Resmî Yazışma Türleri ve İlkeleri

• Belirli araçlar/ ortamlar kullanarak bilgi, düşünce ve tutumların
  (iletilerin) insan(lar)dan İnsan(lar)a karşılıklı olarak aktarılması
• Kaynaktan (kişi, kişiler veya organizasyon), bir araçla (yazılı, sözlü, görsel veya beden dili ile), bilgi, haber, düşünce, durum, duygu veya kültürün bir başka insan veya insan topluluklarına aktarılması
• Kaynağın mesajını çeşitli simgelerle alıcıya gönderme süreci

• Mesajı gönderen ya da başlatan (verici/kaynak)
• Mesajın hedefi (alıcı)
• Aktarılan, verilen bilgi, tutum ve davranış (mesaj/ileti)
• Mesajı ileten ortam (kanal)
• Mesajın alıcı tarafından alınıp alınmadığı (geribildirim)

İletişim Türleri:
• Sözlü iletişim: Günümüzde yazılı iletişim araçları dışında kalan araçlar, sözlü iletişim araçlarıdır. Sözlü iletişim araçları, bir iletinin sözlü olarak iletilmesini sağlar. Konferanslar, sözlü açıklamalar, telefon konuşmaları, sözle verilen emirler, duyurular vb. sözlü iletişim araçlarıdır. Sözlü iletişim birincil bir iletişim biçimi olup, iletinin anlaşılıp anlaşılmadığını denetleme, soru sorma ve cevabı denetleme, anlaşılmayan konuları somutlaştırma ve anlık geri bildirim verme gibi pek çok yararı bulunmaktadır.
• Sözsüz iletişim: Sözsüz iletişim dil kullanımını destekleyen ikincil bir unsurdur. Beden dili, mekan kullanımı, sözcükleri vurguma biçimi, jest ve mimikler, göz hareketleri ve göz teması gibi sözsüz iletişim unsurlarını tek başına ya da sözel iletişim davranışlarıyla birlikte kullanarak mesajların iletildiği ya da yorumlandığı bir süreçtir. Sözsüz iletişim, beş temel fonksiyona sahiptir. Bunlar; “sözsüz jestlerle sözlü mesajı pekiştirmek amacıyla kullanılan olumlama hareketleri veya tekrar, jestlerle kafayı olumsuz anlamda sallayarak yalanlama veya aksini iddia etme, sözlü mesajın yerine geçebilecek bir davranışta bulunma ve gözlerle mesaj iletme, mesajın anlamını tamamlama ve mesajı vurgulamadır”.
• Yazılı iletişim: İletişimi gelecek nesillere aktarmak, kalıcı hale gelmesini sağlamak için önce resimleri sonra ise sembol, rakam ve harfleri kullanarak yazılı iletişimi kullanmışlardır. Böylece bilimin sistematik ve birikimsel bir şekilde gelişmesinin de önü açılmıştır. Yazılı iletişim özellikle iş yaşamındaki anlaşmaların, tarafların inkârına olanak yaratmayacak şekilde yürütülmesini sağlar. Böylece hem kamuda hem de özel sektörde yapılan sözel iletişimin neredeyse tamamı yazılı hale geçilerek, olası itilaflara son verilmek istenir.

Yazılı iletişimin sözel iletişime göre üstün yanları:
1. Kanıt niteliğinde olması,
2. Unutulmayı engellemesi,
3. Mesajın iletilmeden önce kontrol edilmesine olanak sağlaması,
4. Tüm ilgililerin aynı mesajı almasını sağlaması,
5. Gönderilmek istenen bilginin gerçek nitelik ve içeriğini yitirmeksizin iletilmesini sağlaması,
6. Daha dikkatli ve özenli hazırlanması nedeniyle dil yanlışlarını ve söyleyiş bozukluklarını ortadan
kaldırmasıdır.
Yazılı iletişimin sözel iletişime göre dezavantajlı yanları: 
1. Tavır, jest, mimiklerin ve ses tonunun sağladığı etkilerden uzak olması,
2. Yazılı materyalin saklama güçlüğü,
3. Okuyucuların ifadeleri anlamaması durumunda açıklama olanağının bulunmaması,
4. Dil bozukluklarının dikkat çekmesi,
5. Biçimsel kurallara uyma zorunluluğu nedeniyle karmaşık olması,
6. Ciddi bir hazırlık ve plan süreci gerektirmesi,
7. Yayımlandıktan sonra geri dönüşün olmaması olarak ifade edilebilir.

Kurumsal iletişimin en önemli aracı yazışmalardır. Başta kamu kurumları olmak üzere tüm kurumlar etkinlik sağlayabilmek, yönetebilmek ve buna bağlı aktivitede bulunmak, tüm sorumluluklarını yerine getirebilmek için yazışma yapmak
 orundadır. Bu yazışmalar, saklanmak ve yeniden
kullanıma hazır bir şekilde tutulmak zorundadır. Resmî Yazışmalar kurumsal bilginin oluşturulmasını, iletimini ve depolanmasını sağlar. Kurumlar da eylemlerini yaparken ve sorumluluklarını yerine getirirken yazışmayı yapabilmek için belgeler üretir. Belgelerle sağlanan kurumsal iletişim doğrulama, onaylama ve iş süreçlerini gösterme gibi işlevleri sağladığı gibi, geçmiş ve geleceği barındırmaktadır.

• Karar verme ve yasal destek için bilgi ve belge sağlama,
• Belge kontrolü için sistematik yaklaşım sunma,
• Gereksiz belge üretimini önleme, maliyet azaltma ve kurumsal verimliliği arttırma,
• Referans sağlama,
• Bilgi sağlama, dosyalar için depolama ve koruma sağlama,
  Kurumsal gelenek oluşturarak, saygınlık sağlama.

• Okuyucu açısından ele alınması,
• Bir mantık çerçevesinde bütünlük sağlaması,
• Açık, seçik ve anlaşılır olması,
• Az ve öz ancak yeterince uzun ve yoğun olması,
• Anlamlı olup, amacı açıkça ortaya koyması,
• Tekrarlardan kaçınması,
• Anlam kaymasına neden olabilecek kelime veya kısaltmalar barındırmaması gerekliliği.

Yazışmaların temel amacı bireysel, örgütsel ve yönetsel düzeydeki faaliyetlerin etkin biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Öncelikle bu faaliyetlerin sağlıklı bir şekilde yerine getirilebilmesi için haberleşme kanallarının etkin kullanılması gerektirmektedir. Aynı zamanda yazışmalar, imla kurallarına ve diğer şekil şartlarına uygun olarak yazılmalıdır.

