KAMUSAL VE KURUMSAL YAŞAMDA PROTOKOL

Protokolün amacı; kamusal yaşamda devlete, kuruma ve kişiye hak ettiği ve layık olduğu önemi ve değeri vermek; gereken ilgiyi ve saygıyı göstermektir.

Devletler, kurumlar ve resmî kişiler arasındaki etkinliklerde, iş ve ilişkilerde protokol kurallarına uymak ulusal, kurumsal ve kişisel saygınlık açısından zorunluluktur. Çünkü protokol kuralları devletin, kurumun ve kişinin saygınlığının koruyucusudur. Protokol kurallarına uyulmaması; resmî ilişkilerde devletin, kurumun ve kişinin saygınlığını azaltır. Bu yüzden protokol kurallarına uymamak devlete, kuruma ve kişiye zarar verir.

Protokol kuralları uluslararası ilişkilerde olduğu gibi kurumsal ve bireysel özel ve sosyal bütün ilişkilerde, görüşmelerde ve etkinliklerde önemlidir. Çünkü kamusal ve kurumsal yaşamda düzenlenen bütün toplantı, tören, konferans vb. etkinlikler; görüşmeler, kabul, ziyaret ve ziyafetler protokol kurallarına uygun olarak gerçekleştirilir. Bu nedenle kamusal ve kurumsal yaşamda bütün yöneticilerin ve her düzeyde çalışanların protokol kurallarını iyi bilmeleri ve uygulamaları gereklidir.

Protokol kurallarına uymak, aynı zamanda ulusal ve kurumsal temsil niteliğinin gereğidir. Çünkü kurumlarda çalışanlar dışa karşı kurumlarını temsil eden kişilerdir. Temsil işlevi de kamusal alanda ve toplumsal yaşamda kişinin protokol, saygı, görgü ve nezaket kurallarına uyması demektir. Kurumunu iyi ve olumlu biçimde temsil etmeyen bir kişi, çok iyi ve çok çalışkan olsa da çevresinde ve üstlerince yetersiz ve hatta olumsuz olarak değerlendirilir. Bu yüzden protokol, saygı, görgü ve nezaket kuralları devlet hayatında olduğu gibi kamu ve özel bütün kurumlarda önemlidir; başta yöneticiler tarafından iyi bilinmesi ve uygulanması gereklidir.

Protokol kurallarının uygulandığı başlıca alanlar ve konular şunlardır:

• Ulusal ve kurumsal öndegelim (öncelik-sonralık) sıra düzeni
• Millî, resmî, askerî, mahallî ve kurumsal törenler (Törenlerde oturma düzenleri, konuşma, takdim ve hitap usulleri)
• Devlet ve hükûmet adamlarını, yabancı konukları, üst yöneticileri karşılama ve uğurlama
• Devlet ve hükûmet adamları, üst yöneticiler ve yabancı temsilcilerle resmî görüşmeler ve ilişkiler
• Toplantı ve brifingler(Toplantılarda masa ve oturma düzenleri, toplantı yönetimi, toplantıda konuşma ve davranış kuralları)
• Ulusal ve kurumsal (tanıtıcı) bayraklar ile yabancı bayrakların kullanım esas ve usulleri
• Protokol yazıları ve resmî yazılarda protokol kuralları
• Göreve başlama, görevden ayrılma ve görev devir teslim törenleri
• İmza törenleri
• Resmî taşıtlarda oturma düzenleri
• Resmî ziyaretler
• Konukları kabul, karşılama, ağırlama ve uğurlama
• Davet ve ziyafetler (resepsiyon, kokteyl ve resmî yemekler)
• Davet ve ziyafetlerde (yemeklerde) masa ve oturma düzenleri
• Resmî ve sosyal davet ve ziyafetlerde sofra ve yemek yeme usulleri
• Resmî ortamda ve resmî etkinliklerde giyim
• İş ortamında ve sosyal yaşamda davranış kuralları: Hitap, selam, tanıtma,
  tanıştırma, tokalaşma, konuşma, öpüşme, teşekkür etme, özür dileme, yemek yeme, içki içme, şerefe kadeh kaldırma, hediye ve çiçek sunma.

Protokolde en önemli konulardan birincisi, kişi ve kurumların öndegelim (öncelik-sonralık) sıralamasıdır. Türkiye’de devlet (başkent) öndegelim sıralaması son olarak 08.05.2008 tarihli Cumhurbaşkanlığı onayı ile; il protokol öndegelim sıralaması Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe konulan 05.05.2012 tarihli ve 28283 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Törenler Yönetmeliği eki Liste’de belirlenmiştir. Kurumların öngelim sıralamaları ise, kurumsal yönetmelik, yöngerge ve onaylarla belirlenmektedir. Örneğin Dışişleri Bakanlığının öndegelim sıralaması, 01.03.2011 tarihli ve 27861 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Dışişleri Bakanlığı Personeline İlişkin Öndegelim Esasları Hakkında Yönetmelik” te belirlenmiştir.

Tarih boyunca uluslararası ilişkilerde devletlerin ve devlet adamlarının öndegelimi sorun olmuş; bu sorun ilk kez 1815 Viyana konferansında karara bağlanmıştır. Buna göre bir ülkede büyükelçilerin (ülkelerin) öndegelim sırası, o ülkeye atanan ve göreve başlayan büyükelçilerin, o ülkenin devlet başkanı tarafından kabul tarih ve saatidir.

İlke olarak protokolde (kamusal, kurumsal ve toplumsal yaşamda) makam, unvan, rütbe sahibi önde gelir. Aynı unvan veya rütbe sahibi kişiler arasında kıdemli olan önce gelir. Kişiler makam, unvan, rütbe sahibi değillerse hanım olan önce gelir, her ikisi de hanım ya da erkek ise, yaşlı olan önce gelir. Konuklar, evsahibinden önce gelir.

Saygı ve nezaket kurallarının temeli davranışsal olarak üstleri, büyükleri, yaşlıları, hanımları ve konukları saymak, korumak ve kollamaktır.

Protokol kuralları davranışsal olarak saygı ve nezaket kurallarına dayanır. Çünkü kamusal, kurumsal ve sosyal yaşamda uygulanan protokol ve sosyal davranış kuralları saygı ve nezaket temeline dayanır. Bu yüzden protokol kuralları ile saygı ve nezaket kuralları temelde iç içedir. Çünkü kamusal ve toplumsal yaşamda devlet ve hükûmet adamlarıyla; yöneticiler, üstler ve büyüklerle; hanımlar ve konuklarla; diplomatlar, komutanlar ve yargıçlarla; sanatçılar ve politikacılarla; yaşlılar, bilim adamları ve din adamlarıyla; çalışma yaşamında iş arkadaşları, iş sahipleri ve vatandaşlar (müşteriler) ile olan tüm iş ve ilişkiler daima saygı ve nezaket kurallarına uygun olarak yürütülür.

Protokolde kişisel, kurumsal ve ulusal onur ve itibarı korumak; devlete, ulusa, kuruma ve kişiye hak ettiği, layık olduğu önem ve değeri vermek esastır. Bir devlete, kuruma ya da kişiye hak ettiği ve layık olduğu önem ve değeri vermemek; ona itibar etmemek, gerekli saygı ve nezaketi göstermemek o devletin, milletin, kurumun (işletmenin) ve kişinin öncelikle kendi onur ve itibarını düşürür. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 8 ve 9. maddelerine göre; Devlet memurları, Devlet itibarını ve görev onurunu zedeleyici fiil ve davranışlarda bulunamazlar İtibar ve güven duygusunu sarsacak nitelikte davranışlarda bulunanlar kınama ya da aylıktan kesme cezası ile cezalandırılırlar. Yine aynı kanunun 125. Maddesine göre; yurt dışında devletin itibarını düşürecek, görev onurunu zedeleyecek tutum ve davranışlarda bulunanlar devlet memurluğundan çıkarılırlar.

