SOSYAL HİZMETTE KAYIT TUTMA VE RAPOR YAZMA

Gönderilecek mesajın gönderen tarafından simge ve sembollere dönüştürülmesine kodlama denir.

Kaynağın mesajını çeşitli simgeler aracılığıyla gönderme sürecine iletişim denir.

İletişimin ögeleri beş grupta toplanır. Bunlar:

Yazışma ilkeleri şunlardır: 

Okuyucu açısından ele alınması

Bir mantık çerçevesinde bütünlük sağlaması

Açık, seçik ve anlaşılır olması

Az ve öz ancak yeterince uzun ve yoğun olması

Anlamlı olup, amacı açıkça ortaya koyması

Tekrarlardan kaçınması

Anlam kaymasına neden olabilecek kelime veya kısaltmalar barındırmaması gerekliliği biçiminde sıralanabilir

Aidiyet zinciri belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreç olarak tanımlanır.

Resmî yazışmalar kurallara göre yazılması gerek­mekte olup hem biçimsel hem de içerik açısından ele alınması zorunludur.

EBYS’nin açılımı Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi’dir.

Online oturumlar düzenlemek EBYS içinde yapılabilen bir işlem değildir.

Herhangi bir resmi ya da özel kurumlara bir isteği iletmek üzere yazılan, belli bir planı olan, kısa ve öz yazıya dilekçe denir.

Dilekçe yazarken uyulması gereken kurallar şöyledir:

İletişim, kaynağın mesajını çeşitli simgelerle alıcıya gönderme sürecidir. Yani iletişimde bir kaynak, mesaj, iletişim kanalı ve alıcı vardır. Ancak bunlar tek yönlüdür. ne zaman ki alıcıdan geribildirim devreye girer o zaman karşılıklılık garanti edilir. Doğru yanıt A seçeneğidir.

"Önemli olan ne söylediğin değil karşıdakinin ne anladığıdır" ifadesinde söyleyenin, mesajın, kanalın değil dinleyenin/alanın daha önemli olduğuna dikkat çekilmektedir. Doğru yanıt B seçeneğidir.

İnsan unutan bir varlıktır. Bu nedenle pek çok iletişimi de hafızasında tutamayabilir. Ancak iletişim yazıya döküldüğünde hafızadan silinse bile ortadan kalkmaz. Doğru yanıt C seçeneğidir.

İletişimin jest ve mimiklerle desteklenmesi ancak sözlü iletişimde mümkündür. Yazılı iletişimde bazı vurgular olsa da (emoji kullanımları bir yana bırakılırsa) jest ve mimik kullanımı yoktur. Doğru yanıt D seçeneğidir.

Yazışmaların temel amacı okuyucuyu bilgilendirmek ve soruları yanıtlamaktır. Diğer seçeneklerde de çeşitli amaçlar olmakla birlikte soruta "temel" dendiği için doğru yanıt E seçeneğidir.

Yazışmaların okuyucu açısından ele alınması, iletişim öğesi olarak alıcının (okuyucu) merkezde tutulması anlamı taşır.  Hedef doğrudan alıcıdır. Dorğ Yanıt A seçeneğidir.

Yazışma işlerini düzenleyen mevzuatı şu şekilde özetleyebiliriz:

1. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı RG)

2. İçişleri Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

3. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

4. Standart Dosya Planları

5. İmza Yetkileri Yönergeleri

Maddelerden de anlaşılacağı üzere kompozisyon kuralları gerekli olmakla birlikte bir mevzuat değildir.

Aidiyet zinciri, belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreci tanımlamaktadır. Dolayısıyla doğru yanıt C seçeneğidir.

Hem resmi, hem özel yazışmalarda yazı alanı A4 kağıdın her yönünden 2,5 cm boşluk bırakacak şekilde düzenlenir. Doğru yanıt D seçeneğidir.

Bir kişi veya kurumun bir veya birkaç konuda üçüncü şahıslara karşı kendi hak ve menfaatlerini savunmak ve işlemleri yürütmek amacıyla yetki verme işlemine vekâlet denir. Vekâlet noter tarafından düzenlenir. Vekil olan kişi vekâletnamede yazılı olan konularda vekâlet veren adına vekil sıfatıyla işlemi yerine getirir. Doğru yanıt E seçeneğidir.