1. Yazının niçin ve hangi amaçlara ulaşılmak için yazıldığı belirlenmelidir. Yazının belirlenen amaca uygun ifadelerle dile getirilmesi gerekmektedir.
2. Yazışmalarda bilgiler doğru olmalı ve uygun şekilde verilmelidir. 
3. Yazışma, içerik ve şekilsel olarak doğruluğu kontrol edilmiş, şüphe bırakmayan bir anlatıma sahip ve inandırıcı olmalıdır. Şekil, grafik ve istatistikler doğru biçimde verilmelidir.
4. İletişimin tüm düzeylerinde zamanın en önemli kaynaklardan biri olması nedeniyle gereksiz ayrıntıların olduğu yazılar oluşturulmamalıdır. Yazı kısa olduğu kadar amacına uygun, açık ve anlaşılır olmalı, okuyana zaman kazandırmalıdır. 
5. Yazının kısa olmasının yanı sıra, açık, anlaşılır ve okunaklı olması gerekir. Yazının, yazara göre değil, okuyana göre düzenlenmesi
   gereklidir. Unutmamalıdır ki yazının hedefi okuyandır. Yazının anlaşılmaması, iletilmesi istenen mesajın doğru kodlanmadığı anlamına gelmektedir. Oysaki açıklık ilkesine göre yazılmış bir yazı alıcı tarafından kolayca anlaşılır. Yazı içerisindeki kelimeler ilk ve en çok bilinen anlamlarıyla kullanılmalı ve farklı anlamlara gelebilecek kelimelerden kaçınılmalıdır. Anlatılmak istenen, okuyucu açısından da aynı anlama geliyorsa, açıklık sağlanmıştır.
6. Yazının kesin olması, kaynak ile hedefin yazıya aynı anlamı vermesini sağlar. Bu nedenle yazının kesin olabilmesi için, “oldukça”, “pek çok”, “pek az” gibi kesin olmayan sözcüklerden ve “sanırım”, “olabilir” ya da “…gibi görünüyor” şeklindeki belirsiz ifadelerden kaçınmak gereklidir.
7. Yazı, tüm okuyucu düzeylerine uygun yazılmalıdır. Yazıyı okuyan farklı entelektüel seviyeye sahip kişiler aynı anlamı çıkarabilmelidir.
8. Yazının içten ve yalın olması için, yapmacıksız ve samimi anlatımı olması gerekir.  Bu kurala uygun yazılmış yazıda; inandırıcılık, etkileyicilik, açıklık, duruluk, doğallık, canlılık gibi anlatım özellikleri de bulunur.
9. Doğal bir yazı, abartılı edebi bir dil kullanmadan sade bir biçimde yazılmalıdır. Yazışmalarda anlamsız jargon kullanımından
   kaçınılmalıdır. Yazım ve dil bilgisi yanlışlarından kaçınılmalıdır.
10. Yazının amacına ulaşabilmesi için, eksiksiz olması gerekir. Bu
    planda ne, nerede, ne zaman, niçin, nasıl ve kim (5N+1K) sorularının cevapları bulunmalıdır. Bu kural yazının tamlığını kontrol etmek için son derece yararlıdır.
11. Yazışmalarda yer alan ifadelerin nezaket ve sosyal ahlak kurallarına uygun olması gerekir.
12. Son olarak yazı hem görünüm olarak hem de konunun işleyişi olarak uygun biçimde metne dökülmelidir. Biçimsel şartları yerine getirmenin yanı sıra, yazının türüne uygun başlık, tarih, konu ve imza da dahil
    tüm bölümler yazıda yer almalıdır.

1. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı RG)
2. İçişleri Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği
3. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
4. Standart Dosya Planları
5. İmza Yetkileri Yönergeleri

Kamu kurumları artık kendi aralarında elektronik ortamda ve güvenli
bir şekilde yazışabilmektedir. Bu yazışma sistemine Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) denilmektedir. Bu ortamda belgeler imza yetkisi olan kişilerin imzalayabildiği güvenli elektronik imza ile veya elektronik onay ile oluşturulmaktadır.

Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreç

Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare
tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza
eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya doküman

Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Başbakanlık tarafından yürütülen Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS)’nde yer alan ve idarelerin merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı alt sistem

Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgi

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun
içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üst veri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistem

Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri

Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınması

İmza oluşturma aracı: Elektronik imza oluşturmak üzere, imza oluşturma verisini kullanan yazılım veya donanım aracı

Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı zaman kaydı

İmza sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan veya elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişi

Resmî yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci

Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayımlanan sınıflama şeması

Üst yazı: Belgenin, varsa ek listesi ve dağıtım listesi dahil, ek hariç kısmı

Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevliler

Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydı

• Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha düzenlenir.
• Belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kağıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır.
• Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.
  Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir.
• Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hallerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. 
• Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir.
• Yazı alanı dışına sayfa numarası veya ek numarası dışında herhangi başka bir ifade yazılmaz.

Resmî Yazının Başlığı: Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür. Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra yazıyı yazan idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıktan sonraki bölümler için iki (2) satır boşluk verilir.

