SOSYAL DAVRANIŞ VE PROTOKOL - Deneme Sınavı - 8

Kongre, konferans, toplantı ve törenlerde takdim konusunda davet sahibi yöneticilerin ve sunucuların dikkat etmeleri gereken kurallar aşağıda belirtilmiştir:
• Sunucu, kürsüden onur konuğuna ve bütün konuklara hitaben “Hoş geldiniz” der, tören programını okur. Örneğin: “Sayın bakan, değerli konuklar. Açılış törenine hoş geldiniz, şeref verdiniz. Tören programını bilginize sunuyorum.” (Kurumsal törenlerde “Sayın Bakanım, değerli konuklar” diye hitap edilir.)
• Sunucu, konuşmacıları takdim sırasında önce konuşmacının kurumunu ve unvanını, varsa akademik titrini ya da rütbesini, sonra “sayın” sözcüğünü ekleyerek adını ve soyadını söyler. Eski kelimesi kurumun değil, kişinin unvanından önce gelir (Millî Eğitim Bakanlığı eski Müsteşarı Prof. Dr. Sayın İsmail Bircan). Uluslararası törenlerde kişiler ülke adları ve unvanlarıyla takdim edilirler: T.C. Cumhurbaşkanı Yardımcısı Sayın Fuat Oktay, Ürdün Krallığı Maliye Bakanı Sayın Muhammed Falih. Fransa Cumhuriyeti Sorbonne Üniversitesi Öğretim üyesi Prof. Dr. Sayın Michelle Gonzales.
• Ast düzey konuşmacıları kürsüye davet ederken “... davet ediyorum”; onur konuğunu davet ederken “... teşriflerini arz ediyorum” demek uygundur. (“Kürsüye teşriflerini” demek yanlıştır. Teşrif etmek “onurlandırmak”tır.)

Doğru cevap B'dir.

VIP KONUK PROTOKOLÜ
Konuk; kamusal, kurumsal, sosyal ve özel yaşamda davet edilen veya ziyareti kabul edilen, kendisine önem ve değer verilen; karşılanan, ağırlanan ve uğurlanan kişidir. Bu yüzden her konuk önemlidir ve protokolde evsahibinden önce gelir. Evsahibi konuğu karşılar, sağına alır, en iyi yere oturtur; en iyi ikramda bulunur, konuğu memnun edecek şekilde davranır. Çünkü konuğa verilen önem ve değer karşılama, ağırlama ve uğurlama ile ortaya çıkar.
İlke olarak kişi denginin konuğu, astının onur konuğu, üstünün ziyaretçisidir. Örneğin genel müdürün konuğu genel müdürdür. Bakan, genel müdürün onur konuğudur. Müdür, genel müdürün ziyaretçisidir. Devlet ve hükümet adamları, makam ve statü sahibi üst konuklar, yabancı (ecnebi) eşdüzey konuklar ile evsahibine ziyaretiyle onur veren, ulusal veya uluslararası düzeyde ödül almış, tanınmış (sanatçı, yazar, gazeteci, politikacı, bürokrat, sporcu, bilim adamı, iş adamı, din adamı vb.) önemli şahsiyetler onur konuğudur. Onur konukları protokolde VIP denen “çok önemli kişi” lerdir.

Doğru cevap C'dir.

Kamusal, kurumsal ve toplumsal yaşamda davet ve ziyafetler kokteyl parti, resepsiyon ve oturmalı yemek biçiminde düzenlenir. Kokteyller daha çok sosyal (yarı resmî); resepsiyonlar ve oturmalı yemekler ise resmî davet ve ziyafetlerdir.

Resmî davetler; kokteyl parti, resepsiyon ve yemek daveti olarak düzenle- nir. Kahvaltı, branç ve açık büfe olarak resmî davet düzenlenmez.

Resmî davetler uluslararası veya kurumlararası kongre, konferans veya top- lantılarda; devlet ve hükûmet adamlarının, kordiplomatik mensuplarının ve yabancı konukların ziyaretlerinde ya da kurumun kuruluş yıldönümü, önemli bir başarısı veya bir kutlama vesilesiyle düzenlenir. Bir davetin, resmî davet olabilmesi için, resmî bir amacının olması, resmî kişilerin davet edilmesi, davetin basılı davetiye kartıyla yapılması, davet giderinin kurum bütçesinden karşılanması gereklidir.

Davete gerekli katılımın sağlanması, davetin programlanması için davet on beş gün öncesinden yapılmalı; davet edilen kişiler gelip gelemeyeceklerini en az üç gün önceden davet sahibine bildirmelidir.

Davetiye genellikle kart ya da mektup olarak gönderilir. Davetiye saygılı ve nazik bir dil ve üslupla yazılmalı; davetiyede, davetin türü ve amacı kısa ve açık olarak belirtilmeli; doğru, temiz ve düzgün bir Türkçe kullanılmalı; dilbilgisi, ya- zım ve noktalama kurallarına uyulmalıdır.

Kokteyl ve resepsiyonda içki kadehi sol elde tutulur. Sağ el tokalaşmak ve ik- ram edilen yiyecekleri almak için serbest kalmalıdır. Elde içki bardağı ile gezilebi- lir; fakat bir elde içki bardağı diğer elde meze tabağı varken veya yerken gezmek doğru değildir. Meze sabit bir yerde durup yenmelidir. Rakı, votka ve meyve suyu kadehinin ısınmaması ve ne kadar içildiğinin görülmemesi için kadeh kâğıt peçe- te ile sarılarak tutulmalıdır. Alınan içki yavaş yavaş içilmeli, boşalan kadeh ya da bardak hemen kenara konmamalı, ikinci bir ikram gelinceye kadar elde tutulma- lıdır. Kokteyl ve resepsiyonda davetliler sadece ikram edilen yiyecek ve içecekler arasından seçim yapabilir.

Kokteyl ve resepsiyon- dan ayrılmanın en uygun zamanı, belirtilen bitiş saatinden on beş yirmi dakika öncedir. Ayrılan her davetli davet sahiplerine teşekkür etmelidir.

Kokteyl parti, kurumsal ve toplumsal yaşamda konukları resmî veya sosyal vesilelerle bir araya getiren ve onların ayaküstü görüşmelerini sağlayan; bu sırada kendilerine alkollü ve alkolsüz içecekler ve hafif çerezler (ordövr) ikram edilen; kışın saat 17.00-19.00, yazın saat 18.00-20.00 arasında konutta, işyerinde, otelde veya sosyal tesislerde düzenlenen yarı resmî veya sosyal bir davettir. Kısaca kok- teyl de denir.

Kokteyl parti, kamusal ve özel kuruluşlarda, kuruluş yıldönümü, anma ve kutlama günü, açılış töreni, diploma töreni, kurumda bir yöneticinin göreve baş- laması veya görevden ayrılması gibi sosyokültürel nedenlerle düzenlenir. Ayrıca yabancı ve önemli konukların onuruna kokteyl parti verilir. Sosyal yaşamda do- ğum ve evlenme yıldönümlerinde, nişan ve nikâh törenlerinde kokteyl parti dü- zenlenebilir.

Resmî kokteyle davet, basılı davetiye ile yapılır. Gerektiğinde kokteylin se- bebi davetiyenin üst kısmına yazılır. Kokteyl için normal olarak yanıt istenmez. Kurumsal kokteylde, davetiyede başlangıç ve bitiş saatleri belirtilebilir; özel ve sosyal kokteyllerde sadece başlangıç saati belirtilir, bitiş saati belirtilmez. Kokteyle onur konuğu davetli ise salonun girişinde karşılanır. Onur konuğu gelince birlikte salona geçilir. Diğer davetlileri karşılama zorunluluğu yoktur.

Kokteyl partiler yarı resmîdir. Bu yüzden kıyafet zorunluluğu yoktur. Ancak davetiyede kıyafet belirtilmemiş olsa da yaz veya kış mevsimine göre uygun elbise giyilmeli, spor kıyafetle gidilmemelidir.

Kokteyl salonunda küçük masalar üzerine tuzlu kuru pasta ve bisküvi ve/veya kuruyemiş tabakları (fındık, fıstık, leblebi, badem vb.) konur. Ayrıca servis ele- manları tarafından sıcak olarak peynirli börek, sosis, küçük köfte, küçük sandviç vb. yiyecekler servis edilir ya da büfe hazırlanır ve self servis uygulanır.

Kokteylde alkollü ve alkolsüz içecek ikramı servis elemanları tarafından yapılabileceği gibi, uygun yerlerde büfe açmak suretiyle veya her iki şekilde de ya- pılabilir. Davetliler hazırlanan büfeden kendileri içeceklerini alabilirler. Çalışma saatleri içinde kurumda düzenlenen kokteyllerde alkollü içki sunulmaz.

Resepsiyon; devlet ve hükümet adamları, valiler, büyükelçiler ve kurum yöneti- cileri tarafından resmî amaçla düzenlenir. Resepsiyonların katılım açısından akşam üzeri (18.30-20.30 saatleri arasında) düzenlenmesi daha uygundur. Gerektiğinde, yarı resmî nitelikte, öğleyin saat 12.30-14.00 arasında da düzenlenebilir.

Resepsiyona davet, basılı davetiye ile yapılır. Resepsiyon için davetiye kartında belirtilen kıyafeti giymek zorunludur. Kıyafet belirtilmemiş ise, mutlaka koyu renk takım elbise giymek gereklidir. Hanımlar uzun etek veya tayyör/döpiyes giymelidir.

Resepsiyonlarda, salon girişinde karşılama hattı oluşturulur. Karşılama hattında kurum amiri ve eşi ile yardımcısı ve eşi hazır bulunurlar.

Akşam yemeği davetinde menü içkili ise ordövr (soğuk yiyecek) tabağı hazırlanmalı, ikram edilen içkiler ile yemek uyumlu olmalıdır. Beyaz etle beyaz şarap, kırmızı etle kırmızı şarap servis edilmelidir. Resmî davetlerde balık (levrek, lagos, sinarit, trança, alabalık, somon balığı) veya hindi, kuzu, süt dana eti ikram edil- meli; tavuk ikram edilmemelidir.  Yabancı konuklara verilecek yemek davetlerinde menü hazırlanırken konuk- ların hangi ülkeye mensup olduğu dikkate alınmalıdır.

Ast, yöneticinin makamına girdiğinde yönetici kendisine “buyurun, oturun” demedikçe oturmamalı; yönetici “buyurun” dediğinde, kendisine teşekkür ederek oturmalıdır. Oturulacak koltuk, gösterilen koltuktur. Yer gösterilmemişse, makam masası önündeki üst’e göre sol koltuğa ya da üst’ün soluna oturulur. Doğru cevap A'dır.

Yöneticinin makamında iken, yönetici astına çay/kahve ikram ettiğinde ast bu ikramı kabul etmeli ve içtikten sonra teşekkür etmelidir. Odada başkaları da varsa onların tercihi benimsenmelidir. Doğru cevap A'dır.

Yönetsel yaşamda bir astın üst’üne başarı dilemesi, yapılan resmî bir iş/görev sonunda üst’ünü tebrik etmesi saygılı ve doğru bir davranış değildir. Ancak üst, astını; eşdüzeyde olan kişi, dengini tebrik eder ve ona başarılar diler. Astlar sadece yılbaşı, bayram, doğum, evlenme gibi özel ve sosyal günlerde üstlerine kutlamada bulunurlar; üstler de kutlamayı kabul ederler. Doğru cevap E'dir.

Bir ast, yüksek dereceli bir üst ile yürürken onu bir adım sol geriden takip etmelidir. Protokolde üst’ün önüne veya sağına geçmek onu küçültmektir. Doğru cevap C'dir.

Kişi, bir kurumda göreve başlayınca önce kendi amirini ve üstlerini ziyaret etmelidir. Kendisini tebrik ziyaretine gelenleri karşılamalı, kendilerine ikramda bulunmalı ve onları kapıdan uğurlamalıdır. Ayrıca kendisini ziyarete gelen çalışma arkadaşlarına bir hafta içinde iadei ziyarette bulunmalıdır. Doğru cevap C'dir.

Telefonu açan görevli önce iş yerini tanıtmalıdır: “Çağdaş Otel, iyi günler!” “Aytürk Turizm İşletmesi buyurun efendim!” “Garden Seyahat, iyi günler!" gibi ifadelerden sonra kendini tanıtarak devam etmelidir. Doğru cevap C'dir.

Turizm işletmelerinde en önemli zamanlar, konuğu ilk karşılama, tanışma ve uğurlama anlarıdır. İlk karşılama giyim, görünüm, konuşma ve davranış biçimi ve imaj açısından son derece önemli ve etkilidir. Bu da ilk dört saniyede gerçekleşir. İlk dört saniyede bırakılan izlenim dört yıl kadar kalıcıdır. Doğru cevap A'dır.

Kamusal, kurumsal ve sosyal yaşamda insana önem ve değer vermenin göstergeleri şunlardır: Kişiyi dikkatle dinlemek, söylediklerini anlamaya çalışmak, anlaşılmadığında açıklamasına olanak vermek, kişiye adıyla hitap etmek, kendisiyle ve işiyle ilgilenmek, hatırını sormak, bir problemi ve ihtiyacı olup olmadığını sormak, gerektiğinde ve/veya talep ettiğinde yardım etmek, acılarını ve sevinçlerini paylaşmaktır. Doğru cevap D'dir.