Birey, Aile ve Gruplarla Sosyal Hizmet Uygulamalarında Kayıt Tutma ve Rapor Yazma

Bu aşamalar:

• tanışma,
• ön değerlendirme,
• planlama,
• uygulama,
• son değerlendirme,
• sonlandırma,
• izleme

Bilgileri bir araya getirip sorunu ya da durumu çalışarak neyin değişmesi gerektiğine, neyin değişebileceğine ve nasıl değiştirilebileceğine karar vermek.

Müracaatçı ve onun sosyal durumunda değişimi amaçlar. Bir başka deyişle bireyin sosyal işlevselliğini arttırmak amaçlanır. Bireyin duygu, düşünce ve davranışlarında değişimi sağlamak amacıyla mesleki müdahalelerin gerçekleştirildiği bir süreç gerektirir.

Vaka kayıtlarının (görüşme kaydı) kurumlar açısından önemi:
• Hangi şartlarda hangi müracaatçıya ne tür bir hizmet verdiğini değerlendirebilir.
• Hizmetlerin analizini ve gerekiyorsa iyileştirilmesini sağlayabilir.
• Kurum, gerektiğinde yapılan işlerin hesabını verebilir. Böylece kurumun yasal olarak kendini koruması ve savunması mümkün olur.
• Kurumlar personel görevlendirmede, eğitimde bu kayıtlara başvururlar.
• İstatistiksel değerlendirmeler mümkün olabilir.
• Müracaatçıyı başka bir kuruma yönlendirmek gerektiğinde bu kayıtlar işlevseldir

Vaka kayıtlarının sosyal hizmet uzmanı açısından yararları:
• Öğrenciliğinden başlayarak uzmanın gelişimine katkı sağlar.
• Uzmanın eğitim ya da meslek yaşamında bu kayıtlar aracılığıyla süpervizyon almasını sağlar.
• Uzman görüşme sürecini kaydederken aynı zamanda süreçteki rolünü ve süreci analiz edebilir.
• Uzman geriye dönüp tüm süreci hatırlaması gerektiğinde işlevseldir.
• Uzmanın yasal açıdan kendini korumasını ve gerektiğinde savunmasını sağlar.
• Müracaatçının durumuyla ilgili farklı alanlardan uzmanlarla (Örn: psikiyatrist ya da okuldaki rehber öğretmen) görüşmek gerektiğinde başvurulabilir.
• Gerçekleştirilen araştırmalara veri oluşturur.

Grupla sosyal hizmet uygulaması, sosyal hizmet uzmanının mesleğinin her aşamasında süpervizyon almasını gerektiren terapötik bir süreçtir.

• Grup bilgisi
• Hazırlıklar 
• Oturumun amacı 
• İlk gözlemler
• Grup süreci
• Grup oturumunun değerlendirmesi
• Gelecek Oturumun Planı

Müracaatçının fiziksel görünümü, sağlık durumu, duygusal özellikleri, gereksinimleri, güçlü yanları vb. kapsar. Bireyle sosyal hizmet uygulamasında müracaatçının duygusal işlevselliği (öfke, kaygı, karamsarlık gibi duygu durumun öfke kontrol güçlüğü, depresyon, anksiyete bozukluğu gibi ruhsal sorunların belirtisi olabileceğini) değerlendirir. Benzer biçimde bilişsel işlevselliği (yaşadığı sorunu yorumlama biçimini etkileyen kalıplaşmış düşünceler, tutum ve inançlar) de değerlendirilmelidir.

Bireylerin duygu, düşünce, tutum, inanç, algılarını belirlemeye yarayan araçlardır. Belli psikolojik sorunları tanılamaya yardımcı olarak kullanıldığı gibi nicel araştırmalarda da kullanılırlar. Depresyon, kaygı, özgüven ya da özdenetim düzeyini belirlemeye yönelik ölçekler olabilmektedir.