Resmî Yazının Sayısı: Belgelerde bulunması zorunlu olup “Sayı:” sırasıyla; DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur.

Resmî Yazıda Tarih: Fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tutanak, rapor, tebliğ tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde ise tarih, metnin bitiminde yer alabilir. Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir. Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda gün, ay ve yıl arasına herhangi bir işaret konulmaz.

Resmî Yazıda Muhatap: Belgenin gönderildiği idareyi (kurum kuruluşu) ya da kişiyi belirtir, buna hedef de denilmektedir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren, belgenin uzunluğuna göre iki ila dört satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.

Resmî Yazıda İlgi: Belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür. “İlgi” yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. “Sayı”, “Konu” ve “İlgi” yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta “:” işareti aynı hizada yazılır. İlgide, “... tarihli ve ... sayılı ...” ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta işareti konulur. İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü “.............. ‘nın ......... Tarihli başvurusu.” biçiminde yazılır.

Resmî Yazıda Metin: “İlgi” ile “İmza” arasındaki kısım olup, ilgi ile
metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur. Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz.

Resmî Yazıda İmza: Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır
boşluk bırakılarak belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. El yazısıyla atılan imza, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi belgeyi, güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Resmî Yazıda Ek: Belgede ek olması halinde “Ek:” başlığı imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve
yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin sadece bir eki olması durumunda “Ek:” başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa “Ek:” başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa sayısı parantez içinde belirtilir. Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir.

Resmî Yazının Dağıtımı: Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. “Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır.

Resmî Yazıda Olur: Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır. Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. “OLUR” ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır.

Resmî Yazıda Paraf:  Belgenin sadece idarede (yazıyı yazan kurumda) kalacak nüshasında yer alır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır. Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir. Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile atılır. Ancak parafı alınacak personelin güvenli elektronik imzasının bulunmaması ya da ilgili idare tarafından güvenli elektronik imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi halinde ilgilinin parafı yerine elektronik onayı alınır. Bu onaylar EBYS’nin günlük raporlarında (log) kayıt altına alınır. 

Resmî Yazı İletişim Bilgileri: Belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, internet adresi
ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır.

Süreli ve Gizli Resmî Yazılar: Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli
olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL, KİŞİYE ÖZEL şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

Süreli resmî yazışmalarda “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine yer verilir. “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içinde belirtilir. “ACELE” ibaresi taşıyan
belgeye derhal ve süratle, “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgeye belgede belirtilen süre içinde cevap verilir. Süreli belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan süreli belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine belge üst verisinde de yer verilir. Birden fazla sayfalı belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir.

• Yazışmaların standartlaşması,
• Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
• Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
• Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesini hedefler.

• Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir.
• 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir.
• Belgelerin dolaşım süreci takip edilebilir .
• Belgelere hızlı bir şekilde dosyalama, arşivleme ve tekrar ulaşma olanağı sağlanır.
• Yetki seviyeleri belirlenerek tüm çalışanlar belgelere ulaşılabilir.
• Birden fazla noktadan aynı anda aynı belgeye erişim olanağı sağlar.
• Belgelerin imzalanma ve dağıtımındaki hiyerarşik düzen kolayca yapılabilir.
• Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm illere veya ildeki tüm kurumlara) aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
  İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekalet
  verilebilir ya da esnek çalışma sistemine uygundur.
• Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
• Belgelere hem erişim ve hem gizlilik güvenliğini sağlar.
• Dijital imzanın (e imza) hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kâğıtsız ofise geçiş sağlanmıştır.
• Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi mümkün olmuştur.

Birçok resmî yazı çeşidi bulunmaktadır. Bunlardan bazıları; tutanak, sözleşme, şartname, müzekkere, tekit, tezkere, mazbata, genelge, sirküler, vekâletname, form, rapor, memorandum, ilan, karardır.

