SOSYAL HİZMETTE KAYIT TUTMA VE RAPOR YAZMA - Deneme Sınavı - 3

Dilimleme, bir araştırmanın sonuçlarını, araştırmanın bütünlüğünü bozacak şekilde ve uygun olmayan biçimde parçalara ayırıp birden fazla sayıda yayınlayarak bu yayınları akademik atama ve yükseltmelerde ayrı yayınlar olarak sunmaktır.

Mikro, mezzo ve makro düzeyde müracaatçı sistemi ile yapılan görüşmede elde edilen bütün bilgilerin kayıt altına alındığı; sosyal inceleme raporlarına kaynak
oluşturan ve aynı zamanda eğitim işlevi gören Kagle'ın gruplamasına göre sosyal hizmetlerde kayıt tutma türü "A" seçeneğinde verilen "Süreç kayıtları"dır.

Genellikle sağlık alanında tutulan; amacı müracaatçı sisteminin sorununu/
sorunlarını tanımlama ve müdahale planını göstermek olan Kagle'ın gruplamasına göre sosyal hizmetlerde kayıt tutma türü "B" seçeneğinde verilen "Sorun oryantasyonlu kayıtlar"dır.

Kagle(1996)'ın sosyal hizmette tutulan kayıtları ele aldığı 5 başlıktan biri "C" seçeneğinde verilen "Narrative (Öyküsel/alıntısal) kayıtlar"dır.

"E" seçeneği dışındaki seçeneklerde sosyal hizmette kayıt tutmanın temel amaçları verilmiştir. Müracatçılarla ilgili bilgilerin gizliliği sağlanmalı ve medya ile paylaşılamamalıdır.

Sosyal hizmet uzmanının müracaatçıların kayıtlarının güvenli bir yerde muhafaza edilmesiyle ilgili önlem alması; kayıtlara ulaşma yetkisi olmayanların kayıtları görmemesini sağlaması, sosyal hizmette kayıt tutma ile ilgili standartlardan aşağıda verilen ile ilişkilidir: 

Sosyal hizmet uzmanları müracaatçının gizliliğini korumalı ve müracaatçının sosyal hizmet ilişkisi başlamadan önce ve gerekli olduğunda ilişki devam ederken sosyal hizmetin dokümantasyonunun gizlilik sınırlılıklarının farkında olmasını sağlamalıdır.

"A" seçeneğinde verilen " Müracaatçının bir yakınının adı ve iletişim bilgileri" sosyal hizmet standartlarına göre sosyal hizmet kayıtlarının minimum düzeyde içermesi gereken bilgilerden biri değildir. Müracaatçının kendi adı ve iletişim bilgileri minimum düzeyde yer alması gereken bilgilerden biridir.

"E" seçeneğinde verilen müracaatçının yakınlarının talep ettiği durumlarda müracaatçının bilgi ve kayıtları yakınlarına açıklanamaz. Diğer seçeneklerde açıklama yapılabilecek durumlar verilmiştir.

Mülakatın başlangıç aşamasından itibaren kronolojik olarak müracaatçı ile sosyal hizmet uzmanı arasında geçen konuşmalar, müracaatçının fiziksel özellikleri,
kişisel bilgileri, davranışları, tepkileri, etkileşim süreci, sosyal hizmet uzmanının sürece katkısı, duygu, düşünce, yorum ve değerlendirmelerinin ayrıntılı bir şekilde yer aldığı rapor türü "Süreç raporu"dur.

Kurumda kaç müracaatçı ile görüşüldüğü, kaçına sosyal yardım yapıldığı, kaç çocuk evlatlık verildiği, kaç hasta ile grup terapisi seansları yapıldığı gibi kurumda yapılan işlerin istatistiksel analizleri ve sonuçlarının yer aldığı ve belli aralıklarla düzenli olarak oluşturulması gereken raporların gruplama başlığı "C" seçeneğinde verilen sürelerine göre raporlardır. Yıllık, aylık, haftalık olarak oluşturulma süresine göre adlandırılırlar.

Raporda çok kısa ya da çok uzun paragraflardan kaçınılmalıdır. Raporda kesin ifadeler kullanılmalıdır. Raporda "ben, biz" gibi birinci şahıs ifadelerine yer verilmemelidir. Doğru cevap "E" seçeneğinde verilmiştir.