Kamusal ve kurumsal yaşamda temsil niteliği çok önemlidir. Çünkü protokolde kimse kendisi değildir ve kendisini temsil etmez; devletini, ulusunu, kurumunu ve unvanını temsil eder. Bu yüzden yönetici atamalarında, yurt dışı görevlendirmelerinde ve yükselmede personelde aranan en önemli nitelik, temsil niteliğidir. Kişinin temsil niteliği giyim ve görünümü, konuşması, tutum ve davranışı, yeme ve içmesiyle ortaya çıkar. Bu yüzden protokolde daima uygun giyinmek, uygun konuşmak ve uygun davranmak gereklidir.

Kamusal ve kurumsal yaşamdaki bütün iş ve ilişkilerde, resmî görüşmelerde ve toplantılarda, davet ve kabullerde, ziyaret ve ziyafetlerde, resmî yazışmalarda ve imzalarda düzey eşitliği ve denklik esastır. Zira kurumsal ve kamusal yaşamda herkes dengine muhataptır. Örneğin kurumlararası ilişkilerde müdür müdüre, genel müdür genel müdüre, bakan da bakana muhataptır.

Protokol olarak eşdüzeydeki kişi ve kurumlar arası iş ve ilişkilerde karşılıklılık (mütekabiliyet) esastır. Örneğin eşdüzey bir davete bir kurum hangi düzeyde katılmış ise o kurumun davetine de aynı düzeyde iştirak edilir. Bir kurumun yöneticisine yapılan davete, o kurumun yöneticisi kendisi katılmayıp yardımcısını gönderdiğinde, o yöneticinin davetine de yardımcı düzeyinde iştirak edilir. Davete (törene ya da yemeğe) katılma olmamış, yazılı olarak mazeret de beyan edilmemiş ise o kişi veya kurumun davetine de katılmamak gerekir. Bir yönetici davetli olarak eşdüzey bir kuruma gittiğinde orada kendisini yönetici asistanı karşılarsa, o kurumun yöneticisi kendisine geldiğinde de onu asistan karşılar. Gelen konuk, bir hediye takdim ederse evsahibi yönetici de ona hediye takdim eder. Genel müdür imzası ile gelen bir yazıya genel müdür imzasıyla, müdür imzası ile gelen yazıya müdür imzasıyla yanıt verilir.

Her ülkede ve her toplumda kendilerine büyük saygı beslenen, hürmet edilen, önem ve değer verilen yüksek şahsiyetlere, uluslararası literatürde “VIP” denir.

Protokolde önemli kişiler şunlardır:

• Hâlen görevde bulunan ve eskiden görev yapmış olan devlet ve hükûmet adamları ve resmî makam sahibi kişiler (kamu kurumlarının yöneticileri).
• Diplomatlar
• Komutanlar
• Hâkim ve savcılar
• Politikacılar
• Bilim insanları ve din adamları
• Sivil toplum kuruluşlarının başkanları
• Uluslararası düzeyde tanınmış, ödül almış sanatçılar, yazarlar, gazeteciler, sporcular
• Kamu meslek kuruluşlarının ve sivil toplum örgütlerinin yöneticileri
• En çok vergi veren iş adamları, büyük hayır sahibi kişiler.

