SOSYAL BİLİMLERDE PROJE YÖNETİMİ

Kilit paydaşları tanımlamak

Seçeneklerde projenin yaşam döngüsünün dört temel adımına ait alt başlıklar yer almaktadır. Kilit paydaşların tanımlanması projenin başlatılması aşamasına, yani ilk adıma ait olup diğerlerinden önce gelmektedir.

Öte yandan proje işlerini ve tedarikleri yönetmek ve yönlendirmek projenin yürütülmesi aşamasına; proje ekibini toplayarak paydaş katılım planlarını detaylandırmak projenin planlanması aşamasına; riskleri ve paydaş katılımını yönetmek projenin yürütülmesi aşamasına; risk yönetimini ve entegrasyonları planlamak yine projenin planlanması aşamasına aittir.

Üst düzey proje hedef ve kısıtlamaları geliştirmek

Tüm seçeneklerde projenin yürütülmesi yani proje izleme ve kontrol ile ilgili adımlar yer alırken, üst düzey proje hedef ve kısıtlamaları geliştirmek projenin başlatılması aşamasına aittir.

Projenin başlatılması

Projenin başlatılması aşaması, diğer aşamalara kıyasla gerektirdiği mesai açısından nispeten daha kısa sayılabilir. Buna rağmen, projenin önem taşıyan ilk adımları bu aşamada belirlenir. Projenin başlatılması aşamasında; proje yöneticisi, ekip ve paydaşlar belirlenir, proje sözleşmesi hazırlanır ve proje resmîleştirilir, projenin riskleri ve kısıtları ortaya konulur. Bunlara ek olarak projenin bütçesi, harcama planı ve iş takvimi oluşturulur.

Proje analizi

Proje sözleşmesi başlangıç fazına, proje kapsam beyanı planlama fazına, proje takibi yürütme fazına, faaliyet takibi kontrol fazına, proje analizi bitiş fazına aittir. Bu bağlamda proje analizi diğerlerinden sonraki bir adıma ait bir çıktıdır.

Projeyi yürütmek için doğru yetenek ve deneyime sahip bireylere ulaşma

Proje başlatmak için izlenmesi gereken adımlar dikkate alındığında ekip ile ilgili olan ifade “projeyi yürütmek için doğru yetenek ve deneyime sahip bireylere ulaşma” şeklindedir.

Ekip

İhtiyaç, talep, problem ve fırsat, bir projenin başlatılma nedeni olarak dikkate alınabilecek olgulardır. Ekibi ve yönetim düzenini tanımlamak ise başlangıç aşaması iş paketlerinde yer alır. Proje ekibi tüm projelerde kilit rol taşımakla birlikte diğer başlıklar gibi bir projenin başlatılmasının ana nedenleri arasında değildir.

Tedarikçi sorunları

Projelerin başarısızlık nedenleri zayıf organizasyon ve proje yönetim tecrübesi (%36), yetersiz tanımlanmış ya da zayıf proje amaçları (%20), başarısız proje planlaması (%15) ve yetersiz proje personel kaynağı (%10) şeklinde sıralanmıştır. Tedarikçi sorunları daha düşük bir yüzde ile en son sırada yer almıştır.

Yetkin ve liyakat sahibi ekip üyelerinin geri bildirimlerinin dikkate alınmaması

Söz konusu senaryoda yetkin ve liyakat sahibi ekip üyelerinin geri bildirimleri dikkate alınmadığı için pazar payında azalma yaşanmıştır.

Proje yönetim planı

Seçeneklerde proje yönetim planının bileşenlerinden örnekler verilmektedir. Bunlar kaynak yönetim planı, iletişim planı, risk yönetim planı, değişiklik yönetim planı ve finans planıdır. Bu bağlamda proje yönetim planı diğer bileşenleri kapsamaktadır.

Seçeneklerde planlama adımlarından takvimi planlama ile ilgili bileşenler sunulmuştur. Harcama planı ise bütçe planlaması ile ilgili olup ayır bir başlıkta ele alınabilir.

Kapsam, kalite, program ve maliyeti geliştirmek ve düzeltmek

Sorunun doğru cevabı “d” seçeneğidir. Çünkü “a”, “b” ve “c” seçeneklerinde projenin başlatılması adımında yapılması gereken faaliyetler, “e” seçeneğinde ise projenin yürütülmesi adımımda yapılması gereken bir faaliyet yer alırken, sadece “d” seçeneğinde projenin planlanması adımında yapılması gereken bir faaliyet yer almaktadır. Bir projede ilk aşama olan projenin başlatılması aşamasını takiben planlama çalışmaları başlar. Bu aşamada, başlangıçta belirlenen projeye dair ekip, paydaş, iş takvimi, bütçe vb. tüm konular detaylı bir şekilde ele alınır ve planlanır. Plan­lama işlemleri sayesinde, projenin başarılı ve sorunsuz bir şekilde ilerlemesi sağlanmış olur.

Proje durumu

Projenin her aşamasında gerçekleştirilen faaliyetler ve bu faali­yetler sonucu çıktılar elde edilmektedir. Ayrıca, her aşama için gerekli bazı belgeler de bulunmaktadır. Sorunun doğru cevabı “a” seçeneğidir. Çünkü “b” seçeneğinde yer alan “Proje Sözleşmesi” başlangıç aşamasında bulunması gereken bir kilit belge, “c”, “d” ve “e” seçeneğinde yer alan belgeler ise planlama aşamasında olması gereken kilit belgelerdir. Sadece “a” seçeneğinde yer alan “Proje Durumu” yürütme aşamasında olması gereken kilit belgelerden biridir.

