SOSYAL HİZMETTE KAYIT TUTMA VE RAPOR YAZMA

İzleme: Müdahalenin tamamlanmasından sonra içinde bulunduğu durumun çeşitli açılardan yeniden gözden geçirilmesidir.

Süreç ve özet raporu, planlı değişim sürecinin Müdahale ve İzleme aşamasına özgü yazılan rapor türüdür.

Mezzo düzey değerlendirme: Bireyin ailesi, arkadaşlarına ilişkin bilgileri kapsar. Aile geçmişi, ilişkileri, ailenin sosyo- ekonomik durumu, sorunları, müracaatçının arkadaş grupları, kaynak olarak değerlendirilebilecek grupların olup olmadığı değerlendirilir.

Hangi şartlarda hangi müracaatçıya ne tür bir hizmet verdiğini değerlendirebilmesi vaka kayıtlarının (görüşme kaydı) kurumlar açısından önemlerinden biridir.

Görüşme Raporları: Müracaatçılarla ve onlarla ilgili olan aile üyesi, rehber öğretmen, doktor gibi kaynak kişilerle gerçekleştirilen görüşmelerin kayda alındığı, görüşme amacı, süreç ve sosyal hizmet uzmanının mesleki gözlem ve değerlendirmelerinin yer aldığı raporlardır.

Grup bilgisi, hazırlıklar, oturumun amacı, ilk gözlemler, grup süreci, grup oturumunun değerlendirmesi, gelecek oturumun planı gibi bilgiler grup süreç raporunda yer alır.

Gruplarla sosyal hizmet, sistemli ve planlı çalışmayı gerektiren bir yöntemdir. Çeşitli aşamaları içeren ve devamlılığı olan bir süreçtir. Grup etkileşimi, grubun genel amacına ulaşması için bir araçtır. Mesleki bilgi, beceri ve değerlere sahip uzmanlarca gerçekleştirilir.

Ailelerle sosyal hizmet uygulamasına ilişkin planlama raporlarında her bir aile üyesinin soruna ilişkin görüşleri, her bir aile üyesi için hedefler, üyelerin ve uzmanın hedeflere ulaşmadaki sorumlulukları, değişim sürecinde rolü olabilecek kişi ya da kurumlar, tahmini süre ve ücret gibi unsurlara yer verilmelidir. Bir sonraki oturumun planı, sonuç ve öneriler ise süreç raporlarında yer alır.

Sonlandırma raporlarında, sürecin başlangıcından itibaren analiz edilerek özetlendiği, hedeflerin ne kadarına ulaşıldığı, sonlandırmanın nedenleri, yönlendirme yapılmışsa nereye ve neden yapıldığı ifade edilmelidir.

Süreç Raporları: Görüşme süreci, oldukça ayrıntılı bir biçimde ele alınarak, görüşme boyunca ele alınan konular bir sıra dâhilinde rapor edilir. Bu raporlar, müracaatçının söyledikleri kadar, genel görünümü, tepkileri, beden dili, duygu durumu ve ruh hâline ilişkin gözlemleri de içerir.

Yapılan iş kadar yapılan işin kayıt altına alınması ve bilimsel temellere uygun biçimde gerçekleştirilmelidir. Sosyal hizmet uzmanlarının etik sorumluluklarından en önemlisi de yürüttüğü bireyle, aileyle ve grupla sosyal hizmet uygulamalarını kayıt altına almak, belli standartlara uygun biçimde rapor yazmaktır. Kullanılan raporlar müracaatçı sistemlerine nitelikli hizmetler sunmanın yanı sıra, SHU (Sosyal Hizmet Uzmanı) açısından doğru mesleki kararlar almayı, müdahaleyi doğru bir şekilde planlayabilmeyi, kendi mesleki becerilerini geliştirmeyi, yasal açıdan hesap verebilmeyi de sağlar.

