SOSYAL BİLİMLERDE PROJE YÖNETİMİ

Proje; amacı, süresi, bütçesi ve sonuçları/çıktıları belirlenmiş olan görev ve faaliyetler bütünüdür. Proje yönetimi ise arzu edilen sonuçlara, hedeflenen sürede, kalitede ve belirlenen bütçe kullanılarak ulaşılmasını sağlayan süreçtir. Proje yönetimi, projenin kontrolü için kullanılan yöntemler, bilgi ve becerilerin tamamıdır. İşletmeler ve kurumlar tarafından yürütülen büyük projeler olduğu gibi bazen küçük gruplar, topluluklar tarafından gerçekleştirilen daha küçük boyutlu projeler de söz konusudur. Hatta evlerimizde, bahçelerimizde, eğitim-öğretim süreçlerinde planlanan ve yürütülen projeler de vardır. Dolayısıyla her projenin bilimsel bir proje olması zorunluluğu olmadığı gibi "bilimsellik" gibi bir nitelik şartı da bulunmamaktadır.

Proje, bir rutine ve düzene göre yapılan, süreklilik arz eden iş ve eylemlerden farklı bir kavramdır. Başka bir ifadeyle, bir işletmede ya da kurumda her gün yapılan operasyonel işler ve izlenen süreçler proje olarak tanımlanamazlar. Dolayısıyla hastane laboratuvarında her gün kan testi yapmak, her yıl aynı tarlayı aynı şekilde ekip hasat etmek, gönüllü olarak belirli bir amaç olarak topluma hizmet eylemlerinde bulunmak, öğrencilere eğitim-öğretim olanağı sunmak bu açıdan birer proje sayılmaz. Oysa tarihi bir köprüyü restore etmek proje tanımına daha uygundur. Bu projenin temel çıktısı restore edilmiş (yenilenmiş) köprünün kendisidir. Bununla birlikte, proje amacına bağlı olarak tanımlanan hedeflere ve oluşturulan proje aşamalarına uygun şekilde köprünün farklı kısımlarının restorasyonunun tamamlanması, restorasyon sürecinin anlatıldığı basılı ve sayısal eğitim materyalleri ile çeşitli tanıtım dokümanlarının üretilmesi, yükseköğretim kurumlarında ilgili programlarda (restorasyon ve konservasyon, arkeoloji, kültür varlıklarının belgelenmesi vb.) öğrenim gören üniversite öğrencilerine uygulamalı eğitimler verilerek çeşitli bilgi ve becerilerin kazandırılması projenin diğer sonuçları arasında yer alabilir. Burada hazırlanan materyaller somut çıktılarken, verilen eğitim bir hizmet, bu hizmete bağlı olarak elde edilen bilgi ve beceri birer kazanımdır. Proje sonucunda ortaya konulması hedeflenen ürün veya hizmetlerin daha önce oluşturulmamış veya yapılmamış şeyler olması beklenir. Yani, projelerin özgün bir değer yaratması amaçlanır. Bazen benzer işler farklı şekillerde daha önceden yapılmış olabilir; bu durumda projedeki özgünlük, benzer bir işin yapılması veya çıktının ortaya konulmasında farklı yöntemlerin kullanılması biçiminde de gerçekleşebilir.

Bir fikrin bir proje olup olmadığını değerlendirmek üzere temel olarak şu soruları sormak gerekir: Bu uygulama eşsiz veya özgün müdür? Daha önce bu şekilde tanıtım ve satış yaparak kırsal bölgelerdeki pazar payı arttırılmış mıdır? Yapılacak faaliyet, benzer gezici satış işlemlerinden farklı mı olacaktır? Bu faaliyetin belirli bir başlangıç ve bitiş süresi var mıdır? Projenin bitmesi için ulaşılması gereken nokta, amaç ya da hedefler var mıdır? Projenin sona erme süresini tanımlayacak bir yöntem belirlenmiş midir? Projenin paydaşları belli midir? Paydaşların bu faaliyetten nasıl etkileneceği, ne gibi faydalar sağlayacağı, ne gibi roller üstleneceği açık mıdır? Bu soruların olumlu cevaplanması fikrin bir proje niteliği taşıdığının göstergesidir.

Ancak projeye geçilmeden önce şüphesiz çeşitli analiz ve değerlendirmeler yapmak, böyle bir proje için ayrılacak kaynakların, personelin, sürenin ve bütçenin elde edilecek faydaya değip değmeyeceğini belirlemek gereklidir.

Şu sorular ise daha da ilerideki değerlendirme soruları olabilir: Büyük bir toplumsal fayda ya da kamu yararına sahip midir? Proje bütçesi uygun ve denetlenebilir nitelikte midir? Dolayısıyla bu sorular her proje için geçerli temel sorular olarak tanımlanamaz.

Projenin kaynakları, projenin başarıyla tamamlanması için ihtiyaç duyulan insanlar, malzemeler, ekipman, mekânlar ve paradır. Süre, projenin temel niteliklerinden biridir. Projenin belirli bir sürede başlayarak sonuca ulaşması beklenir.

Amaç, projenin ana yönünün tarif edilmesidir; projesinin başarısını belirleyen unsurdur. Amaç; üst düzey, genel, uzun vadeli ve soyuttur. Hedefler ise proje amacına bağlı olarak kısa veya orta vadeli çıktılara odaklanmış, ölçülebilir ve spesifik ifadelerdir. Amaç “Ne?” sorusunun yanıtıyken hedefler “Nasıl?” sorusuna cevap verebilmek üzere oluştururlar. Bu yüzden proje boyunca kararların alınmasında, değişimin yönetiminde, risklerin ortadan kaldırılmasında amaçlar göz önüne alınmalı ve amaçların belirleyici olduğu unutulmamalı, buna karşılık bu amaca ulaşılmasına yönelik hedefler ortaya konmalıdır. Dolayısıyla amaçlarda ne ve nasıl sorularına birlikte yanıt verilmez. Her iş paketine özgü olarak tanımlanan hedefler olabilir. Hedefler yalnızca gerçeklere dayalı olmalıdır.

Amaç, projenin ana yönünün tarif edilmesidir; projesinin başarısını belirleyen unsurdur. Amaç; üst düzey, genel, uzun vadeli ve soyuttur. Hedefler ise proje amacına bağlı olarak kısa veya orta vadeli çıktılara odaklanmış, ölçülebilir ve spesifik ifadelerdir. Amaç “Ne?” sorusunun yanıtıyken hedefler “Nasıl?” sorusuna cevap verebilmek üzere oluştururlar. Bu yüzden proje boyunca kararların alınmasında, değişimin yönetiminde, risklerin ortadan kaldırılmasında amaçlar göz önüne alınmalı ve amaçların belirleyici olduğu unutulmamalı, buna karşılık bu amaca ulaşılmasına yönelik hedefler ortaya konmalıdır.

Amaç, projenin ana yönünün tarif edilmesidir; projesinin başarısını belirleyen unsurdur. Amaç; üst düzey, genel, uzun vadeli ve soyuttur. Hedefler ise proje amacına bağlı olarak kısa veya orta vadeli çıktılara odaklanmış, ölçülebilir ve spesifik ifadelerdir. Amaç “Ne?” sorusunun yanıtıyken hedefler “Nasıl?” sorusuna cevap verebilmek üzere oluştururlar. Bu yüzden proje boyunca kararların alınmasında, değişimin yönetiminde, risklerin ortadan kaldırılmasında amaçlar göz önüne alınmalı ve amaçların belirleyici olduğu unutulmamalı, buna karşılık bu amaca ulaşılmasına yönelik hedefler ortaya konmalıdır.

Bu projenin amacı, “kültürel mirasın korunmasını ve gelecek nesillere aktarılmasını sağlamak” veya “kültürel miras bilincini kuvvetlendirmek” olabilir. Bu amaca yönelik proje hedefleri ise “tarihî köprüyle ilgili sayısal arşivlerin oluşturulması”, “köprünün zarar görmüş kısımlarına ait restorasyon projelerinin hazırlanması”, “projelere uygun restorasyon işlemlerinin tamamlanması”, “tarihî köprünün tanıtımına yönelik bir platform oluşturulması” şeklinde belirlenebilir.