İş gerekçesinin hazırlanması

Sorunun doğru cevabı “b” seçeneğinde yer alan iş gerekçesinin hazırlanmasıdır. Çünkü projenin başlatılması aşamasında ilk adım iş gerekçesinin hazırlanmasıdır. İş gerekçesi, projeye başlama veya proje yapma nedenini kapsamlı şekilde açıklamakta olduğu gibi aynı zamanda finansal ve diğer kaynakların proje gereksinimleriyle ilişkilendirilmesini de sağlar ve kaynakların bu gereksinimlerin karşılanmasındaki rolünü açıklar. İş gerekçesi, proje önerisiyle uyumlu olmalıdır. Kapsamlı bir şekilde hazırlanması gereken iş gerekçesi, açık ve anlaşılır olmalıdır. Ayrıca iş gerekçesinin proje çıktıları ve proje harcamaları ile ilgili detay ve taahhütler içermesi gereklidir.

Fizibilite çalışması

Sorunun doğru cevabı “c” seçeneğinde yer alan fizibilite çalışmasıdır. Çünkü fizibilite çalışması, iş gerekçesinin onaylanmasının ardından gerçekleştirilen aşamadır. Projenin geliştirilmesini sağlayan fırsat veya projeyle ilgili soruna dair çözüm önerileri fizibilite raporunda yer alır. Tüm çözüm önerileri fizibilite kapsamında ele alınmak­tadır. Risk ve sorun tahminleri ile çözüme dönük öneriler de yine fizibilite çalışması dâhilindedir. İş gerekçesi dışında, projeye ait bir fizibilite çalışması yapmak ve çalışmayı raporlamak projenin başlatılmasına katkı sağlayan bir diğer adımdır.

İçindekiler listesi

Fizibilite çalışmasını takiben projenin başlatıl­ması aşamasında proje yöneticisinin önemli görevlerinden bir diğeri projeyle ilgili temel bilgileri kul­lanarak bir proje başlatma belgesini oluşturmaktır. Proje başlatma belgesi, proje amacının, yapısının ve yürütülmesinin ana hatlarını içermektedir. Proje başlatma belgesi, projede yer alacak personelin gö­rev tanımlarını ortaya koyar, personeli yetkilendirir ve proje için temel gereklilikleri belirler. Bu dokü­man aşağıdaki gibi bilgiler içerir:

Açıklamada da görüldüğü gibi sorunun doğru cevabı “a” seçeneğinde yer alan içindekiler listesidir. Çünkü içindekiler listesi proje başlatma belgesinin içerdiği bilgilerden biri değildir. İş gerekçesinin içeriğinde olması gereken bir bilgidir.

Sorunun doğru cevabı “a” seçeneğinde yer alan zayıf organizasyon ve proje yönetim pratiğidir. Bu neden % 36 ile bir projenin başarısız olmasındaki nedenler arasında ilk sırada yer almaktadır. Ancak bir projenin başarısızlığı tek bir kaynağa bağlı de­ğildir. Projenin her aşamasında sorunlara ve risklere karşı bütüncül bir yaklaşım sergilenmelidir.

Sorunun doğru cevabı “e” seçeneğidir. Çünkü planlama aşamasının temel amacı, projenin işle­yişine dair detaylı bir kapsam ve anlayışın belirlen­mesidir. Ayrıca projede gerekli kaynakların tedariki ile ilgili plan geliştirmek de yine bu aşamada sağlanır. Projenin planlanması sürecinde; kapsam belirlenir, hedef tanımı açık bir şekilde ortaya konulur ve hede­fe ulaşmak için bir eylem planı geliştirilir. Diğer seçeneklerde projeyi başlatmak için izlenmesi gereken adımlar yer almaktadır.

Projenin planlanması aşaması, etki alanı ile plan­lama uzmanlarını belirli işlemlere yönlendirir. Proje planı ile projenin erken sürecinde en iyi tahminle­rin oluşmasını sağlar, proje ile ilgili belirsiz alanlara dikkat çekilir ve bu belirsizliğe dair çözüm önerile­ri geliştirilir. Ayrıca, risk durumu ortaya konularak beklenmedik olaylar karşısındaki etkiler tespit edilir. Açıklamada da görüldüğü gibi sorunun doğru cevabı “b” seçeneğidir. “I, III ve V.” maddelerde yer alan ifadeler proje planlamanın, etki alanı ve planlama uzmanlarını yapmaya yönlendirdiği faaliyetleri içermektedir. İyi bir proje planı, olası risklerin soruna dönüşmesini engeller. “II. ve IV.” maddelerdeki ifadelerde ise projenin planlanması aşamasında elde edilen başlıca çıktılar yer almaktadır.

Proje planı ve proje yönetim planı birbirinden farklılık göstermektedir. Proje planı, başlangıçta proje­nin kapsamını, konseptini ve kaynakları tanımlamak için kullanılan bir belgedir. Proje yönetim planı ise, proje planı oluşturulduktan sonra hazırlanır. Proje yönetim planı; risk yönetimi, iletişim ağı, projedeki de­ğişimler gibi tüm faaliyetlere ait detaylı planlamayı kapsamaktadır. Açıklamada da görüldüğü gibi sorunun doğru cevabı “d” seçeneğinde yer alan proje yönetim planıdır. Proje planı yönetimindeki planlamanın yapılabilmesi için, proje planı bir ön koşuldur.

Sorunun doğru cevabı “c” seçeneğidir. Çünkü planlama aşamasındaki son önemli araç/faaliyet risk analizidir. Risk yönetiminin planlanması, pro­jedeki olası aksaklıklara alternatif çözümler geliştirilmesini ve projenin sorunsuz ilerlemesini sağlar. Plan­lama aşamasında atılması gereken adımlar bulunmaktadır. Bunların sonucunda ise bazı çıktılar elde edilir.