Bireylerin kamu veya diğer kurumlarla ile ilgili dilek ve şikayetleri hakkında başvuruda bulunmaları ve kendileri veya faaliyet alanlarıyla ilgili konularda bilgi edinme haklarını kullanmaları, eşitlik tarafsızlık ve açıklık ilkeleri temelinde demokratik ve şeffaf bir yönetimin gereğidir. Dilekçe hakkı anayasanın 74.maddesi ile güvence altına alınmıştır. Dilekçe, herhangi bir resmî veya özel kurumlara bir isteği iletmek amacıyla yazılan ve belli bir planı olan, kısa ve öz yazıdır.

Dilekçede; tarih, hitap edilen kurumun adı, kurumun bulunduğu yer, konu ve talep, imza ve isim, iletişim bilgileri yer almalıdır. 

Dilekçe Yazarken Uyulması Gereken Kurallar şöyledir:
• Dilekçe kişilere yazılmaz, yalnızca makamlara yazılır.
• Türkçe olarak yazılır.
• A4 boyutundaki bir kağıda yazılır.
• Genel kısaltmalar dışında kısaltma kullanılmaz.
• Açık, anlaşılır olmalı; dilbilgisi ve yazım kurallarına uyulmalıdır.
• El yazısı ile yazılan dilekçeler tercihen mavi ya da siyah dolma kalem-tükenmez kalemle, okunaklı olmalı ya da yazı makinesi, bilgisayar ortamında yazılmalıdır.
• Dilekçede imza el yazısı ile atılır. İmza atamayacak kişilerin mahkeme ya da noterce onaylı mührü ya da parmak basılır.
• Tarih, başvurulan makam, dilek ya da sorunun konusu, yazanın adı soyadı, adresi, telefon numarası belirtilmelidir.
• İlgili yereelden, posta ya da telgrafla gönderilebilir.
• Kişiler dilekçelerinin sonunu “bilgilerinize/gereğini arz ederim” şeklinde bitirmelidir. Kesinlikle “rica ederim” ifadesi kullanılmamalı, aynı zamanda “yüce takdirlerinize saygı ve minnetle arz ederim.” gibi ifadeler kullanılmamalıdır.
• Dilekçelerde gönderilen makam (muhatap) resmî yazışmalarda olduğu gibi yazı alanına büyük harflerle ortalanarak yazılır.

Herhangi bir konuyla ilgili olarak sözel ifadeleri, olayları ve bunların sonuçlarını içeren resmî yazılara tutanak denir.

Tutanak yazılırken şunlara dikkat edilir.
• Tutanak hazırlanırken baş kısma ortalanarak büyük harflerle TUTANAK sözcüğü yazılır.
• Tarih, saat ve yer belirtilir.
• Olay sırasında orada bulunanlar varsa olay olduğu şekilde aktarılır. Olayın sonucu belirtilir.
• Kopya olarak çoğaltılacaksa kaç kopya olduğu belirtilir.
• Tutanağı düzenleyenlerin, olaydan sorumlu olanların, tanıkların ad ve soyadı gerekiyorsa iletişim bilgileri yazılır.
• Tutanak en az iki kişi tarafından imzalanır.

Tutanaklar, tarafsız bir biçimde yazıya geçirilir.
Tutanaklar düzenlenmeleri bakımından:
• Olay tutanağı: Olayın ne, ne zaman, nerede nasıl ve kimler arasında olduğu, olayın hangi etkenlerle olduğu, nasıl geliştiği belirtilir. Ayrıca olayın sonucu ortaya konur. Tutanak, tutanağı düzenleyen kişiler ile varsa tanıklar tarafından imzalanır.
• Toplantı-kongre tutanağı: Toplantı tutanaklarında oturumun usulüne göre açılıp açılmadığı, giriş bölümünde belirtilir. Giriş bölümünde, toplantının ne zaman, nerede, nasıl açıldığı, gündemine uygun yapılıp yapılmadığı da kaydedilir. Gelişme bölümünde söz sırasına göre konuşmacıların konuşmaları olduğu gibi, ya da önemli bölümleri özetlenerek yazılır. Alınan karar varsa belirtilir. Sonuç bölümünde oturumun kapandığı belirtilir ve tutanak ilgililer tarafından imzalanır.
• Teslim/Zimmet tutanağı:  Herhangi bir ürünü, belgeyi veya görevi başka birine teslim ederken tutulan ve teslim alan ve teslim
edenin imzası olan tutanak çeşididir. Bu tutanaklara Teslim-Tesellüm Belgesi de denilmektedir.

