SOSYAL HİZMETTE KAYIT TUTMA VE RAPOR YAZMA

Sosyal hizmet müdahalesi ya da sosyal hizmette planlı değişim süreci, müracaatçı ile karşı karşıya gelme aşamasından itibaren;

Sosyal hizmette belgeleme, sosyal hizmet uygulamasının bütüncül ve temel bir bileşenidir (NLASW, 2014).

Kayıt, herhangi bir konudaki elde edilen bilgilerin işlenmesi (elektronik, yazılı vb. ortamlarda) süreci olarak tanımlanır.

Kurum ve kuruluşların aralarında ve gerçek kişilerle kurduğu iletişimde yazdıkları resmi kayıtlara resmî yazışma adı verilir.

Sosyal hizmette kayıt tutma ve rapor yazmanın en genel amaçları şöyledir:

• Sosyal hizmet değerlendirmesi, müdahalesi ve karar vermeyi ifade etmek,
• Müracaatçıya ve yasal prosedüre hesap verebilirlik ve şeffaflık sağlamak,
• Mesleki uygulama ve hizmet sunumunda eleştirel düşünme fırsatı sağlamak,
• Hizmet sunumunu, bakımın devamını ve hizmetlerin sonlandırmasını kolaylaştırmak,
• Süpervizyonun amaçları ile ilgili bilgi sunmak,
• Araştırma ve hizmetlerin değerlendirilmesi için belgeleme imkanı sağlamak,
• Disiplinler arası işbirliği, iletişimi ve etkileşimi kolaylaştırmak ve güçlendirmek
• Müracaatçının kimlik bilgileri ile diğer ihtiyaç duyulan bilgilerinin alınması sağlamak
• İlk başvuruda istenen belgelerinin saklanması sağlamak
• Görüşme, müdahale, izleme ve sonlandırma süreçlerinin şeffaf bir şekilde kayıt altına alınması sağlamak
• Kayıt tutma ile kişiye özel bir dosyalama yapılmasını sağlamak
• Belgelerin yasalara uygun şekilde saklanmasının sağlanması
• Olası bir denetleme durumuna hazırlıklı olunması
• Araştırma ve değerlendirme faaliyetleri için kayıtların düzenli bir numaralandırma sistemi ile düzenlenmesini sağlamak
• Disiplinler arası iş birliğinin ve iletişimin sağlanması,
• Şeffaflık ve hesap verilebilirliğin sağlanması,
• Kayıtların izinsiz erişimden korunması sağlamak

Pratik amaçlı tutulan kayıt ve hazırlanan raporların başlıca işlevi, müracaatçı ve müracaatçı sisteminin durumunu, problemi, problemine ilişkin olarak ne/neler yaptığı ve sosyal hizmet uzmanının bu sürece ilişkin yardım veya tedavi sorumluluğunu nasıl taşıdığını ve bunu nasıl ortaya koyduğunu göstermektir.

Sosyal hizmet kurum ve kuruluşlarında tutulan öğretim amaçlı kayıt ve raporlar, özellikle sosyal hizmet öğrencilerinin öğretim ve eğitiminde büyük önem taşırlar.

Bu kayıtlar;

Yazılan her türlü rapor yapılan işin ve uygulamanın kanıtını oluşturur, kayıtlardan silinmez ya da kaybolmaz.

"Kayıtlar, diğer meslek elemanlarıyla (doktor, psikiyatrist, hemşire, fizyoterapist, psikolog, öğretmen, çocuk gelişimcisi gibi) iletişimi kolaylaştırır, bilgi paylaşımını sağlar." ifadesi sosyal hizmet uygulamalarının farklı alan uzmanları ile çalışmayı gerektirdiğini ve disiplinler arası olduğu özelliğine vurgu yapmaktadır.

Kayıt ve raporlar, müracaatçı sistemini, bu sisteminin gereksinimlerini tanımlamaktadır. Çalışılan müracaatçılarla sürecin devamı kaydedilen kayıt ve raporlar aracılığıyla gerçekleşir. Bilgiyi kaydetme, müracaatçının sorunlarını, gereksinimlerini, güçlü ve zayıf yönlerinin açıklanmasında gelişimini izlemeye yardımcı olur ve dolayısıyla vakanın sürekliliği tutulan bu kayıt ve raporlar vasıtasıyla sağlanır.

Sosyal hizmet uzmanları tarafından yapılan görüşmeler sonucunda tutulan mesleki değerlendirme ve müdahale raporuna SİR denir.

Sosyal hizmetlerde müracaatçı sistemiyle ilgili olarak onu tanımlayan her türlü bilgiye veri denir.

Sosyal hizmetler kapsamında “kayıt tutma” müracaatçı ile ilgili bilgileri, mesleki gözlemleri, klinik kararları, müdahale stratejileri ve sosyal hizmetlerin sunumu aracılığıyla ortaya çıkan sonuçları içeren yazılı ya da elektronik dokümandır.

Sosyal hizmet mesleğinin uygulandığı her kuruluşta, kayıtlar tutulmaktadır. Bu kayıtlar kimi zaman, müracaatçıya ilişkin kişisel, gelişim bilgileri, istatistikler, karar raporu, görüşme kayıtları,resmî bir doküman şeklinde olabilir.

Bir yere mal ederek deftere geçirme; bir yazının, bir hesabın tarih, numara vb.nin veya kopyasının bir yerde yazılı bulunması; resmî belge; sesi veya görüntüyü manyetik bant üzerine geçirme işlemine kayıt denir.

Sosyal hizmette kayıt tutma ve rapor yazmanın en genel amaçları şöyledir:

Çifçi Gökçearslan ve Ocaklı’ya (2015) göre Sosyal hizmette tutulan kayıt ve raporların ortak amacı müracaatçının bilgilerini resmî olarak kayıt altında tutmak, sorunların analizlerini yaparak çözüm önerisi getirmek, yapılan müdahalelerin seyrini, etkilerini ve sonuçlarını ortaya koyarak müracaatçı sisteminin değerlendirmesini yapmaktır.

Pratik amaçlı tutulan kayıt ve hazırlanan raporların başlıca işlevi, müracaatçı ve müracaatçı sisteminin durumunu, problemi, problemine ilişkin olarak ne/neler yaptığı ve sosyal hizmet uzmanının bu sürece ilişkin yardım veya tedavi sorumluluğunu nasıl taşıdığını ve bunu nasıl ortaya koyduğunu göstermektir.

Sosyal hizmet alanında yutulan kayıtların kullanımı öncelikle sosyal hizmet alanı öğrencilerine yöneliktir. Psikoloji alanındaki öğrencilerin öğretimi alanından kullanımı gerekli değildir.

Kagle (1996) sosyal hizmet uygulamalarında kayıt tutma ve raporlaştırmanın önemini şöyle açıklamaktadır: