SOSYAL HİZMETTE KAYIT TUTMA VE RAPOR YAZMA - Deneme Sınavı - 2

Sosyal hizmetler kapsamında “kayıt tutma” müracaatçı ile ilgili bilgileri, mesleki gözlemleri, klinik kararları, müdahale stratejileri ve sosyal hizmetlerin sunumu aracılığıyla ortaya çıkan sonuçları içeren yazılı ya da elektronik dokümandır.

Sosyal hizmet mesleğinin uygulandığı her kuruluşta, kayıtlar tutulmaktadır. Bu kayıtlar kimi zaman, müracaatçıya ilişkin kişisel, gelişim bilgileri, istatistikler, karar raporu, görüşme kayıtları,resmî bir doküman şeklinde olabilir.

Bir yere mal ederek deftere geçirme; bir yazının, bir hesabın tarih, numara vb.nin veya kopyasının bir yerde yazılı bulunması; resmî belge; sesi veya görüntüyü manyetik bant üzerine geçirme işlemine kayıt denir.

Sosyal hizmette kayıt tutma ve rapor yazmanın en genel amaçları şöyledir:

Çifçi Gökçearslan ve Ocaklı’ya (2015) göre Sosyal hizmette tutulan kayıt ve raporların ortak amacı müracaatçının bilgilerini resmî olarak kayıt altında tutmak, sorunların analizlerini yaparak çözüm önerisi getirmek, yapılan müdahalelerin seyrini, etkilerini ve sonuçlarını ortaya koyarak müracaatçı sisteminin değerlendirmesini yapmaktır.

Pratik amaçlı tutulan kayıt ve hazırlanan raporların başlıca işlevi, müracaatçı ve müracaatçı sisteminin durumunu, problemi, problemine ilişkin olarak ne/neler yaptığı ve sosyal hizmet uzmanının bu sürece ilişkin yardım veya tedavi sorumluluğunu nasıl taşıdığını ve bunu nasıl ortaya koyduğunu göstermektir.

Sosyal hizmet alanında yutulan kayıtların kullanımı öncelikle sosyal hizmet alanı öğrencilerine yöneliktir. Psikoloji alanındaki öğrencilerin öğretimi alanından kullanımı gerekli değildir.

Kagle (1996) sosyal hizmet uygulamalarında kayıt tutma ve raporlaştırmanın önemini şöyle açıklamaktadır:

İletişim, kaynağın mesajını çeşitli simgelerle alıcıya gönderme sürecidir. Yani iletişimde bir kaynak, mesaj, iletişim kanalı ve alıcı vardır. Ancak bunlar tek yönlüdür. ne zaman ki alıcıdan geribildirim devreye girer o zaman karşılıklılık garanti edilir. Doğru yanıt A seçeneğidir.

"Önemli olan ne söylediğin değil karşıdakinin ne anladığıdır" ifadesinde söyleyenin, mesajın, kanalın değil dinleyenin/alanın daha önemli olduğuna dikkat çekilmektedir. Doğru yanıt B seçeneğidir.

İnsan unutan bir varlıktır. Bu nedenle pek çok iletişimi de hafızasında tutamayabilir. Ancak iletişim yazıya döküldüğünde hafızadan silinse bile ortadan kalkmaz. Doğru yanıt C seçeneğidir.

İletişimin jest ve mimiklerle desteklenmesi ancak sözlü iletişimde mümkündür. Yazılı iletişimde bazı vurgular olsa da (emoji kullanımları bir yana bırakılırsa) jest ve mimik kullanımı yoktur. Doğru yanıt D seçeneğidir.

Yazışmaların temel amacı okuyucuyu bilgilendirmek ve soruları yanıtlamaktır. Diğer seçeneklerde de çeşitli amaçlar olmakla birlikte soruta "temel" dendiği için doğru yanıt E seçeneğidir.

Yazışmaların okuyucu açısından ele alınması, iletişim öğesi olarak alıcının (okuyucu) merkezde tutulması anlamı taşır.  Hedef doğrudan alıcıdır. Dorğ Yanıt A seçeneğidir.

Yazışma işlerini düzenleyen mevzuatı şu şekilde özetleyebiliriz:

1. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı RG)

2. İçişleri Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

3. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

4. Standart Dosya Planları

5. İmza Yetkileri Yönergeleri

Maddelerden de anlaşılacağı üzere kompozisyon kuralları gerekli olmakla birlikte bir mevzuat değildir.

Aidiyet zinciri, belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreci tanımlamaktadır. Dolayısıyla doğru yanıt C seçeneğidir.

Hem resmi, hem özel yazışmalarda yazı alanı A4 kağıdın her yönünden 2,5 cm boşluk bırakacak şekilde düzenlenir. Doğru yanıt D seçeneğidir.

Bir kişi veya kurumun bir veya birkaç konuda üçüncü şahıslara karşı kendi hak ve menfaatlerini savunmak ve işlemleri yürütmek amacıyla yetki verme işlemine vekâlet denir. Vekâlet noter tarafından düzenlenir. Vekil olan kişi vekâletnamede yazılı olan konularda vekâlet veren adına vekil sıfatıyla işlemi yerine getirir. Doğru yanıt E seçeneğidir.

Dilekçe

I, II, III, IV