KAMUSAL VE KURUMSAL YAŞAMDA PROTOKOL ETKİNLİKLERİ

Ulusal ve özel tanıtıcı (kurumsal) bayraklarla ilgili kurallar Türk Bayrağı Kanunu ile Türk Bayrağı Tüzüğünde düzenlenmiştir.

Bayrağın çekilmesi ve indirilmesi esnasında ve tören geçişlerinde Bayrak cephe alınarak selamlanır.

Cumhurbaşkanı, TBMM Başkanı; Anayasa Mahkemesi, Yargıtay ve Danıştay Başkanları; Bakanlar, Yükseköğretim Kurulu Başkanı, Sayıştay Başkanı, Yargıtay Cumhuriyet Başsavcısı, Danıştay Başsavcısı, Yargıtay ve Danıştay Başkan vekilleri ve daire başkanları, Uyuşmazlık Mahkemesi Başkanı, Yüksek Seçim Kurulu Başkanı, Sayıştay daire başkanları; Devlet Denetleme Kurulu Başkanı, Atatürk Kültür Dil ve Tarih Yüksek Kurumu Başkanı; üniversite rektörleri, valiler, büyükelçiler, genel müdürler ve bu düzeydeki başkanlar; bölge idare mahkemesi başkanları, cumhuriyet savcıları, adalet komisyonu başkanları; fakülte dekanları, kaymakamlar, başkonsoloslar, belediye başkanları; bölge müdürleri; bakanlıkların il kuruluşlarının başında bulunanların, resmî hastane baştabiplerinin; Polis Akademisi Başkanı, il emniyet müdürü, polis koleji ve polis yüksek okulu müdürlerinin makam odalarına; bakanlıkların, yüksek öğretim kurumlarının, valiliklerin toplantı, bilgilendirme ve şeref salonlarına ve mahkemelerde duruşma salonlarına Türk Bayrağı konur.

Cumhurbaşkanın, illerde valilerin, görevli bulundukları dış ülkelerde büyükelçilerin makam taşıtlarının sağ ön tarafına, tepesinde ay yıldız bulunan kromajlı küçük direklere Türk Bayrağı çekilir. Ayrıca kaymakamlar da makam taşıtlarına ulusal ve resmî bayram günlerinde ve hudut görüşmelerinde Bayrak çekerler. Cumhurbaşkanının bulunduğu yerde ve kortejde sıfatı ne olursa olsun kimse makam taşıtına Bayrak veya fors çekemez. Makam sahibi içinde olmadıkça makam otomobiline Bayrak çekilmez. Makam sahibi içinde olsa da özel gezilerde taşıta Bayrak çekilmez. Kamu kuruluşlarının yöneticileri makam otomobillerine Türk Bayrağı çekemezler.

Özel tanıtıcı (kurumsal) bayrakla ilgili esaslar Bayrak Tüzüğünde, bu bayrakların kullanma izni ve tescil işlemleri de Tanıtıcı Bayrakların Kullanılma İznine ve Tescil İşlemlerine Dair Yönetmelik’te belirlenmiştir.

Kurumsal bayrak tescil edilmedikçe kullanılamaz. Tescil işlemi, İçişleri Bakanlığınca yapılır.

Resmî taşıtlar, makama tahsisli “makam arabaları” ile kurumda hizmet tahsisli araçlardır.

İşletmelerin araçları, kurumsal taşıtlardır.

Taksiler, sosyal nitelikte hizmet taşıtlarıdır.

Kişinin sahip olduğu ve kullandığı araçlar özel taşıttır.

Makam otomobillerinde arka sağ koltuk onur yeridir ve makam sahibine aittir. Makam sahibi (yönetici) arka sağ koltuğa oturur. Makam otomobilinde ön sağ koltuğa koruma görevlisi, tercüman, rehber, yönetici asistanı, memur oturur.

Resmî taşıtlarda oturma düzeninde protokol sırası; birinci yer arka sağ, ikinci yer arka sol ve üçüncü yer ön sağdır. Resmî taşıta dört kişi binildiğinde, en üst ya da en kıdemli olan, taşıtın arka sağ koltuğuna; ikinci kıdemli arka sol koltuğa; üçüncü kıdemli arka ortaya, en kıdemsiz ön sağ koltuğa oturur.

Ticari takside birinci önemli yer, arka sağ koltuk; ikinci yer, arka sol koltuktur. Taksiye üç kişi binildiğinde, birinci kişi arka sağ, ikinci kişi arka sol ve üçüncü kişi öne oturur. Taksiye tek hanım ya da erkek bindiğinde daima arka sağa oturur. Hanım ve erkek birlikte taksiye binecekse erkek arka sağ kapıyı açar, önce biner ve sola geçer; hanım sonra biner, sağa oturur. Taksiye iki hanım bir erkek bindiğinde erkek ön sağa, hanımlar arkaya otururlar. Üç ya da dört hanım, üç ya da dört erkek taksiye bindiğinde, ev sahibi ya da parayı ödeyecek kişi takside ön sağ koltuğa oturur.

Ücretli şoförün kullandığı özel otomobilde, takside olduğu gibi, hanım arka sağ koltuğa, erkek arka sol koltuğa oturur. Ancak kamusal ve özel kuruluşlarda kurum, işletme aracında, yönetici daima arka sağ koltuğa, eşi arka sola oturur.