Kurum ve kuruluşların aralarında ve gerçek kişilerle kurduğu iletişimde yazdıkları resmi kayıtlara resmî yazışma adı verilir.

Sosyal hizmette kayıt tutma ve rapor yazmanın en genel amaçları şöyledir:

• Sosyal hizmet değerlendirmesi, müdahalesi ve karar vermeyi ifade etmek,
• Müracaatçıya ve yasal prosedüre hesap verebilirlik ve şeffaflık sağlamak,
• Mesleki uygulama ve hizmet sunumunda eleştirel düşünme fırsatı sağlamak,
• Hizmet sunumunu, bakımın devamını ve hizmetlerin sonlandırmasını kolaylaştırmak,
• Süpervizyonun amaçları ile ilgili bilgi sunmak,
• Araştırma ve hizmetlerin değerlendirilmesi için belgeleme imkanı sağlamak,
• Disiplinler arası işbirliği, iletişimi ve etkileşimi kolaylaştırmak ve güçlendirmek
• Müracaatçının kimlik bilgileri ile diğer ihtiyaç duyulan bilgilerinin alınması sağlamak
• İlk başvuruda istenen belgelerinin saklanması sağlamak
• Görüşme, müdahale, izleme ve sonlandırma süreçlerinin şeffaf bir şekilde kayıt altına alınması sağlamak
• Kayıt tutma ile kişiye özel bir dosyalama yapılmasını sağlamak
• Belgelerin yasalara uygun şekilde saklanmasının sağlanması
• Olası bir denetleme durumuna hazırlıklı olunması
• Araştırma ve değerlendirme faaliyetleri için kayıtların düzenli bir numaralandırma sistemi ile düzenlenmesini sağlamak
• Disiplinler arası iş birliğinin ve iletişimin sağlanması,
• Şeffaflık ve hesap verilebilirliğin sağlanması,
• Kayıtların izinsiz erişimden korunması sağlamak

Pratik amaçlı tutulan kayıt ve hazırlanan raporların başlıca işlevi, müracaatçı ve müracaatçı sisteminin durumunu, problemi, problemine ilişkin olarak ne/neler yaptığı ve sosyal hizmet uzmanının bu sürece ilişkin yardım veya tedavi sorumluluğunu nasıl taşıdığını ve bunu nasıl ortaya koyduğunu göstermektir.

Sosyal hizmet kurum ve kuruluşlarında tutulan öğretim amaçlı kayıt ve raporlar, özellikle sosyal hizmet öğrencilerinin öğretim ve eğitiminde büyük önem taşırlar.

Bu kayıtlar;

Yazılan her türlü rapor yapılan işin ve uygulamanın kanıtını oluşturur, kayıtlardan silinmez ya da kaybolmaz.

"Kayıtlar, diğer meslek elemanlarıyla (doktor, psikiyatrist, hemşire, fizyoterapist, psikolog, öğretmen, çocuk gelişimcisi gibi) iletişimi kolaylaştırır, bilgi paylaşımını sağlar." ifadesi sosyal hizmet uygulamalarının farklı alan uzmanları ile çalışmayı gerektirdiğini ve disiplinler arası olduğu özelliğine vurgu yapmaktadır.

Kayıt ve raporlar, müracaatçı sistemini, bu sisteminin gereksinimlerini tanımlamaktadır. Çalışılan müracaatçılarla sürecin devamı kaydedilen kayıt ve raporlar aracılığıyla gerçekleşir. Bilgiyi kaydetme, müracaatçının sorunlarını, gereksinimlerini, güçlü ve zayıf yönlerinin açıklanmasında gelişimini izlemeye yardımcı olur ve dolayısıyla vakanın sürekliliği tutulan bu kayıt ve raporlar vasıtasıyla sağlanır.

Sosyal hizmet uzmanları tarafından yapılan görüşmeler sonucunda tutulan mesleki değerlendirme ve müdahale raporuna SİR denir.

Sosyal hizmetlerde müracaatçı sistemiyle ilgili olarak onu tanımlayan her türlü bilgiye veri denir.