Bireyin ailesi, arkadaşlarına ilişkin bilgileri kapsar. Aile geçmişi, ilişkileri,
ailenin sosyo- ekonomik durumu, sorunları, müracaatçının arkadaş grupları, kaynak olarak değerlendirilebilecek grupların olup olmadığı değerlendirilir.

Standart derecelendirme ölçekleri
Değerlendirme Raporu (psiko- sosyal inceleme ve değerlendirme raporu ve sosyal inceleme raporu)

Bireysel görüşmelerde sıklıkla kullanılan kayıt ve rapor türüdür. Görüşme süreci, oldukça ayrıntılı bir biçimde ele alınarak, görüşme boyunca ele alınan konular bir sıra dâhilinde rapor edilir. Bu raporlar, müracaatçının söyledikleri kadar, genel
görünümü, tepkileri, beden dili, duygu durumu ve ruh hâline ilişkin gözlemleri de içerir.

Gruplarla sosyal hizmet;

• Sistemli ve planlı çalışmayı gerektiren bir
yöntemdir.
• Çeşitli aşamaları içeren ve devamlılığı olan
bir süreçtir.
• Yüz yüze iletişimin sağlanabildiği küçük
gruplarla uygulanır.
• Grup etkileşimi, grubun genel amacına
ulaşması için bir araçtır. Belirli amaçlara ulaşmak üzere belirli değerler
doğrultusunda faaliyet gösterir. Koruyucu, geliştirici, rehabilite edici işlevlere sahiptir.
• Mesleki bilgi, beceri ve değerlere sahip uzmanlarca gerçekleştirilir.
• Gruplarla sosyal hizmet bir kurum veya hizmet programı içinde uygulanır.

Planı uygula, gelişimi gözlemle, eğer arzulanan sonuçlar olmuyorsa planı
yeniden gözden geçir.

Planlı değişim sürecinin planlama ve kontrat aşamasına kadar olan süreçlerinin yer aldığı aşamasıdır denilebilir. Amaçlar ve hedefler ortaya konmalıdır.

Üye belirlemede birincil kriter grup amaçlarıyla bireysel amaçların uyumlu
olmasıdır. Bu uyumun belirlenmesi her üye ile gerçekleştirilecek ön görüşmelerle mümkündür. Grup amacına göre cinsiyet, yaş vb. dengeler kurulabilir.

Fiziksel düzenleme yapılmalıdır. Örneğin grup çalışması saatinden önce sandalyelerin daire biçiminde dizilmesi, kullanılacak kağıt materyallerin üye sayısınca çoğaltılması, ulaşımla ilgili bir düzenleme ya da kaynak temini gerekiyorsa, önceden hazırlıkların yapılması gerekir.

Sosyal hizmet uzmanlarının sahip olduğu bilgi ve bilgiye dayalı olarak bir kanıya varmayı içerir. Müracaatçının yanı sıra çevresinde bulunan ve birey için önemli olan bireyler hakkında da bilgi toplanır.

• Raporlar, Sosyal hizmet değerlendirmesi, müdahalesi ve karar vermesinin açık bir ifadesidir (planlı değişim).
• Müracaatçıya ve kuruma karşı ilgili yasaya uygun biçimde mesleki şeffaflık ve hesap verebilirlik sağlar.
• Mesleki uygulama ve hizmet sunumunda eleştirel düşünme fırsatı sağlar.
• Hizmet sunumu, bakımın sürekliliği ve hizmetin sonlandırılmasını kolaylaştıracak bilgileri sunar.
• Süpervizyona özgü bilgi sağlar.
• Programların değerlendirilmesi ve araştırma için belge sağlar.
• Risk yönetimi ve kalite güvencesi için bilgi sağlar.
• Disiplinler arası iletişim ve işbirliğini kolaylaştıracak belge sağlar.

Süreç raporuna göre daha kısa raporlardır. Kronolojik bir anlatı biçiminde olabileceği gibi görüşme süreci konularına göre düzenlenerek özetlenir. Uzmana zaman kazandırdığı gibi süreç raporlarına göre dosya hacmini azaltır, müdahalenin yönünü netleştirir.