Uluslararası, ulusal ve kurumsal düzeyde uygulama alanı olarak protokol türleri aşağıda sıralanmış ve açıklanmıştır: Uygulama alanı olarak protokol türleri şunlardır:

1. Uluslararası Protokol (Diplomatik Protokol)
2. Devlet Protokolü (Başkent Protokolü)
3. Askerî Protokol
4. Mülki Protokol
5. Adli Protokol
6. Akademik Protokol
7. Dinî Protokol
8. Spor Protokolü
9. Sosyal Protokol
10. Kurumsal Protokol (Turizm Protokolü)

Diplomatik protokol, uluslararası nitelikte olup devletler ve uluslararası ilişkilerde kamu kuruluşlarının, devlet ve hükûmet adamlarının, özellikle diplomatların uymak zorunda oldukları biçimsel ve törensel kurallar bütünüdür. Uluslararası diplomatik kurallar ilk kez 1815’te Viyana Kongresinde bir Tüzük ile belirlenmiştir

Türkiye’de, başkentte yapılan millî ve resmî bayram törenleri; Cumhurbaşkanının göreve başlama ve tebrik törenleri, Cumhurbaşkanına sunulan güven mektubu törenleri, Cumhurbaşkanının kabul ya da ziyaret törenleri, Cumhurbaşkanı tarafından verilen resmî davet ve ziyafetler (resepsiyon, kokteyl ve resmî yemekler), vefat eden cumhurbaşkanlarının cenaze törenleri, Cumhurbaşkanının yabancı ülkelere resmî ziyaretleri; yabancı devlet başkanlarını karşılama ve uğurlama törenleri, devletin yabancı konukları ağırlama işleri, uluslararası anlaşmalar ve imza törenleri, uluslararası resmî toplantı ve konferans organizasyonları, Cumhurbaşkanının yabancı devlet adamlarına tebrik, teşekkür ve taziye mesajları, yabancı devlet başkanlarına yazdığı mektuplar ile onaylar ve yetki belgeleri devlet protokolü kapsamındadır. Ayrıca Cumhurbaşkanının yurt içinde gittiği yerlerde, katıldığı tören ve etkinliklerde de devlet protokolü uygulanır.

Mülki protokol, Bakanlar Kurulu kararıyla çıkarılan yönetmeliklere dayanan; il ve ilçelerde vali ve kaymakamlar tarafından uygulanan biçimsel ve törensel kurallar bütünüdür.

Mülki protokol; başkent Ankara’da Cumhurbaşkanı, cumhurbaşkanı yardımcıları ve bakanlar ile Cumhurbaşkanlığına ve bakanlıklara bağlı ve ilgili kurum ve kuruluşların temsilcilerinden; il ve ilçelerde vali ve kaymakamlar; general ve amiraller, garnizon komutanı ve silahlı kuvvetler temsilcileri; belediye başkanı, il ve belediye meclisi üyeleri; yargı organlarının ve adli makamların temsilcileri hâkim ve savcılar; rektör ve rektör yardımcıları, dekanlar ve dekan yardımcıları, enstitü ve yüksek okul müdürleri; baro başkanı, noter odası başkanı; bakanlıklar ve kamu kuruluşlarının il ve ilçe kuruluşlarındaki bölge, il ve ilçe müdürleri, okul müdürleri; banka müdürleri, siyasi partilerin il ve ilçe başkanları, kamu meslek kuruluşlarının ve sivil toplum kuruluşlarının temsilcilerinden oluşmaktadır.

Askerî protokol askerî törenlerde, askerî iş ve ilişkilerde uygulanan kurallar bütünüdür. Günümüzde uygulanan askerî protokol kuralları Genelkurmay Başkanlığınca 5 Şubat 1996 tarihinde yürürlüğe konulan “Türk Silahlı Kuvvetleri Protokol Yönergesi” ile düzenlenmiştir. Yönerge’de protokol esasları, devlet büyüklerini karşılama ve uğurlama törenleri; yerli ve yabancı konukları karşılama, ağırlama ve uğurlama; toplantı, tören, konferans, brifingler ve ziyaretler; ulusal, resmî, mahallî ve dinî törenler; kuruluş günleri, anma günleri, şeref defteri, kortej düzeni ve davetiyeler ile ilgili hususlar yer almaktadır.