Sahibinin kullandığı özel otomobilde birinci yer, öndeki sağ koltuk; ikinci yer, arka sağ; üçüncü yer, arka sol koltuktur. Otomobile tek konuk bindiğinde konuk, ön sağdaki koltuğa oturur. Konuk hanım ise otomobili kullanan ister hanım ister erkek olsun, öndeki sağ koltuğa oturur. Ön koltuğu boş bırakıp arka koltuğa oturmak, otomobili kullanan sahibine karşı saygısızlıktır.

Toplantı protokolünde en önemli kural; iki taraflı (kurumlararası ve uluslararası) toplantılarda heyet başkanlarının unvan veya statü bakımından eşitliği (denkliği), toplantıya katılanların (heyet üyelerinin) sayısal olarak eşitliğidir. Etkili ve verimli toplantı yapabilmek için, toplantı yapılan odanın ya da salonun uygun nitelik ve özellikte olmasına özen gösterilmelidir. Toplantıya katılanların sayısı fazla olduğunda herkesin önüne mikrofon konmalıdır. Yabancılarla yapılan toplantılarda simültane (eşzamanlı) çevirmen ve çeviri cihazları sağlanmalıdır.

Devlet hayatında Cumhurbaşkanının katıldığı törenlere “devlet töreni”; başkentte, il ve ilçelerde düzenlenen Cumhuriyet Bayramı törenlerine “ulusal tören”; il ve ilçelerde resmî bayramlarda, mahallî kurtuluş günlerinde, Atatürk’ü anma günlerinde ve tarihî günlerde yapılan törenlere “resmî tören”; yargı organlarında yapılan törenlere “adli tören”; askerî kuruşlarda yapılan törenlere “askerî tören”; üniversitelerde yapılan törenlere “akademik tören”; bakanlıklarda, kamu kurumlarında ve özel sektör kuruluşlarında düzenlenen tören ve törensel etkinliklere “kurumsal tören”; toplumsal yaşamda kişi ve kuruluşlarca yapılan tören ve törensel etkinliklere de “sosyal tören” (nikâh töreni vb.) denir.

Türkiye’de; başkentte, il ve ilçelerde kutlanan millî ve resmî bayramlar ile mahallî kurtuluş günleri, Atatürk günleri ve tarihî günlerde yapılacak törenler 05.05.2012 tarihli ve 28283 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe konulan “Ulusal ve Resmî Bayramlar ile Mahallî Kurtuluş Günleri, Atatürk Günleri ve Tarihî Günlerde Yapılacak Tören ve Kutlamalar Yönetmeliği” ile düzenlenmiştir.

Cumhuriyet Bayramı, Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramı, Atatürk’ü Anma ve Gençlik ve Spor Bayramı ile Zafer Bayramı'dır.

Kamusal ve özel kuruluşlarda temel atma, eğitime/hizmete açma, anma, kutlama, sertifika/diploma verme vb. yönetsel, sosyal, kültürel, eğitsel, bilimsel, sportif vb. törenler düzenlenir.

Tören için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak yirmi gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak program hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir. Davetiye tek veya iki katlı kaliteli karton olup ön kapağın üstünde kurumun amblemi ve adı yer alır. Davetiye kartının içinde sol iç kapakta PROGRAM, sağ iç kapakta davet sahibinin unvanı, adı, soyadı ve altta davet metni yer alır. Davetiye üzerine imza atılmaz. Tören davetiyesine “Mazeret” ibaresi konmaz; L.C.V. (lütfen cevap veriniz) rumuzu konabilir. Kurumsal törenlere ilgili kamu kuruluşlarının yöneticileri ile kurumun hizmet ve faaliyet alanı ile ilgili özel kuruluşların yöneticileri, kurumda görev yapan eski yöneticiler ve protokole dâhil kişiler davet edilir.

Konuk; kamusal, kurumsal, sosyal ve özel yaşamda davet edilen veya ziyareti kabul edilen, kendisine önem ve değer verilen; karşılanan, ağırlanan ve uğurlanan kişidir. Bu yüzden her konuk önemlidir ve protokolde evsahibinden önce gelir. Evsahibi konuğu karşılar, sağına alır, en iyi yere oturtur; en iyi ikramda bulunur, konuğu memnun edecek şekilde davranır. Çünkü konuğa verilen önem ve değer karşılama, ağırlama ve uğurlama ile ortaya çıkar.

Dış ülkelerden gelen (davet edilen veya kabul edilen) konukları (kişi ve heyetleri) kabul, karşılama ve ağırlama iş ve işlemleri belirli bir program içinde yürütülür. Bu amaçla ev sahibi kurum tarafından önce taslak olarak “konuk programı” hazırlanır, konuğun bilgisine sunulur. Konuk, programı aynen kabul edebilir, program üzerinde küçük değişiklik isteyebilir veya ek istekte bulunabilir. Konuktan gelen istek ve görüşler dikkate alınarak ev sahibi kurum tarafından uygulanacak programa son şekli verilir ve konuğa gönderilir.

Konuk programında; karşılama, otele yerleşme; konuğun evsahibi yöneticiyi ziyareti, resmî görüşme veya toplantılar; resmî yemekler; ilgili kişi ve/veya kuruluşları ziyaretler; gezi, gösteri, dinleti vb. sosyal, kültürel etkinlikler; alışveriş ve özel işler için serbest zaman ve uğurlama yer ve saatleriyle belirlenir.

Resmî toplantılarda dikdörtgen masada başkan masanın uç merkezine oturur. İki heyet olarak dikdörtgen masada yapılan toplantıda başkanlar masanın orta merkezine, yardımcıları sağına, soluna otururlar. U masada başkan masanın orta merkezine oturur. Eşit düzeyde toplantı yuvarlak masada yapılır.