Tanışma/Bağlantı Kurma: Gerçekleştirilecek müdahale mikro, mezzo ya da makro düzeyde olsun, ilk tanışma süreci, sosyal hizmet uzmanının mikro düzey sosyal hizmet uygulama becerilerini kullanmasını gerektirmektedir. Kısacası saygı, empati, etkin dinleme gibi yardım becerilerini kullanmayı gerektirir. İlk tanışma müracaatçı açısından da yeni ve bazen de kaygı verici bir durum olabilir. Bu açıdan koşulsuz kabul ve yardım becerilerini kullanarak süreci başlatmak önemlidir. Müracaatçı sisteminin kurumdan ve sosyal hizmet uzmanından beklentileri, yardım almaya ilişkin olumlu ve olumsuz tutumları dikkate alınmalıdır.

Standart Derecelendirme Ölçekleri: Bireylerin duygu, düşünce, tutum, inanç, algılarını belirlemeye yarayan araçlardır.

Planlama aşamasında sorun cümlelerini ihtiyaç cümlelerine dönüştürme hedef belirleme açısından oldukça önemlidir. Örneğin okul başarısızlığı bir sorun, öğrencinin etkili ders çalışma becerilerini arttırma ve/veya yararlanabileceği etüt hizmetleri gereksinimdir.

Sheafor ve Horejsi’ye göre planlı değişim sürecinin aşamaları ve aşamalara özgü rapor türleri; planlı değişim sürecini kabul ve tanışma, veri toplama ve ön değerlendirme, planlama ve sözleşme, müdahale ve izleme, son değerlendirme ve sonlandırmadır. Müdahale ve izlemede süreç ve özet raporu hazırlanır.

Terapötik Amaçlı Görüşmeler: Müracaatçı ve onun sosyal durumunda değişimi amaçlar. Bir başka deyişle bireyin sosyal işlevselliğini arttırmak amaçlanır. Bireyin duygu, düşünce ve davranışlarında değişimi sağlamak amacıyla mesleki müdahalelerin gerçekleştirildiği bir süreç gerektirir.

Vaka kayıtlarının sosyal hizmet uzmanı açısından yararları: Öğrenciliğinden başlayarak uzmanın gelişimine katkı sağlar. Uzmanın eğitim ya da meslek yaşamında bu kayıtlar aracılığıyla süpervizyon almasını sağlar. Uzman görüşme sürecini kaydederken aynı zamanda süreçteki rolünü ve süreci analiz edebilir. Uzman geriye dönüp tüm süreci hatırlaması gerektiğinde işlevseldir. Uzmanın yasal açıdan kendini korumasını ve gerektiğinde savunmasını sağlar. Müracaatçının durumuyla ilgili farklı alanlardan uzmanlarla (örn. psikiyatrist ya da okuldaki rehber öğretmen) görüşmek gerektiğinde başvurulabilir. Gerçekleştirilen araştırmalara veri oluşturur.

Süreç raporları, uzmanın süreci analiz edebilmesi, kendisini eleştirel değerlendirme fırsatı bulması açısından da etkili raporlardır. Bu bakımdan öğrenciler ve mesleğe yeni başlayan uzmanlar açısından da oldukça öğretici raporlardır.

Gruplarla sosyal hizmet izleyen amaçlar çerçevesinde gerçekleştirilir: Sistemli ve planlı çalışmayı gerektiren bir yöntemdir. Yüz yüze iletişimin sağlanabildiği küçük gruplarla uygulanır. Grup etkileşimi, grubun genel amacına ulaşması için bir araçtır. Belirli amaçlara ulaşmak üzere belirli değerler doğrultusunda faaliyet gösterir. Koruyucu, geliştirici, rehabilite edici işlevlere sahiptir. Mesleki bilgi, beceri ve değerlere sahip uzmanlarca gerçekleştirilir. Gruplarla sosyal hizmet bir kurum veya hizmet programı içinde uygulanır.

Tüm oturumlar (grup amacına ve kuramsal temele göre belirlenen oturum sayısı) tamamlandıktan sonra yazılan değerlendirme raporu, genel amaca ne kadar ulaşıldığı değerlendirilir. Üyelerin bireysel amaçlarına ulaşıp ulaşmadıkları, en çok ve en az yararlanan üyeler başlangıçta yazılan raporlar gözden geçirilerek değerlendirilir.