması,
• Mesaj içeriğinin gerçekleştirilebilir olması,
• Kaynağın güvenilir ve saygın olması,
• Kaynağın hedef kitle üzerinde sempatik bir etkisinin olması. 

Duyurum çabalarının başarısının iki asal unsuru kaynağın güvenilir olması ile mesajın tutarlı ve doğru olarak sunulmasıdır. 

Duyurum türleri genel olarak iki farklı biçimde sınıflanır. Bunlar planlanmış ve
planlanmamış duyurumlar şeklinde ortaya çıkar.

Bireysel sporcuların desteklendiği sponsorluklarda, desteklenen sporcunun dopingli çıkması ve bunun medyada yer alması durumunda planlanmamış duyurum türüne başvurulur. 

Sponsorlukta kullanılmak üzere bir basın bülteni hazırlamadan önce şu soruların yanıtlanması gerekmektedir: 

• Basın bültenindeki ana mesaj nedir?
• Basın bülteninin hedef kitlesi kimdir?
• Hedef kitlenin bu mesajdan nasıl bir fayda elde etmesi beklenmektedir?
• Basın bülteni hangi amacı gerçekleştirmeyi hedeflemektedir? Satış amaçlı
mıdır? Kurumun itibarını yükseltmeyi mi amaçlamaktadır? Ya da bir özel
olaya katılımı artırmayı mı amaçlamaktadır?

Sponsorlukta kullanılmak üzere hazırlanan bir basın bülteninin taşıması gereken biçimsel özellikler şunlardır: 

• Bir basın bülteni kurum veya kuruluşun antetli kâğıdına yazılmalıdır.
• Sol üst köşede göndericinin adı, adresi, e-posta ve faks bilgileri yer almalıdır.
• Eğer bültende yer alan bilgilerin zamansal bir önceliği varsa başlıktan önce
mutlaka “hemen yayımlanmalıdır” uyarısı yer almalıdır.
• Yazılı metnin içeriği karmaşıklıktan uzak ve medya ile paylaşılması gereken
bilgileri içerecek biçimde tasarlanmalıdır.
• Standart Times New Roman 12 punto karakter kullanılması tavsiye edilir.
• Yazı içerisinde paragraf asla iki sayfaya bölünmemelidir.

Bunun üç önemli nedeni vardır. İlk olarak haber editörleri ilk birkaç satırda
dikkatlerini çekmeyen bültenlerin gerisini okumama eğilimi gösterirler. İkinci
neden ise, basın bültenlerinin genellikle alt kısımlarından kesilerek kısaltılmasıdır. Bu iki nedenden ötürü ters piramit ilkesi benimsenmelidir. Üçüncü olarak ise okuyucuların uzun haber içeriklerini okumama eğilimi göstermeleri nedeniyle kısa ve öz yazılmış basın bültenleri tercih edilmelidir.

Bir basın kiti aşağıda sıralanan özelliklere sahip olmalıdır:
• Haber değeri taşıyan ana metin
• Ürün, hizmet ya da özel olayın niteliği
• Ürün, hizmet ya da özel olayla ilgili gerçekler ve varsa sayısal bilgiler
• Ürün, hizmet ya da özel olayın ortaya çıkış hikayesi
• Fotoğraf ve çizimler
• CD ve DVD’ler
• Hikayede yer alan kişilerin biyografileri

Kurumların internet ya da intranet üzerinden gerçekleştirdikleri radyo ve televizyon yayınlarına kurumsal webcast uygulamaları adı verilir. Bu yayınlar
canlı olabileceği gibi kayıt yayınlar şeklinde de sunulabilir

Duyurum amaçlı yapılacak bir konuşmanın başarılı olabilmesi için gereken nitelikler şunlardır: 

• Hedef kitleyi tanımak,
• Hedef kitlenin dilini kullanmak,
• Görsel malzeme kullanmak,
• Espri yaparken dikkatli davranmak,
• Sayılara dikkat etmek,
• Ana vaadi vurgulamak.