SOSYAL HİZMETTE KAYIT TUTMA VE RAPOR YAZMA

Raporun amacının belirlenebilmesi için birtakım ölçütler bulunmaktadır. Bunlar; amacın gerçekçi olması, amacın yerine getirilip getirilmediğinin ölçülebilir olması, amacın ne zaman yerine getirildiğinin anlaşılabilir olması ve amacın harekete geçmeye işaret edebiliyor olmasıdır. Amacın öncellikli olması ölçütler arasında yer almaz. Doğru cevap E'dir.

Konulara göre dosyalama sistemi, tek konu-tek dosya sistemi de denen, her konu için ayrı bir dosyanın açıldığı dosyalama sistemidir. Doğru cevap D'dir.

Mülakat sürecinde yapılan bir dizi görüşmelerin sonucunda süreç ve özet raporları şeklinde yazılan bilgilerin ve yapılan çalışmaların değerlendirilmesi ve mülakatın özünün belli başlıklarla düzenlenerek yazılan rapor türüne Değerlendirme raporları denir. Doğru yanıt C'dir.

Denetim raporları Denetimli Serbestlik Yönetmeliği (2013) kapsamında alanda çalışan denetimli serbestlik uzmanları tarafından tutulmaktadır.

Süreç kayıtları: Mikro, mezzo ve makro düzeyde müracaatçı sistemi ile yapılan görüşmede elde edilen bütün bilgilerin kayıt altına alındığı her bilgiyi içermektedir.

Sormonti (2012) sosyal hizmette tutulan kayıtları üç başlık altında ele almıştır. Klinik kayıtlar, öğrencilerin eğitimi için tutulan kayıtlar (kurum ve alan tanıtım raporları, görüşme kayıtları gibi) ve bilimsel araştırma ve makale yazma için tutulan kayıtlardır.

Görsel kayıt: Müracaatçıyı, müracaatçıya ait bir durumu bir kamera vasıtasıyla kayıt etme işlemidir.

İçeriklerine göre raporlar; Bilgi veren raporlar, araştırma raporları, uzman raporları, durum raporları, öneri raporlarıdır.

Kirst Ashman ve Hull (1999) sosyal hizmet kayıtlarını; süreç raporları, gelişim notları, özel kayıtlar, vaka görüşmeleri kayıtları, problem oryantasyonlu kayıtlar, standart formlar ve sosyal inceleme raporları olarak ele almaktadırlar.

Narrative (Öyküsel/alıntısal) kayıtlar: Bu kayıtların yapısı, örgütün işlevi, uygulayıcının rolü ve hizmet amacına göre belirlenmektedir.

Zaman Serisi kayıtları: Ruh sağlığı kuruluşlarında ve müdahalenin odağı olan tutumlar veya ilişkilerin tekrarlı ölçümlerinde tutulmaktadır.

Müracaatçı sistemi ile yapılan mesleki görüşmede elde edilecek bilgilerin müracaatçıdan yazılı olarak bilgilendirilmiş onay alınması şartıyla sesli bir
kayıt cihazı (Ses kayıt cihazı, cep telefonu, kamera vb.) ile kayıt elde etme yöntemidir. Yazılı olarak kayıt etmenin zor olduğu koşullarda, yasal zorunluluk
durumlarında veya müracaatçı isteği doğrultusunda, yoğun bilgi alınması gereken durumlarda, zamanın sınırlı olduğu durumlarda işitsel (sözlü) kayıtlar tutulmaktadır. Adli süreçler (Çocuk İzlem Merkezlerinde, Şiddeti Önleme Merkezlerinde) ve araştırmalarda (Özellikle nitel çalışma desenlerinde) sıklıkla kullanılmaktadır.

Mikro, mezzo ve makro düzeyde müracaatçı sistemi ile yapılan görüşmede elde edilen bütün bilgilerin kayıt altına alındığı; sosyal inceleme raporlarına kaynak
oluşturan ve aynı zamanda eğitim işlevi gören Kagle'ın gruplamasına göre sosyal hizmetlerde kayıt tutma türü "A" seçeneğinde verilen "Süreç kayıtları"dır.

Genellikle sağlık alanında tutulan; amacı müracaatçı sisteminin sorununu/
sorunlarını tanımlama ve müdahale planını göstermek olan Kagle'ın gruplamasına göre sosyal hizmetlerde kayıt tutma türü "B" seçeneğinde verilen "Sorun oryantasyonlu kayıtlar"dır.

Kagle(1996)'ın sosyal hizmette tutulan kayıtları ele aldığı 5 başlıktan biri "C" seçeneğinde verilen "Narrative (Öyküsel/alıntısal) kayıtlar"dır.

"E" seçeneği dışındaki seçeneklerde sosyal hizmette kayıt tutmanın temel amaçları verilmiştir. Müracatçılarla ilgili bilgilerin gizliliği sağlanmalı ve medya ile paylaşılamamalıdır.

Sosyal hizmet uzmanının müracaatçıların kayıtlarının güvenli bir yerde muhafaza edilmesiyle ilgili önlem alması; kayıtlara ulaşma yetkisi olmayanların kayıtları görmemesini sağlaması, sosyal hizmette kayıt tutma ile ilgili standartlardan aşağıda verilen ile ilişkilidir: 

Sosyal hizmet uzmanları müracaatçının gizliliğini korumalı ve müracaatçının sosyal hizmet ilişkisi başlamadan önce ve gerekli olduğunda ilişki devam ederken sosyal hizmetin dokümantasyonunun gizlilik sınırlılıklarının farkında olmasını sağlamalıdır.

"A" seçeneğinde verilen " Müracaatçının bir yakınının adı ve iletişim bilgileri" sosyal hizmet standartlarına göre sosyal hizmet kayıtlarının minimum düzeyde içermesi gereken bilgilerden biri değildir. Müracaatçının kendi adı ve iletişim bilgileri minimum düzeyde yer alması gereken bilgilerden biridir.

"E" seçeneğinde verilen müracaatçının yakınlarının talep ettiği durumlarda müracaatçının bilgi ve kayıtları yakınlarına açıklanamaz. Diğer seçeneklerde açıklama yapılabilecek durumlar verilmiştir.

Mülakatın başlangıç aşamasından itibaren kronolojik olarak müracaatçı ile sosyal hizmet uzmanı arasında geçen konuşmalar, müracaatçının fiziksel özellikleri,
kişisel bilgileri, davranışları, tepkileri, etkileşim süreci, sosyal hizmet uzmanının sürece katkısı, duygu, düşünce, yorum ve değerlendirmelerinin ayrıntılı bir şekilde yer aldığı rapor türü "Süreç raporu"dur.