Dinî protokol; din kurallarına ve dinî geleneklere dayanan mabedlerde ve ayinlerde uygulanan biçimsel kurallar bütünüdür. Toplumsal yaşamda uygulanan dinî protokol konuları şunlardır: Cenaze merasimleri, toplu ibadet olan cuma ve bayram namazları, bayram ve kandil kutlamaları; kurban kesimi, mevlit, sünnet, nikâh ve hatim merasimleri; cami, türbe ve kabir ziyaretleri ile hac yolculuğunda uğurlama ve karşılama merasimleridir.

Sosyal protokol; toplumsal alanda ve yaşamda özel, sosyal iş ve etkinliklerde uygulanan ve toplumun büyük bir kesimince benimsenmiş olan saygı, görgü ve nezaket kuralları bütünüdür. Bunlar: Aile ilişkileri, doğum, sünnet, nişan, nikâh, düğün ve cenaze merasimleri; çevre ve komşuluk ilişkileri; hanımlarla ve büyüklerle ilişkiler; hitap, selamlama, konuşma, tokalaşma, tanıştırma, el öpme, çiçek ve hediye sunma; toplu ulaşımda; otel, restoran, kafe ve barda; opera, tiyatro, sinema ve konserde; oyun, spor, gezi, tatil, eğlence ve alışverişte; özel ve sosyal davet, ziyaret ve ziyafetlerde; yemek yeme, içki, puro, pipo ve sigara içmede; mektup, davetiye, taziye, tebrik ve teşekkür yazmada; giyimde, doğum ve evlenme yıldönümlerinde, bayram, kandil ve yeni yıl kutlamalarında ve özel günlerde uygulanan davranış (saygı, görgü ve nezaket) kurallarıdır. Bunlara “sosyal davranış kuralları” da denir.

Toplumsal yaşamda davet ve ziyafetlerde uygulanan ve gelenek haline gelmiş ve genel kabul görmüş olan sosyal protokol sıra düzeninde gayriresmî öncelik sırası aşağıdaki gibidir:

1. Onur konuğu (yabancı/ecnebi konuk, resmî bir makam sahibi olan konuk, evsahibine varlığıyla onur veren tanınmış yazar, sanatçı, sporcu, gazeteci, politikacı, bürokrat, bilim insanı, iş adamı, din adamı vb. önemli konuk)
2. Varsa yabancı konuğun beraberindeki arkadaşı
3. Geçmişte resmî makam işgal etmiş olan konuk
4. İlk kez davet edilen konuk
5. Evsahiplerinin arkadaşları ve akrabaları
6. Evsahiplerinin çocukları.

Turizm sektöründe ve turizm mesleğinde kurumsal protokol ilke ve kuralları şunlardır:

•  Her turist/her müşteri konuktur.
• Her konuk/her müşteri önemlidir.
• Her konuk/müşteri evsahibinden (kurum yöneticilerinden) önce gelir.
• Her ülkeden gelen turistler konuk olarak eşittir.
• Her turiste konuk olarak önem ve değer vermek, saygı ve ilgi göstermek Türk konukseverliğinin temel ilkesidir.
• Her turistin kişiliğine, etnik kimliğine, dinine, düşüncesine, inancına, giyimine ve davranışına saygılı olmak gereklidir.
• Her turist de gittiği ülkede ve toplumda, giyim ve davranış olarak, o ülkenin ve toplumun kurallarına uymalıdır.
• Turizmde her görevli, özellikle profesyonel turist rehberi, ülkesel ve ulusal olarak turizm elçisidir.
• Turizmde her görevli ve her rehber sosyal, kurumsal ve ulusal olarak ülkesini ve milletini temsil eder.
• Turizmde çalışanın temsil niteliği dış görünümü (kılık kıyafeti), davranışı,
  konuşması, bilgisi, yaptığı işin kalitesi; saygı ve nezaketi ile ortaya çıkar.
• Turizmde her görevli ve rehber kişisel, mesleksel, kurumsal ve ulusal onur ve itibarını korumak zorundadır.