Geliştirdiği bilimsel yönetim teorileri sayesinde işletme ve iş yönetimi alanlarının temellerini ortaya koyan İstanbul doğumlu Fransız maden mühendisi Henri Fayol, modern proje yönetimi disiplininin de öncülerinden biri olmuştur. Fayol tarafından 1916 yılında yayımlanan “Genel ve Endüstriyel Yönetim” isimli kitapta, yönetim süreci ve bu sürece ilişkin yaklaşımlar ile farklı uzmanlarca ortaya konmuş olan ilkeler karşılaştırılmıştır. Henri Fayol, yönetimin 5 temel fonksiyonu olduğunu belirterek bunları planlama, organizasyon, yürütme, koordinasyon ve kontrol olarak sıralamış, ayrıca tüm bu fonksiyonların birbirine sıkı sıkıya bağlı olduğunun altını çizmiştir. 5 temel fonksiyonun yanı sıra yönetimin 14 ilkesinin de kurucusudur Fransız mühendis. Bu kitap ve sonrasında da yönetim alanında Fayol’un ortaya koyduğu diğer yaklaşımlar ve fikirlerin bir kısmı daha sonra modern proje yönetiminin temellerini, başka bir deyişle temel aşamalarını oluşturmuştur. Bu nedenle Fayol, birçok kişi tarafından modern proje yönetiminin babası olarak da kabul edilmektedir.

Proaktif yaklaşım ya da çözüm üretme, herhangi bir olay gerçekleşmeden ya da sorun oluşmadan önce gerekli öngörüde bulunup önlemleri geliştirebilmektir. Bunun tersi olan reaktif yaklaşımda ise olay meydana geldikten sonra çözümün üretilmesi ve sorunun giderilmesine odaklanılır.

Projeden projeye değişebilmekte birlikte bu görevler genel olarak proje yöneticisinin sorumluğundadır. Yöneticinin başlıca görevleri şunlardır:

• Projenin planlanması ve kapsamın tanımlanması • Proje kapsamındaki süreçlerin, iş ve yerine getirilecek görevlerin belirlenmesi • Proje ekiplerinin organizasyonu • Kaynakların planlanması ve temin edilmesinin sağlanması • Bütçe ve zaman planlamasının yapılması • Risklerin analiz edilmesi ve değişimin yönetilmesi • Değişen şartlara göre gerekli güncelleme ve iyileştirmelerin yapılması • Tüm paydaşlarla etkili bir iletişim sağlanması • Proje boyunca gerekli toplantıların planlanıp gerçekleştirilmesinin sağlanması • Süreç boyunca izleme ve değerlendirmelerin gerçekleştirilmesi • Raporlamaların yapılması • Süreç boyunca iyi bir liderlik yapılması

"Bir zaman ve maliyet kapsamında tarihî bir köprünün restore edilmesi" bir proje olarak tanımlanabilir

Antik bir kentin canlandırılması için yapılan proje çalışmasında elde edilen çıktılardan "Arkeoloji bölümü öğrencilerine antik kent kazı alanında eğitim verilmesi", diğerlerine oranla daha soyut ve hizmete dayalı bir kazanım olarak değerlendirilir.

Projeler çok çeşitli sektörlere yönelik olarak yapılabilmektedir. Örneğin yurt dışından getirilen yeni bir gıda bitkisinin ülkemizdeki yetişme koşul­larının gözlenmesine ve veriminin tespit edilmesine yönelik bir proje yapıldığını düşünelim. Bu proje "Tarım sektörü" için yapılmıştır.

Sıralanan proje özelliklerinden "Projenin belirli bir bütçesi olmalı ve bu büt­çe uygun şekilde yönetilmelidir", projelerin mali boyutu olan bir süreç olduğunu ve başarılı olmasında bu süreci yönetmenin çok etkili olduğuna ilişkindir.

Bir yazılım, somut proje çıktısı olarak nitelenebilir.

Projenin niye yapılması gerekmektedir? sorusuyla projenin amacının ortaya çıkarılmaya çalışıldığı söylenebilir.

Proje planında süreçte gerçekleştirilecek çalışmalar ve elde edilecek çıktılar "Proje iş paketlerinde" toplanırlar.

Bir proje yapılırken işle­rin birbiriyle olan bu ilişkilerinin tanımlanması ve kırılımlandırılmasını (hiyerarşik bölümlere ayrılması), "Gantt şeması" kolaylaştırıri.

Projeden elde edilen sonuçların geniş kitlelere ulaştırılması, bu kitleler için bilinir ve faydalı kılınması için yaygınlaştırma çalışması yapılmalıdır.

Projenin yürütülmesi esnasında tüm unsurların plana, başka bir deyişle bütçeye, süreye ve kalite gereklilikleri uygunluklarının kontrol altında tutulması, "Projenin izlenilmesi" proje yaşam döngüsü aşamasında gerçekleştirilir.