Resmî kurumların hukuksal bir olayı veya durumu belgelendirmek amacıyla yazdıkları yazılara, mazbata denir. Mazbatalar, bir hükmü, kararı veya tasdik edilmesi gereken bir olayı bildirmek amacıyla yazılır. Milletvekili seçimlerinden sonra milletvekillerinin seçilmelerinin yasalara uygun olduğunu göstermek amacıyla, Yüksek Seçim Kurulu tarafından vekilliklerini teyit amacıyla mazbata verilmekledir.

İki taraf arasında kurulan, yazılı veya sözlü olabilen, taraflar arasında bir şey için isteyerek bir vaatte bulunulan işlemdir. Karşılıklı ve birbirine uygun irade açıklamasının sonucunda ortaya çıkan hukuksal
bir eylemdir. Sözleşmeler, gerçek veya tüzel kişilerin aralarında bir hukuki sonuç doğurmak amacıyla bir anlaşmaya varmalarıdır. Çoğunlukla yazılıdırlar. Sözleşmelerde biçim serbestisi ilkesi vardır; ancak biçim serbestisi, sözlü sözleşmeler içindir. Yazılı sözleşmelerde
hukuksal işlemin yazılı olarak hazırlanması ve taraflarca imzalanması gerekir. Sözleşmenin konusu kanuna, kamu
düzenine, kişilik haklarına, ahlaka aykırı olamadığı gibi konusu imkânsız da olamaz. Evlenme sözleşmesi, miras sözleşmesi, satım sözleşmesi, kira sözleşmesi, ihale sözleşmesi, abonelik sözleşmesi, iş sözleşmesi, ortaklık sözleşmesi vb. çeşitleri bulunmaktadır. Günlük yaşamda en sık karşılaşılan sözleşme örneklerinden biri de KİRA KONTRATI (Kira Sözleşmesi) dır.

Kamu kuruluşlarının satın alma, satma, ihale, kiraya verme gibi faaliyetleri düzenlemek amacıyla belirledikleri koşulları, işin özel ve teknik koşulları ile ayrıntılarını gösteren belgelerdir. Şartname bir işin
yapılmasıyla ilgili, işi yaptıran kişi veya kurum ile işi yapan kişi veya kurum arasında karşılıklı kabul edilen şartların yazıldığı yazılardır. Şartname genellikle sözleşme ile birlikte yapılır ve sözleşmenin hangi şartlarda gerçekleşeceği şartnamede belirtilir. Kamu İhale Kanunu’na göre şartname İdari şartnameler ve Teknik şartnameler olmak üzere ikiye ayrılır. İdari Şartnameler, sözleşme çerçevesindeki şartnamenin genel hükümlerini içeren işin nasıl gerçekleşeceğini (tarafların hak, sorumluluk ve ilişkilerini) gösteren yazılardır. Teknik Şartnameler ise ihaleyle alınacak malın cinsi ve teknik özelliklerine göre sınırları belirten yazılardır. 

Bir kişi veya kurumun bir veya birkaç konuda üçüncü şahıslara karşı kendi hak ve menfaatlerini savunmak ve işlemleri yürütmek amacıyla yetki verme işlemine vekâlet denir. Vekâlet noter tarafından düzenlenir. Vekil olan kişi vekâletnamede yazılı olan konularda vekâlet veren adına vekil sıfatıyla işlemi yerine getirir.